首先想的就是要把同一類的資料放在一個表中，然後給這個表取個一目瞭然的名字，這樣管理起來會方便得多但是另一方面，我們在實際工作中使用資料庫中的資料時，並不是簡單地使用這個表或那個表中的資料，而常常是將有“關係”的很多表中的資料一起調出使用，有時還要把這些資料進行一定的計算以後才能使用查詢物件如果再建立一個新表，把要用到的資料複製到新表中，並把需要計算的資料都計算好，再填入新表中，就顯得太麻煩了用“查詢”物件可以很輕鬆地解決這個問題，它同樣也會生成一個數據表檢視，看起來就像新建的“表”物件的資料表檢視一樣查詢的優點“查詢”的欄位來自很多互相之間有“關係”的表，這些欄位組合成一個新的資料表檢視，但它並不儲存任何的資料當我們改變“表”中的資料時，“查詢”中的資料也會發生改變計算的工作也可以交給它來自動地完成，完全將使用者從繁重的體力勞動中解脫出來，充分體現了計算機資料庫的優越性常見的查詢種類選擇查詢交叉查詢操作查詢引數查詢選擇查詢選擇查詢就是從一個或多個有關係的表中將滿足要求的資料提取出來，並把這些資料顯示在新的查詢資料表中其他的方法，像“交叉查詢”、“操作查詢”和“引數查詢”等，都是“選擇查詢”的擴充套件例子：訂單查詢現在我們建立一個“訂單”查詢，建立這個查詢就是為了將每份訂單中的各項資訊都顯示出來，包括“訂單號”、“訂貨公司”、“貨品名稱”、“貨物單價”、“訂貨數量”、“訂貨金額”、“經辦人”和“訂貨時間”這些欄位 1.查詢準備首先要在Access中開啟“客戶訂單資料庫”，然後單擊“物件”列表中的“查詢”項，並在建立方法列表中單擊“在設計檢視中建立查詢”項 因為下面的操作都是在對“查詢”這個物件進行操作，所以要將當前的物件切換到“查詢”物件上 2.選擇需要查詢的表
單擊“在設計檢視中建立查詢”後，螢幕上出現“查詢”視窗，它的上面還有一個“顯示錶”對話方塊。在上一課“建立表之間的關係”中曾經提到過“顯示錶”對話方塊。單擊“顯示錶”對話方塊上的“兩者都有”選項，在列表框中選擇需要的表或查詢。“表”選項卡中只列出了所有的表，“查詢”選項卡中只列出了所有的查詢，而選擇“兩者都有”就可以把資料庫中所有“表”和“查詢”物件都顯示出來，這樣有助於我們從選擇的表或查詢中選取新建查詢的欄位。
單擊所需要的表或查詢，然後單擊對話方塊上的“新增”按鈕，這個表的欄位列表就會出現在查詢視窗中。將“客戶訂單資料庫”中的“訂單資訊表”和“產品資訊表”都新增到查詢視窗中。新增完提供原始資料的表後，就可以把“顯示錶”視窗關閉，回到“查詢視窗”中準備建立“查詢”了。 “表/查詢顯示視窗”顯示查詢所用到的資料來源，包括表、查詢。視窗中的每個表或查詢都列出了它們的所有欄位，這樣一目瞭然，方便了我們選擇查詢欄位 示例查詢視窗則是用來顯示查詢中所用到的查詢欄位和查詢準則
現在我們就要往查詢設計表格中新增欄位了。所新增的欄位叫做“目標欄位”，向查詢表格中新增目標欄位有兩種方法：
如果在幾個表中都有同樣的欄位，要怎麼區分呢？當我們在查詢表格的第一格的下拉框中尋找對應目標欄位時，在欄位前面都有欄位所在的表格/查詢名，像“訂單資訊表.產品名稱”欄位就表示它是“訂單資訊表”中的“產品名稱”欄位。而不是別的表或查詢中的“產品名稱”欄位。這樣就不會混淆了
