檔案的最新定義是：“檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化資訊。”1、檔案是直接形成的歷史紀錄。“直接形成”說明檔案繼承了檔案的原始性，“歷史紀錄”說明檔案在繼承檔案原始性的同時，也繼承了檔案的記錄性，是再現歷史真實面貌的原始文獻。正因為檔案繼承了檔案原始記錄性，具有歷史再現性，所以檔案才具有憑證價值的重要屬性，並以此區別於圖書情報資料和文物。 　　2、檔案的形成者。檔案是由官方機構、半官方機構、非官方機構以及一定的個人、家庭和家族形成的。 　　3、檔案來源於檔案。檔案是由檔案有條件地轉化而來的，這裡的“檔案”是指廣義檔案，即一切由文字、圖表、聲像等形式形成的各種材料。檔案和檔案是同一事物在不同價值階段的不同形態，兩者具有同源性和階段性的共性，也具有實效、功用、離合等個性差異。從檔案到檔案是一個批判繼承的辯證運動過程。從資訊的內容和形式來說，兩者完全相同的，但從時效、價值和系統性上來說，檔案是對檔案的不斷揚棄。首先是時效性批判，檔案是已經辦理完畢的檔案；其次是價值批判，檔案是辦理完畢的檔案中具有儲存價值的部分；最後是系統性批判，檔案是把分散狀態的檔案按一定邏輯規律整理而成的資訊單元。因此，檔案是檔案的前身，檔案是檔案的歸宿；檔案是檔案的基礎，檔案是檔案的精華；檔案是檔案的素材，檔案是檔案的組合。 　　4、檔案的形式多種多樣。檔案的形式包括載體、製作手段、表現方式等。從載體來看，有甲骨、金石、縑帛、簡冊、紙質、膠磁等；從製作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、複製、攝影、錄音、攝像等；從表現方式來看，有文字、圖表、聲像等。 　　5、檔案的本質屬性。檔案具有歷史再現性、知識性、資訊性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現性為其本質屬性，其他特點為其一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要地表述為：檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻。