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建議做到如下幾點：

一、會打字，且速度不低於50/分鐘，一般有 80/分鐘就差不多，當然了，越快越好。

三、OFFICE軟體。

建議學習2007版本就行了，最新為2013版本，但因為版權及電腦配件的原因，工廠或是企業單位一般用的都是2007及以下的版本，少數會用到2007以上的版本的，所以學習高版本的，到了用低版本的電腦上卻很多功能是沒有的。 除非是進入一些比較大型的企業單位，如國企業級別的，否則只學習OFFICE元件中的WORD及EXCEL這兩個元件就行了，一般會些文字排版及會制些表格就差不多的了。有時間的還可以學學裡面的PowerPoint，這稱為OFFICE軟體中的三劍客，其餘元件對於文員的職位極少應用到的。

四、上網方面的應用，如基本的網頁瀏覽器操作及一些聊天軟體，目前最常用的聊天軟體就是QQ了，要懂得收發Email（郵件）的操作，這是比較常用的。還要懂得一些小軟體，如解壓縮軟體、看圖軟體、PDF檢視軟體等，這都是一些小型的傻瓜式軟體，使用並不難。

五、辦公室中裝置的使用，這點要到了上班的地方實際操作了，這也沒什麼難度，用上幾次就懂的了，一般就是學習傳真機、影印機、多功能電話等一些實際應用操作。

六、這第6點說說為上面介紹的軟體中，為什麼都建議學習低版本而不學習高版本的，這是因為低版本的軟體要求的電腦硬體配置低，且升級為高版本的，成本也高，這是工廠企業所不願意支援的成本，所以目前工廠企業用的大多數是低版本的軟體，且低版本也能應付企業的使用要求，還有一個原因高版本的基本上能支援低版本的所有功能，但反過來則不行，所以學了低版本的，到了高版本上使用也能得心應手。

七、這第7點是個建議，個人認為是個很中肯的建議，文員這個職位並不需要懂得很高深的職業技能，一般會點電腦的基本操作及以上介紹的常用軟體就行，建議工作期間有時間多自我充電，學習一些其它方面的比較有前途的職業技能，因為文員其實也是一個吃青春飯的職業，年齡大了一旦工作有變動就不好找工作。