格式

　　行政公文的格式要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。紅色反線以上的各個要素統稱眉首；紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱為主體；主題詞以下的各要素統稱為版記。

　　結構用語

　　公文結構的用語分為：中，國演。講網，一是開頭用語， 用來表示，代，寫公文。行文目的、依據、原因，伴隨情況等。如：為（了）、關於、由於、對於、根據、按（遵、依）照、據、查、奉、茲等。二是結尾用語。如：為要（荷、盼）、是荷、特此通知（報告、函告）等。 三是過渡，電畫：么三二，二令五三，五零零六，用語。如為（對、因、據）此、鑑於、總之、綜上所述等。四是經辦用語。如：經、已經、業經、現經、茲經、辦理、責成、試行、執行、貫徹執行、研究執行、切實執行等。五是稱謂用語。有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：該。等等。

　　版頭

　　由發文機關全稱或者規範化簡稱加上“檔案”二字或者加上帶括號註明的文種名稱組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯合行文，可用主辦機關名稱，也可並用聯署機關名稱。

　　發文字號

　　由機關代字、年份和發文序號組成如：

　　渝府字〔2009〕23號

　　1、份號

　　標註同一份公文正本份數的號.在秘密以上等級公文中標引。

　　2、密級

　　秘密，機密，絕密

　　3、緊急程度

　　特急，急件