第二種方法更簡單，如果要新增“訂單資訊表”中的“訂貨單位”欄位，就先選中“訂單資訊表”這個表，然後在它的列表框中找到需要的欄位“訂貨單位”，將滑鼠移動到列表框中標有這個欄位的選項上，按住滑鼠左鍵，這時滑鼠游標變成一個長方塊，拖動滑鼠將長方塊拖到下方查詢表格中的一個空白列，放開滑鼠左鍵，這樣就完成了將“訂單資訊表”中的“訂貨單位”欄位新增到查詢表格中了
在“表/查詢”視窗中如果有很多物件時，這種方法就比第一種方法顯得方便多了
4.查詢的資料表檢視
將表切換到資料表檢視，就可以看到“查詢”結果了
查詢的資料表檢視看起來很像表，但它們之間還是有很多差別的
在查詢的資料表中雖然不能插入列，但是可以移動列，而且在查詢的資料表中也可以改變列寬和行高，還可以隱藏和凍結列
查詢只是告訴Access需要什麼樣的資料，而Access就會從表中查出這些資料的值，並將它們反映到查詢資料表中來罷了，也就是說這些值只是查詢的結果
我們剛才選擇目標欄位就是告訴Access需要哪些表、哪些欄位，而Access會把欄位中的資料列成一個表反饋給我們
在查詢中還可以運用各種表示式來對錶中的資料進行運算生成新的查詢欄位
5.彙總資料
現在的資料表還沒算出每份訂單所涉及的“銷售總金額”，我們可以在查詢中使用表示式來計算。先在查詢的設計視窗中新增一個目標欄位，就是查詢資料表中最後的“銷售總金額”欄位，因為這個欄位不在任何一個表中，所以必須手動將它輸入到查詢表格的一個空列中
在列的欄位行首先輸入“銷售金額”，然後輸入“:”（注意必須輸入英文模式下的“:”），接著輸入“[產品資訊表]![產品單價]*[訂單資訊表]![訂貨數量]”，現在再切換到查詢的資料表檢視看看結果，查詢新增了“銷售總金額”列，並且自動算出了每份訂單中涉及的金額
寫計算表示式的時候必須注意它的格式，首先是欄位名稱，接著是“:”然後是表示式的右邊部分，在用到本查詢中的目標欄位時，必須將欄位名用方括號括起來，在欄位名前面加上“[所用表的表名]!”符號來表示它是哪個表中的欄位
剛才說的都是一些簡單的計算，如果要對資料進行一些複雜的計算，要計算十幾個值，都這麼寫會很麻煩，而且如果要取某個值開方後的值，就寫不出了
為了完成更多更復雜的計算，Access提供了一個專用的“表示式生成器”，它的具體使用方法將在下一課裡講
6.儲存新建的查詢
該做的差不多都做完了，我們把新建的查詢儲存起來吧
在主選單上單擊“檔案”選單中的“儲存”命令，如果是第一次儲存這個查詢，在螢幕上就會彈出一個對話方塊，詢問如何命名這個查詢：7.利用簡單表查詢嚮導建立查詢
首先用滑鼠單擊資料庫視窗的新建按鈕，螢幕上彈出“新建查詢”視窗，在列表框中選擇“簡單查詢嚮導”，然後單擊“確定”按鈕。在出現的簡單查詢嚮導視窗上，選擇新建查詢中需要用到的欄位名稱。由於這些欄位可能在不同的表或查詢中，先要在表/查詢下拉框的下拉選單中選擇需要的表或查詢，這時在可用欄位列表框中的欄位就是所選擇的表或查詢中的全部可用欄位了。用滑鼠單擊選中需要的“欄位”，再單擊“向左移”或“向右移”按鈕就可以將這個選項作為新建查詢中的一個選定的欄位了。將所有需要的欄位都選定以後，單擊視窗上的下一步按鈕，在下一個視窗中為新建的查詢取名，並單擊“完成”按鈕，就可以建立一個新的查詢了
8.利用交叉表查詢嚮導建立查詢
