(1)準備旅行計劃和旅館資訊。旅行計劃表要說明出發和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。 旅行計劃要準備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要並有權利要，應再額外準備一份。 (2)制定約會計劃。約會計劃表應該包括：城市名和省(州)名(如果是國外旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備註或特別要提醒的事情。 如果上司與某位洽談業務的人以前見過面，要把當時記錄的檔案找出，交給上司。 (3)為商務洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個問題的檔案準備好，如與某項要探討的問題有關的信件、備忘錄及其他相關資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關的檔案紮在一起，每一紮都要標得清清楚楚。 (4)決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點行李時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。 旅行用品一覽表 ·信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票 ·筆記本 ·地址目錄：電話、傳真等號碼 ·日曆卡 ·世界各地時間表 ·國際電話號碼錶 ·資料夾 ·商業名片 ·聲像材料 ·手機、手提電腦、軟盤、微型錄音機，或者是掌上電腦等 ·現金、私人與商業支票簿、私人與商業信用卡 ·相關檔案 ·旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風土人情介紹 ·日程表、約會安排表、時間表和計劃表 ·護照、簽證等 ·鋼筆、鉛筆 ·回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子 ·圖章和印泥盒 ·急救藥盒 (5)行李問題。上司也許想知道在飛機上可以免費帶多重和多大的行李。文秘人員透過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人可瞭解這些資訊。而且經常旅行的人總是增加他們的個人保險金以獲得毀壞、損失的賠償。要準備隨身攜帶的行李，有些。主管人員短途旅行時隨身帶一隻小提箱和一隻公事包，或者一隻從旁邊開啟有兩格的公文包。可以把衣服放在下格，這樣下飛機可直接去約會，而不必先去旅館放行李。
(1)準備旅行計劃和旅館資訊。旅行計劃表要說明出發和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。 旅行計劃要準備三份，一份給上司，一份給他(她)的家人，一份給辦公室存檔。如果辦公室其他人想要並有權利要，應再額外準備一份。 (2)制定約會計劃。約會計劃表應該包括：城市名和省(州)名(如果是國外旅行，寫明城市名和國家名)，日期和時間，與上司約會者的姓名、公司和地址，電話號碼及任何備註或特別要提醒的事情。 如果上司與某位洽談業務的人以前見過面，要把當時記錄的檔案找出，交給上司。 (3)為商務洽談收集資料。把上司旅行中將要處理的每一個問題的檔案準備好，如與某項要探討的問題有關的信件、備忘錄及其他相關資料。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關的檔案紮在一起，每一紮都要標得清清楚楚。 (4)決定旅行用品。把上司作商務旅行時需要帶的信箋信封和文具用品列出清單。打點行李時按照清單檢查，這樣就不會落下任何東西。 旅行用品一覽表 ·信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票 ·筆記本 ·地址目錄：電話、傳真等號碼 ·日曆卡 ·世界各地時間表 ·國際電話號碼錶 ·資料夾 ·商業名片 ·聲像材料 ·手機、手提電腦、軟盤、微型錄音機，或者是掌上電腦等 ·現金、私人與商業支票簿、私人與商業信用卡 ·相關檔案 ·旅行指南和地圖冊、旅行目的地的風土人情介紹 ·日程表、約會安排表、時間表和計劃表 ·護照、簽證等 ·鋼筆、鉛筆 ·回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子 ·圖章和印泥盒 ·急救藥盒 (5)行李問題。上司也許想知道在飛機上可以免費帶多重和多大的行李。文秘人員透過航空公司出版的旅行計劃手冊或旅行社代辦人可瞭解這些資訊。而且經常旅行的人總是增加他們的個人保險金以獲得毀壞、損失的賠償。要準備隨身攜帶的行李，有些。主管人員短途旅行時隨身帶一隻小提箱和一隻公事包，或者一隻從旁邊開啟有兩格的公文包。可以把衣服放在下格，這樣下飛機可直接去約會，而不必先去旅館放行李。