由於市場競爭日益激烈導致大量產品從賣方市場向買方市場轉變、市場上的產品質量差異巨大、多種不同性質的經濟體並存以及社會誠信體制的不健全等等原因，導致企業採購-付款業務變成了舞弊風險的高發區。筆者將分上下兩期介紹採購-付款業務中的企業實踐中常用的預防舞弊風險的方法。

　　由於市場激烈競爭導致賣方市場向買方市場轉變，使得采購-付款環節成為舞弊風險的高發區。作為企業運營管理中的一項重要業務迴圈，採購-付款中各個環節都存在著潛在的舞弊風險。其中商業賄賂尤為嚴重。作為企業管理者對此應當有充分的認識。　組織牽制法

　　預防舞弊風險的一個重要措施就是建立組織牽制。這在財務會計領域中已經普遍得到採用。在採購領域中，同樣需要採用組織牽制法。組織牽制應當包含在以上六個採購環節中。

　　例如在供應商開發環節，為了預防傳統的供應商開發中的舞弊行為，目前企業普遍採用供應鏈管理模式。建立合格供應商目錄清單並且規定從目錄中選擇供應商。在開發供應商的過程中，採購部門的職責受到嚴格限制。決定採購哪家企業的產品，主要取決於負責供應鏈開發的質量工程師。根據企業的質量管理規定，負責供應鏈開發的質量工程師將負責對擬進入企業供應商目錄的商家或廠家進行全面的質量評審。類似通用和福特一類的大公司，其質量工程師具有否決不合格廠家進入供應商目錄的權利。這樣做的目的就是透過引進質量部門，將採購過程中的供應鏈開發的部分職權分散到非採購部門，從而達到內部牽制的目的。

　　同時，在決定供應商是否能進入企業的供應商目錄過程中，為了預防質量工程師的舞弊，由企業成立的、由多個部門組成的採購管理委員會將最後共同做出決定。目前許多大型企業會根據實際情況成立一個跨部門的採購管理委員會。該委員會通常由採購部、財務部、質量部以及物流部等有關部門及公司高層主管人員組成，採取合議方式決定企業的重大采購業務，主要包括：確認合格供應商、批准重大采購合同、討論付款計劃等。再比如，在下達採購訂單環節，許多企業將該權力劃歸到物流部門。採購部完成簽署採購合同後，具體下達訂貨數量的職權就劃歸到物流部門。在驗收貨物環節，檢驗的權利則又轉到質檢部門和物流部門共同行使。在確定應付賬款和支付貨款環節，確認應付款的權利由生產部門（或物流部門）和財務部門共同行使；支付貨款則由財務部依據公司財務政策和採購委員會確定的付款計劃辦理付款。

　　因此說組織牽制控制法貫穿於整個採購-付款迴圈之中。主要是透過分散職權、部門牽制和多重決策的辦法為舞弊的發生設定重重障礙，這種看似繁瑣的方式會在實際運營中提高整個企業的運營效率並降低成本。　　多家詢價集中供應商

　　眾所周知，採購除了容易導致供貨不穩定的風險外，還是導致採購舞弊的重要原因。為此當前的一些跨國企業通常會在確定供應商前展開多家詢價的過程。透過對眾多潛在供應商進行全面考察後，確定一到兩家供應商為企業供貨。這個政策本身就具有預防採購舞弊風險的作用。多家詢價可以提高找到供應商的機會；集中供應商則可以擴大采購數量，達到降低採購成本和簡化採購管理的目的。過去那些採用太多供應商供貨的辦法，雖然表面看來可以提高供貨的穩定性，增加供應商之間的競爭，從而降低採購成本。但從長遠來看，並不利於企業。當供應商數量太多後，每家得到的配額都不多，其後果就是質量下降並且演繹出劇情複雜的舞弊大戲。在保證供貨穩定的前提下，集中供應商應當是預防採購舞弊風險的重要手段。把握好採購與集中採購的度，是企業制訂採購政策要考慮的關鍵。

　　利益衝突迴避

　　作為內部控制的重要政策和措施，利益衝突迴避也同樣適合採購-付款迴圈的各個業務環節。企業內控部門和人事行政管理部門，應當定期對企業所有敏感崗位的員工進行利益衝突調查。在採購-付款迴圈中的各個業務崗位的員工當然也是被調查物件。這裡的人員包括：所有采購部採購業務人員；裝置管理部的裝置工程師；質量部參加供應商開發的質量工程師、質量檢驗人員、理化室分析化驗人員；物流部的庫房管理員、過磅稱重人員；生產部領料人員（或者物流部生產現場領料人員）；財務部所有會計人員，包括ERP系統電腦錄入人員。在招聘上述崗位業務人員前，人力資源部業務人員應當對擬招聘人員進行利益衝突調查。當上述人員和供應商以及公司內部的上級主管人員之間存在潛在利益衝突關係時，公司就應當要求這些業務人員迴避。而這些業務人員自己也應當主動提出迴避要求。關於《利益衝突調查》筆者曾經在以往的內控交流文章中有過介紹。這裡特別需要注意處理好這種情況：當個別處於關鍵崗位、具有特殊技能的主管或專家，如果和供應商之間存在潛在利益衝突關係時，通常的做法是該業務人員的意見僅作為參考，或者根據實際情況引入第三方進行判斷。

　　採購人員保證書和員工自律承諾

　　在預防採購舞弊風險中，職工的自律承諾，特別是採購業務人員的事先保證是其中的一個重要措施。企業內控主管人員應當根據各個業務環節，針對風險不同分別起草業務人員保證書格式，然後對業務人員進行培訓。最後由業務人員簽署歸檔。

　　涉及到採購-付款迴圈的承諾主要有采購人員保證書和員工自律申明。在這些保證書和申明中，主要內容是針對行業和業務中存在的潛在舞弊風險和業務事項，事先對業務人員的行為進行特別規範，這和企業管理程式中的要求有一定不同，但卻是構成管理程式的一部分。採購人員保證書主要針對採購人員特別設計。內容主要包括：承諾遵守公司內控管理政策，遵守和供應商、代理商的交往原則、收禮政策，遵守資訊釋出規矩等。特別要對自己違反申明承諾後的公司處罰事先做出接受承諾。保證日後不出現處罰難以落實的情況。

　　企業可以根據本行業的採購環境、行業特點以及過去經常發生的舞弊情況等具體設計，保證採購人員和相關業務人員對內控政策事先有充分的瞭解。對於高階管理人員則通常需要填寫自律申明；對網路管理人員（企業內部網管人員）則要有職業自律申明。採購人員保證書和員工自律申明以及網管人員職業自律申明對採購-付款業務中的六個業務環節都具有預防舞弊風險的作用。

一般採購流程是：採購計劃—確定採購渠道—簽訂採購合同—到貨驗收—驗收合格後辦理入庫手續—進行結算—按事先約定好的付款方式進行付款。 關於確定採購渠道有多種方式，如市場採購、定廠家和品牌採購、詢價採購、招標採購等。如果防止我們的採購員與供應商串通，尤其是招標採購：1、事先制訂評標和定標辦法；2、標書必須密封由專人保管；3、按規定時間和參加人員現場揭標、評標、定標。定標後，依照採購流程逐項落實，這樣採購員就很難與供應商串通了。