個人檔案有六大功能： 其一、保留個人原有幹部身份； 其二、辦理工作調動時需要個人檔案； 其三、參加公務人員招聘考試，需檔案確定身份； 其四、辦理個人退休手續時，要檢視檔案記錄； 其五、專業職稱晉升的參考依據； 其六、出國政審和公證時，需要查閱個人檔案。

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的檔案材料，起著憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明時，都需要使用檔案。

真正能證明你學習經歷的就是你的檔案。檔案裡面有你各個時期的學籍卡、成績單、各方面的評語、獲獎證明、還有你的黨團材料。這些都是原始材料，不可複製。檔案雖然“光輝不再”，但並不等於是隨處可丟棄的“雞肋”，應屆生應關心自己的檔案，免得未來不必要的麻煩。

檔案與工齡：

◆很多大學畢業生找到工作後，沒有及時辦理參加工作手續，工作幾年後仍然是學生身份，從而影響了自己的轉正定級，也影響到工齡和退休金的計算。

檔案與福利：

◆畢業生在個人辦理養老保險、繼續深造(如出國、考研)、考公務員等事關個人切身利益的問題時，都要用到檔案。

檔案與因公出國政審：

◆因公出國政審也必定要依據人事檔案進行政治審查，如果檔案材料不全，政審機構就會拒絕審查。

補辦檔案與原始材料：

◆雖然現在有的單位可以補辦新檔案，但以前的經歷、工資、職稱等歷史原始材料將不復存在，勢必造成一定損失。