這種郵箱自動回覆，在學生中尤其流行。我收到的自動回覆，絕大部分都來自在校學生。
“自動回覆”的正確用法
電子郵件服務商提供“自動回覆”功能，主要是為了滿足一類特定人群的需求：因為休假、旅遊等原因，無法正常查收郵件的人，尤其是職場工作人士。
比如，我們學院的一位職員正在休產假，她的郵箱設定的自動回覆是：
你好，我正在休產假，感恩節之後才能回到工作崗位。在此期間，XXX將負責我的日常工作，她的郵箱是XXXXX。
不管是幾個月的產假，還是一兩週的年假，還是半天的臨時出行，都可以設定一個自動回覆，讓工作上有來往的人能夠了解你的狀況，並可以知道如何處理緊急事務。
但是一定要記住：按時取消自動回覆，或者在設定自動回覆的時候就嚴格設定好時間。否則，就可能鬧出上班幾個月了郵箱卻還在回覆“你好，我在休產假”的笑話。
為什麼不應該設定常規性的自動回覆
所以，自動回覆是供你在無法查收郵件時使用的。雖然你也可以設定長期、固定的自動回覆，告訴別人“我收到郵件了，會盡快回復”，但我非常不推薦這樣做，因為——
首先，這會給發郵件的人造成騷擾。每次給你傳送或回覆郵件的時候，都會收到一封內容完全相同的自動回覆，即便不點開看，也不會是一種非常愉快的體驗。
其次，這種自動回覆郵件並不會起到“我收到郵件了”的提醒作用。在電子郵件的世界裡，預設的狀態是所有郵件都會安全寄達、無需回執，現在很多郵箱都有傳送狀態提示。“我收到郵件了”這樣的自動回覆是多此一舉，畫蛇添足。
退一步說，即便郵件存在丟失的情況，自動回覆也不能改善這一狀況。假設我給你發了一封郵件，寄丟了，你並沒有收到，所以你設定的自動回覆沒有被觸發。而我這邊還是不知道你到底收到沒有，因為預設狀態下大家的郵箱都是沒有自動回覆的。除非我明確知道你設定了自動回覆，否則這樣的資訊毫無意義。
另外，發郵件的人期待的是你親自開啟郵件、閱讀、回覆。自動回覆不代表你會開啟郵件仔細閱讀，更不代表你真的會回覆。所以，收到自動回覆的人並不會覺得更加安心。
我知道，有一些人設定常規性的自動回覆是被要求的。有一名學生曾經跟我說，輔導員要求他們設定自動回覆，以確保班級通知都成功寄送。
對於這種要求，我覺得可以理解。但是，這種自動回覆的確是一種非常不職業的行為。當大家走入職場，或者申請國外留學時，請記得把自動回覆取消掉，否則真的有可能減掉你的印象分。
這是電子郵件禮儀的基礎原則之一。
這種郵箱自動回覆，在學生中尤其流行。我收到的自動回覆，絕大部分都來自在校學生。
“自動回覆”的正確用法
電子郵件服務商提供“自動回覆”功能，主要是為了滿足一類特定人群的需求：因為休假、旅遊等原因，無法正常查收郵件的人，尤其是職場工作人士。
比如，我們學院的一位職員正在休產假，她的郵箱設定的自動回覆是：
你好，我正在休產假，感恩節之後才能回到工作崗位。在此期間，XXX將負責我的日常工作，她的郵箱是XXXXX。
不管是幾個月的產假，還是一兩週的年假，還是半天的臨時出行，都可以設定一個自動回覆，讓工作上有來往的人能夠了解你的狀況，並可以知道如何處理緊急事務。
但是一定要記住：按時取消自動回覆，或者在設定自動回覆的時候就嚴格設定好時間。否則，就可能鬧出上班幾個月了郵箱卻還在回覆“你好，我在休產假”的笑話。
為什麼不應該設定常規性的自動回覆
所以，自動回覆是供你在無法查收郵件時使用的。雖然你也可以設定長期、固定的自動回覆，告訴別人“我收到郵件了，會盡快回復”，但我非常不推薦這樣做，因為——
首先，這會給發郵件的人造成騷擾。每次給你傳送或回覆郵件的時候，都會收到一封內容完全相同的自動回覆，即便不點開看，也不會是一種非常愉快的體驗。
其次，這種自動回覆郵件並不會起到“我收到郵件了”的提醒作用。在電子郵件的世界裡，預設的狀態是所有郵件都會安全寄達、無需回執，現在很多郵箱都有傳送狀態提示。“我收到郵件了”這樣的自動回覆是多此一舉，畫蛇添足。
退一步說，即便郵件存在丟失的情況，自動回覆也不能改善這一狀況。假設我給你發了一封郵件，寄丟了，你並沒有收到，所以你設定的自動回覆沒有被觸發。而我這邊還是不知道你到底收到沒有，因為預設狀態下大家的郵箱都是沒有自動回覆的。除非我明確知道你設定了自動回覆，否則這樣的資訊毫無意義。
另外，發郵件的人期待的是你親自開啟郵件、閱讀、回覆。自動回覆不代表你會開啟郵件仔細閱讀，更不代表你真的會回覆。所以，收到自動回覆的人並不會覺得更加安心。
我知道，有一些人設定常規性的自動回覆是被要求的。有一名學生曾經跟我說，輔導員要求他們設定自動回覆，以確保班級通知都成功寄送。
對於這種要求，我覺得可以理解。但是，這種自動回覆的確是一種非常不職業的行為。當大家走入職場，或者申請國外留學時，請記得把自動回覆取消掉，否則真的有可能減掉你的印象分。
這是電子郵件禮儀的基礎原則之一。