Excel 2003 工作表是組織和分析財務資料的理想工具。例如，您可能會建立一個包含差旅住宿費的工作表。如果需要各個季度的分類彙總，您知道如何相應地修改工作表。
但是，在需要按季度檢視費用類別總計時會發生什麼情況呢?而且如果您每次只想檢視某一類或某一年份又該怎麼辦呢?在 Excel 工作表中能實現這些嗎?當然可以。有沒有更容易的方法?肯定有。
·一種更容易的方法
Microsoft PivotTable® 報表就是答案。不必寫入複雜的公式，您可以使用嚮導建立一個互動式表格來自動提取、組織和彙總您的資料。然後，您可以使用該報表分析資料並進行比較、檢測樣式和關係並分析趨勢。
例如，您可以使用一個包含差旅費事項的電子表格...
...建立一個按類別和季度彙總員工差旅費總計的資料透視表。
各類別、年份和季度的費用
現在，不必更改原始工作表，您就可以建立另一個數據透視表,透過其他方式來檢視資料;例如，可以按員工或按月份檢視差旅費，而不必輸入一個公式。
下面說明如何快速建立資料透視表。
·建立資料
首先，在 Excel 工作表中建立資料。您可以將現有的電子表格或資料庫中的資料匯入到新 Excel 工作表中。確保資料可用於資料透視表：
·啟動“資料透視表和資料透檢視嚮導”
在 Excel 工作表中，從要根據其建立資料透視表的表格選擇一個單元格。 在“資料”選單上，單擊“資料透視表和資料透檢視”啟動“資料透視表和資料透檢視嚮導”。
如果不能選擇資料透視表和資料透檢視怎麼辦?
如果工作簿是共享的(共享工作簿：允許網路上的多位使用者同時檢視和修訂的工作簿。每位儲存工作簿的使用者可以看到其他使用者所做的修訂。)，則“資料透視表和資料透檢視”命令不可用。
在“資料透視表和資料透檢視嚮導 - 3 步驟之 1”的“請指定待分析資料的資料來源型別:”下，單擊“Microsoft Office Excel 列表或資料庫”。 在“所需建立的報表型別:”下，單擊“資料透視表”。 單擊“完成”。
Excel 會在您的工作簿中插入一個新工作表，該新工作表包含報表的佈局區域(即“資料透視表”工具欄)和“資料透視表字段列表”。
·開始構建您的資料透視表
將“類別”欄位從“資料透視表字段列表”拖動到資料透視表的“將行欄位拖至此處”區域。
不要擔心會將欄位放錯位置，您以後可以隨意移動它們。
請注意，嚮導會使用您的工作表中“類別”列的資料自動填充行。此外，“資料透視表字段列表”中所使用的欄位以粗體顯示。
行中為“類別”的資料透視表
如果看不到“資料透視表字段列表”怎麼辦?
“資料透視表”工具欄在什麼位置?
該工具欄顯示時應該浮動在工作表上或停靠在一側。如果沒有顯示該工具欄，請單擊“檢視”，指向“工具欄”然後單擊“資料透視表”。
·給報表新增資料
將包含要彙總資料的欄位，例如，“金額”欄位，從“資料透視表字段列表” 拖動到資料透視表的“請將資料項拖至此處”區域。
現在，資料透視表會顯示每個類別的費用總計。
包含類別和費用總計的資料透視表
·給報表新增頁排序欄位
要按“類”篩選資料，可以在頁頂部建立一個下拉箭頭。
將“類”欄位從“資料表字段列表”拖動到“將頁欄位拖至此處”區域。 單擊“類”下拉箭頭，然後選擇一個類。
現在，您可以看到某個時間某一個類的費用類別。
按“類”篩選的結果
要檢視所有“類”的資料，請單擊“類”下拉箭頭，然後單擊“(全部)”。
·使用此報表還可以做什麼?