ACCESS支援一種特殊型別的總計查詢，叫做交叉表查詢，利用該查詢，你可以在類似電子表格式中檢視計算值，要建立一個交叉表查詢，首先在資料庫視窗中單擊新建按鈕，並在彈出的視窗中單擊選中“交叉表查詢嚮導”，然後單擊確定按鈕，在出現的交叉表查詢嚮導視窗中第一步要求選擇含有交叉表的表或查詢的名稱，第二步要選擇在交叉表中哪些欄位的值用來做行標題，最多隻能選擇三個欄位，第三步要選擇在交叉表中那些欄位的值用來做列標題，第四步要選擇在表中的交叉點計算出什麼數值。第五步中需要為新建的查詢取名，並單擊完成按鈕，這樣一個交叉表查詢就完成了。
由於這個查詢比較特殊，而且對於初學者來說經常看不懂，我特把羅斯文資料庫中的相關例子單獨提出來以供參考。交叉表查詢.rar (83.03 KB) 9.使用查詢重複項查詢嚮導建立查詢
在Access中，可能需要對資料表中某些具有相同的值的記錄進行檢索、分類。利用系統提供的“查詢重複查詢嚮導”可以快速地完成一個“查詢重複項”查詢。首先在資料庫視窗中單擊“查詢”選項卡，然後單擊“新建”按鈕，在“新建查詢”對話方塊中，單擊“查詢重複查詢嚮導”，單擊“確定”按鈕。“查詢重複項查詢嚮導”的第一步與前面的兩種查詢嚮導一樣，根據需要選取查詢的物件，第二步選取設為重複值的欄位，系統會按照選取的欄位自動對資料表中的記錄進行檢索，按照設定的欄位分類檢索。第三步選擇另外查詢的欄位。其實，在此處選擇的查詢內容是使用者想了解的資訊，即有哪些記錄具有相同的內容。在最後一個嚮導對話方塊中輸入新建查詢的標題，或者接受系統提供的預設值，並且選擇生成查詢之後的操作，即可以選擇在“資料表”檢視中開啟查詢檢視資訊或在“設計”檢視中修改查詢設計。單擊“完成”按鈕結束查詢的建立 。
首先想的就是要把同一類的資料放在一個表中，然後給這個表取個一目瞭然的名字，這樣管理起來會方便得多但是另一方面，我們在實際工作中使用資料庫中的資料時，並不是簡單地使用這個表或那個表中的資料，而常常是將有“關係”的很多表中的資料一起調出使用，有時還要把這些資料進行一定的計算以後才能使用查詢物件如果再建立一個新表，把要用到的資料複製到新表中，並把需要計算的資料都計算好，再填入新表中，就顯得太麻煩了用“查詢”物件可以很輕鬆地解決這個問題，它同樣也會生成一個數據表檢視，看起來就像新建的“表”物件的資料表檢視一樣查詢的優點“查詢”的欄位來自很多互相之間有“關係”的表，這些欄位組合成一個新的資料表檢視，但它並不儲存任何的資料當我們改變“表”中的資料時，“查詢”中的資料也會發生改變計算的工作也可以交給它來自動地完成，完全將使用者從繁重的體力勞動中解脫出來，充分體現了計算機資料庫的優越性常見的查詢種類選擇查詢交叉查詢操作查詢引數查詢選擇查詢選擇查詢就是從一個或多個有關係的表中將滿足要求的資料提取出來，並把這些資料顯示在新的查詢資料表中其他的方法，像“交叉查詢”、“操作查詢”和“引數查詢”等，都是“選擇查詢”的擴充套件例子：訂單查詢現在我們建立一個“訂單”查詢，建立這個查詢就是為了將每份訂單中的各項資訊都顯示出來，包括“訂單號”、“訂貨公司”、“貨品名稱”、“貨物單價”、“訂貨數量”、“訂貨金額”、“經辦人”和“訂貨時間”這些欄位 1.查詢準備首先要在Access中開啟“客戶訂單資料庫”，然後單擊“物件”列表中的“查詢”項，並在建立方法列表中單擊“在設計檢視中建立查詢”項 因為下面的操作都是在對“查詢”這個物件進行操作，所以要將當前的物件切換到“查詢”物件上 2.選擇需要查詢的表