按金額排序費用類別
您可以利用“自動排序”功能來首先檢視最大的費用類別。
單擊“類別”欄位，單擊“資料透視表”工具欄上的“資料透視表”，然後單擊“排序並列出前 10 項”。 在“自動排序選項”下，單擊“降序”。 在“使用欄位”框中，單擊“金額總和”，然後單擊“確定”。
按“金額”排序的費用類別
檢視各季度的費用類別
按季度檢視每個類別的花費：
將“日期”欄位拖動到“行”區域。 右鍵單擊“日期”欄位，指向“組及顯示明細資料”，然後單擊“組”。 在“依據”框中，單擊“季度”。如果源工作表包含多個年份的資料，還要單擊“年份”。 如有必要，清除“月份”選項，然後單擊“確定”。
各年份、季度和類別的費用
檢視各季度每個費用類別的變化情況
您可以在很短的時間內更改資料透視表中的行和列。 將“類別”欄位拖動到“年份”欄位的左側。
按員工篩選結果
要按員工篩選資料，可以在頁的頂部建立第二個下拉箭頭。
將“員工”欄位拖動到“類”欄位之上或之下的“頁欄位”區域。 單擊“員工”下拉箭頭，選擇一名員工，然後單擊“確定”。
按“員工”篩選的結果
在不同的工作表上顯示每個員工的結果
除了檢視一名員工的結果，您還可以將每個員工的結果顯示在不同的工作表中。
在“資料透視表”工具欄上，單擊“資料透視表”，然後單擊“分頁顯示”。 在“分頁顯示”對話方塊中，單擊“員工”，然後單擊“確定”。
多個頁將會作為工作表標籤顯示出來。
位於單獨的工作表上的員工結果
源資料發生變化時重新整理資料透視表
每當源電子表格中的資料發生變化時，可以立即更新您的資料透視表。
瞬間讓資料透視表看上去漂亮非凡
使用 “自動套用格式” 迅速獲得具有專業外觀效果。
單擊一個報表或表格樣式，然後單擊“確定”。
·資料透視表還可以為我做什麼?
基本資料透視表的設定快速且方便。不過，如果願意多花點時間，您還可以學到使用資料透視表處理和分析資料的更多方法。例如，可以從許多不同型別的源中匯入資料或連線到許多不同型別的源中的資料，自定義報表的格式，以及以有意義、易於理解的方式顯示結果。
Excel 2003 工作表是組織和分析財務資料的理想工具。例如，您可能會建立一個包含差旅住宿費的工作表。如果需要各個季度的分類彙總，您知道如何相應地修改工作表。
但是，在需要按季度檢視費用類別總計時會發生什麼情況呢?而且如果您每次只想檢視某一類或某一年份又該怎麼辦呢?在 Excel 工作表中能實現這些嗎?當然可以。有沒有更容易的方法?肯定有。
·一種更容易的方法
Microsoft PivotTable® 報表就是答案。不必寫入複雜的公式，您可以使用嚮導建立一個互動式表格來自動提取、組織和彙總您的資料。然後，您可以使用該報表分析資料並進行比較、檢測樣式和關係並分析趨勢。
例如，您可以使用一個包含差旅費事項的電子表格...
...建立一個按類別和季度彙總員工差旅費總計的資料透視表。
各類別、年份和季度的費用
現在，不必更改原始工作表，您就可以建立另一個數據透視表,透過其他方式來檢視資料;例如，可以按員工或按月份檢視差旅費，而不必輸入一個公式。
下面說明如何快速建立資料透視表。
·建立資料
首先，在 Excel 工作表中建立資料。您可以將現有的電子表格或資料庫中的資料匯入到新 Excel 工作表中。確保資料可用於資料透視表：
·啟動“資料透視表和資料透檢視嚮導”
在 Excel 工作表中，從要根據其建立資料透視表的表格選擇一個單元格。 在“資料”選單上，單擊“資料透視表和資料透檢視”啟動“資料透視表和資料透檢視嚮導”。
如果不能選擇資料透視表和資料透檢視怎麼辦?
如果工作簿是共享的(共享工作簿：允許網路上的多位使用者同時檢視和修訂的工作簿。每位儲存工作簿的使用者可以看到其他使用者所做的修訂。)，則“資料透視表和資料透檢視”命令不可用。
在“資料透視表和資料透檢視嚮導 - 3 步驟之 1”的“請指定待分析資料的資料來源型別:”下，單擊“Microsoft Office Excel 列表或資料庫”。 在“所需建立的報表型別:”下，單擊“資料透視表”。 單擊“完成”。
Excel 會在您的工作簿中插入一個新工作表，該新工作表包含報表的佈局區域(即“資料透視表”工具欄)和“資料透視表字段列表”。
·開始構建您的資料透視表
將“類別”欄位從“資料透視表字段列表”拖動到資料透視表的“將行欄位拖至此處”區域。
不要擔心會將欄位放錯位置，您以後可以隨意移動它們。
請注意，嚮導會使用您的工作表中“類別”列的資料自動填充行。此外，“資料透視表字段列表”中所使用的欄位以粗體顯示。
行中為“類別”的資料透視表
如果看不到“資料透視表字段列表”怎麼辦?
“資料透視表”工具欄在什麼位置?
該工具欄顯示時應該浮動在工作表上或停靠在一側。如果沒有顯示該工具欄，請單擊“檢視”，指向“工具欄”然後單擊“資料透視表”。
·給報表新增資料
將包含要彙總資料的欄位，例如，“金額”欄位，從“資料透視表字段列表” 拖動到資料透視表的“請將資料項拖至此處”區域。
現在，資料透視表會顯示每個類別的費用總計。
包含類別和費用總計的資料透視表
·給報表新增頁排序欄位
要按“類”篩選資料，可以在頁頂部建立一個下拉箭頭。
將“類”欄位從“資料表字段列表”拖動到“將頁欄位拖至此處”區域。 單擊“類”下拉箭頭，然後選擇一個類。
現在，您可以看到某個時間某一個類的費用類別。
按“類”篩選的結果
要檢視所有“類”的資料，請單擊“類”下拉箭頭，然後單擊“(全部)”。
·使用此報表還可以做什麼?
按金額排序費用類別
您可以利用“自動排序”功能來首先檢視最大的費用類別。
單擊“類別”欄位，單擊“資料透視表”工具欄上的“資料透視表”，然後單擊“排序並列出前 10 項”。 在“自動排序選項”下，單擊“降序”。 在“使用欄位”框中，單擊“金額總和”，然後單擊“確定”。
按“金額”排序的費用類別
檢視各季度的費用類別
按季度檢視每個類別的花費：
將“日期”欄位拖動到“行”區域。 右鍵單擊“日期”欄位，指向“組及顯示明細資料”，然後單擊“組”。 在“依據”框中，單擊“季度”。如果源工作表包含多個年份的資料，還要單擊“年份”。 如有必要，清除“月份”選項，然後單擊“確定”。
各年份、季度和類別的費用
檢視各季度每個費用類別的變化情況
您可以在很短的時間內更改資料透視表中的行和列。 將“類別”欄位拖動到“年份”欄位的左側。
各類別、年份和季度的費用
按員工篩選結果
要按員工篩選資料，可以在頁的頂部建立第二個下拉箭頭。
將“員工”欄位拖動到“類”欄位之上或之下的“頁欄位”區域。 單擊“員工”下拉箭頭，選擇一名員工，然後單擊“確定”。
按“員工”篩選的結果
在不同的工作表上顯示每個員工的結果
除了檢視一名員工的結果，您還可以將每個員工的結果顯示在不同的工作表中。
在“資料透視表”工具欄上，單擊“資料透視表”，然後單擊“分頁顯示”。 在“分頁顯示”對話方塊中，單擊“員工”，然後單擊“確定”。
多個頁將會作為工作表標籤顯示出來。
位於單獨的工作表上的員工結果
源資料發生變化時重新整理資料透視表
每當源電子表格中的資料發生變化時，可以立即更新您的資料透視表。
瞬間讓資料透視表看上去漂亮非凡
使用 “自動套用格式” 迅速獲得具有專業外觀效果。
單擊一個報表或表格樣式，然後單擊“確定”。
·資料透視表還可以為我做什麼?
基本資料透視表的設定快速且方便。不過，如果願意多花點時間，您還可以學到使用資料透視表處理和分析資料的更多方法。例如，可以從許多不同型別的源中匯入資料或連線到許多不同型別的源中的資料，自定義報表的格式，以及以有意義、易於理解的方式顯示結果。