單擊“在設計檢視中建立查詢”後，螢幕上出現“查詢”視窗，它的上面還有一個“顯示錶”對話方塊。在上一課“建立表之間的關係”中曾經提到過“顯示錶”對話方塊。單擊“顯示錶”對話方塊上的“兩者都有”選項，在列表框中選擇需要的表或查詢。“表”選項卡中只列出了所有的表，“查詢”選項卡中只列出了所有的查詢，而選擇“兩者都有”就可以把資料庫中所有“表”和“查詢”物件都顯示出來，這樣有助於我們從選擇的表或查詢中選取新建查詢的欄位。
單擊所需要的表或查詢，然後單擊對話方塊上的“新增”按鈕，這個表的欄位列表就會出現在查詢視窗中。將“客戶訂單資料庫”中的“訂單資訊表”和“產品資訊表”都新增到查詢視窗中。新增完提供原始資料的表後，就可以把“顯示錶”視窗關閉，回到“查詢視窗”中準備建立“查詢”了。 “表/查詢顯示視窗”顯示查詢所用到的資料來源，包括表、查詢。視窗中的每個表或查詢都列出了它們的所有欄位，這樣一目瞭然，方便了我們選擇查詢欄位 示例查詢視窗則是用來顯示查詢中所用到的查詢欄位和查詢準則
現在我們就要往查詢設計表格中新增欄位了。所新增的欄位叫做“目標欄位”，向查詢表格中新增目標欄位有兩種方法：
如果在幾個表中都有同樣的欄位，要怎麼區分呢？當我們在查詢表格的第一格的下拉框中尋找對應目標欄位時，在欄位前面都有欄位所在的表格/查詢名，像“訂單資訊表.產品名稱”欄位就表示它是“訂單資訊表”中的“產品名稱”欄位。而不是別的表或查詢中的“產品名稱”欄位。這樣就不會混淆了
第二種方法更簡單，如果要新增“訂單資訊表”中的“訂貨單位”欄位，就先選中“訂單資訊表”這個表，然後在它的列表框中找到需要的欄位“訂貨單位”，將滑鼠移動到列表框中標有這個欄位的選項上，按住滑鼠左鍵，這時滑鼠游標變成一個長方塊，拖動滑鼠將長方塊拖到下方查詢表格中的一個空白列，放開滑鼠左鍵，這樣就完成了將“訂單資訊表”中的“訂貨單位”欄位新增到查詢表格中了
在“表/查詢”視窗中如果有很多物件時，這種方法就比第一種方法顯得方便多了
4.查詢的資料表檢視
將表切換到資料表檢視，就可以看到“查詢”結果了
查詢的資料表檢視看起來很像表，但它們之間還是有很多差別的
在查詢的資料表中雖然不能插入列，但是可以移動列，而且在查詢的資料表中也可以改變列寬和行高，還可以隱藏和凍結列
查詢只是告訴Access需要什麼樣的資料，而Access就會從表中查出這些資料的值，並將它們反映到查詢資料表中來罷了，也就是說這些值只是查詢的結果
我們剛才選擇目標欄位就是告訴Access需要哪些表、哪些欄位，而Access會把欄位中的資料列成一個表反饋給我們
在查詢中還可以運用各種表示式來對錶中的資料進行運算生成新的查詢欄位
5.彙總資料
現在的資料表還沒算出每份訂單所涉及的“銷售總金額”，我們可以在查詢中使用表示式來計算。先在查詢的設計視窗中新增一個目標欄位，就是查詢資料表中最後的“銷售總金額”欄位，因為這個欄位不在任何一個表中，所以必須手動將它輸入到查詢表格的一個空列中
在列的欄位行首先輸入“銷售金額”，然後輸入“:”（注意必須輸入英文模式下的“:”），接著輸入“[產品資訊表]![產品單價]*[訂單資訊表]![訂貨數量]”，現在再切換到查詢的資料表檢視看看結果，查詢新增了“銷售總金額”列，並且自動算出了每份訂單中涉及的金額
寫計算表示式的時候必須注意它的格式，首先是欄位名稱，接著是“:”然後是表示式的右邊部分，在用到本查詢中的目標欄位時，必須將欄位名用方括號括起來，在欄位名前面加上“[所用表的表名]!”符號來表示它是哪個表中的欄位
剛才說的都是一些簡單的計算，如果要對資料進行一些複雜的計算，要計算十幾個值，都這麼寫會很麻煩，而且如果要取某個值開方後的值，就寫不出了
為了完成更多更復雜的計算，Access提供了一個專用的“表示式生成器”，它的具體使用方法將在下一課裡講
6.儲存新建的查詢
該做的差不多都做完了，我們把新建的查詢儲存起來吧
在主選單上單擊“檔案”選單中的“儲存”命令，如果是第一次儲存這個查詢，在螢幕上就會彈出一個對話方塊，詢問如何命名這個查詢：7.利用簡單表查詢嚮導建立查詢
首先用滑鼠單擊資料庫視窗的新建按鈕，螢幕上彈出“新建查詢”視窗，在列表框中選擇“簡單查詢嚮導”，然後單擊“確定”按鈕。在出現的簡單查詢嚮導視窗上，選擇新建查詢中需要用到的欄位名稱。由於這些欄位可能在不同的表或查詢中，先要在表/查詢下拉框的下拉選單中選擇需要的表或查詢，這時在可用欄位列表框中的欄位就是所選擇的表或查詢中的全部可用欄位了。用滑鼠單擊選中需要的“欄位”，再單擊“向左移”或“向右移”按鈕就可以將這個選項作為新建查詢中的一個選定的欄位了。將所有需要的欄位都選定以後，單擊視窗上的下一步按鈕，在下一個視窗中為新建的查詢取名，並單擊“完成”按鈕，就可以建立一個新的查詢了
8.利用交叉表查詢嚮導建立查詢
ACCESS支援一種特殊型別的總計查詢，叫做交叉表查詢，利用該查詢，你可以在類似電子表格式中檢視計算值，要建立一個交叉表查詢，首先在資料庫視窗中單擊新建按鈕，並在彈出的視窗中單擊選中“交叉表查詢嚮導”，然後單擊確定按鈕，在出現的交叉表查詢嚮導視窗中第一步要求選擇含有交叉表的表或查詢的名稱，第二步要選擇在交叉表中哪些欄位的值用來做行標題，最多隻能選擇三個欄位，第三步要選擇在交叉表中那些欄位的值用來做列標題，第四步要選擇在表中的交叉點計算出什麼數值。第五步中需要為新建的查詢取名，並單擊完成按鈕，這樣一個交叉表查詢就完成了。
由於這個查詢比較特殊，而且對於初學者來說經常看不懂，我特把羅斯文資料庫中的相關例子單獨提出來以供參考。交叉表查詢.rar (83.03 KB) 9.使用查詢重複項查詢嚮導建立查詢
在Access中，可能需要對資料表中某些具有相同的值的記錄進行檢索、分類。利用系統提供的“查詢重複查詢嚮導”可以快速地完成一個“查詢重複項”查詢。首先在資料庫視窗中單擊“查詢”選項卡，然後單擊“新建”按鈕，在“新建查詢”對話方塊中，單擊“查詢重複查詢嚮導”，單擊“確定”按鈕。“查詢重複項查詢嚮導”的第一步與前面的兩種查詢嚮導一樣，根據需要選取查詢的物件，第二步選取設為重複值的欄位，系統會按照選取的欄位自動對資料表中的記錄進行檢索，按照設定的欄位分類檢索。第三步選擇另外查詢的欄位。其實，在此處選擇的查詢內容是使用者想了解的資訊，即有哪些記錄具有相同的內容。在最後一個嚮導對話方塊中輸入新建查詢的標題，或者接受系統提供的預設值，並且選擇生成查詢之後的操作，即可以選擇在“資料表”檢視中開啟查詢檢視資訊或在“設計”檢視中修改查詢設計。單擊“完成”按鈕結束查詢的建立 。