為了防止會計資料的丟失和損壞，會計資料的備份就成了一項非常重要的，必須經常進行的例行性基礎工作。 會計資料的備份一般可分為日備份和月備份。 日備份屬於安全性備份。 在實踐中日備份常用的一種備份方法是所謂“祖父——父親——兒子”方法。這種方法同時儲存三個更新的檔案，其中“兒子”檔案是最新狀態的，它是由當前業務檔案更新“父親”檔案產生的；同樣，“父親”檔案是當前業務檔案更新“祖父”檔案而生成的。這樣，如果“兒子”檔案被毀或發現有錯誤，可以採用前推法恢復當前檔案，即根據“父親”檔案和“父親”與“兒子”檔案間隔期間的業務檔案來重建“兒子”檔案。可以看出，這種方式下，備份檔案的儲存期間是備份週期的三倍。如果每天備份一次，那麼一套備份檔案只能儲存三天。 月備份的會計資料作為會計檔案資料儲存。 確保會計資料備份成功有幾個因素。 (1)必須使備份成為例行性的工作。許多計算機會計系統的管理員往往認為進行日備份沒有必要，這種觀點是非常錯誤的。這是目為計算機會計系統的資料很容易被有意或無意地破壞，如果沒有備份，會導致巨大損失 (2)需要把備份的會計資料扣管在安全可靠的地方。備份會計資料的磁碟、磁帶也會面臨失火、被盜等風險，因此，尋找一個安全的地方來儲存備份的磁碟、磁帶等是必要的。 (3)要不斷地為備份做好記錄。在開始備份前，準備一個可登記；個迴圈的記錄作為備份日誌，記錄備份執行的日期、備份裝置名、備份磁碟或磁帶的位置，並在日誌中籤上備份人員的姓名。會計資料的備份方法主要有： (1)使用計算機會計系統的備份功能進行備份 絕大部分的會計軟體都有會計資料的備份功能，利用會計軟體的資料備份功能可以將計算機硬碟上的憑證、科目、賬簿資料複製到軟盤或磁帶上予以儲存。 (2)軟盤全盤備份(即副本) 軟盤全盤備份是將已備份到軟盤上的會計資料再複製一份。 ①使用DISKCOPY命令進行軟盤備份。使用DISKCOPY命令可以備份含有隱含檔案的軟盤，並且備份之前，新盤可以不格式化，但它不能複製加密盤或有複製保護的軟盤，而且不能對硬碟使用該命令。另外，它複製的過程是按扇區進行的，所以，兩張盤是完全一樣的內容，因此，會導致引導病毒的傳染。 ②使用COPY命令進行軟盤備份。使用COPY命令不能複製隱含的會計資料檔案。所以，包含隱含會計資料的軟盤，要先解除隱含屬性，再複製，並且新盤先要格式化。COPY是按檔案一個一個複製到新盤上的，所以不會複製BOOT區的內容，即不會傳染引導型病毒。COPY命令也不能複製加密盤和複製保護的軟盤。 ③使用PCTOOLS、HD—COPY等軟體工具進行備份。 (3)硬碟備份 ①使用DOS系統的BACKUP命令。使用BACKUP命令可以將指定目錄下的所有資料檔案或一部分資料檔案備份到軟盤上，也可以將指定日期以後的資料檔案備份到軟盤上。用BACKUP命令進行備份時應注意：有些常駐記憶體程式與BACKUP相牴觸，當進行備份時，最好不要安裝常駐記憶體程式，在備份結束時，應檢查有沒有備份到備份盤上。 ②使用Windows95或Windows98中的備份工具。Windows95或Windows98提供了專門的備份工具，使用它可以很方便地完成硬碟的備份工作。備份時，可以選擇備份整個系統或所有的會計資料檔案，也可以備份部分會計資料檔案，在備份時，可以選擇是否要執行壓縮。磁碟上存放的會計資料很容易被破壞。 導致磁碟資訊被破壞的因素很多，按其破壞形式可分為物理性損壞和邏輯性損壞。 物理性損壞導致磁碟報廢，或部分介質不可用。 邏輯性損壞對儲存介質沒有破壞，只有儲存在其上的會計資料丟失。 為了降低計算機會計資訊失真的風險，當存放會計資料的磁碟出現物理性損壞或邏輯性損壞時應儘量採取措施恢復會計資料。 下面討論恢復的對策。 (1)磁碟物理性損壞的恢復 即使在非常好的環境下使用磁碟，也會因讀寫磨損造成物理性損壞，甚至導致整盤報廢。磁碟最容易磨損或劃傷的是磁軌，因為無論讀什麼檔案，均要讀取檔案分配表和根目錄區中的資訊。此外，則是磁碟資料區中的某一磁軌被劃傷磁碟。磁軌一旦物理性損壞，一般來說，儲存在其上的會計資料很難恢復。但有時也可用工具軟體NDD(NORTON DISKDOCTOR)修復軟盤0磁軌劃傷。 當對資料區中的檔案進行讀寫操作時，如果出現類似"GENERAI-FAILURE”、“SECTOR NOT FORND"、“UNRECVER—ABLE WRITE／READ DRROR ONDRIVE X TRACKXX，S1DESX"等這類提示資訊，則說明出現了格式化後新出現的壞扇區。如果需要保留全部的可以保留的資料，則可使用DOS命令RECOVER恢復含壞扇區的檔案。該命令可恢復文字檔案和資料檔案。 (2)磁碟邏輯性損壞的恢復 邏輯性損壞的特點是磁碟介質完好無損，只是所儲存的會計資料被破壞。會計數提被損壞可分為永久性和邏輯性的。所謂永久性損壞，則表明會計資料已造成原檔案永久性損壞。例如，同文件名覆蓋造成原檔案永久性損壞。所謂邏輯性損壞，則表明會計資料並沒有真正抹去，仍存在於磁性介質上，只是抹去了表示某一存在的指標。例如，使用DOS中DEL或REASE所刪除的檔案、檔案覆蓋、格式化、計算機病毒的破壞等。造成磁碟邏輯性損壞的常見原因有：檔案刪除、FAT表混亂、根目錄被刪除等。 ①防止磁碟上儲存的會計資料永久性損壞的措施 a．防止非法格式化。非法格式往往是由於誤用DOS的FORMAT命令引起的，所以，可以採用隱藏FDRMAT命令的方法來防止。 方法之一是在系統中不裝FORMAT命令。優點是隻要設有新的系統軟體的環境，就可防止格式化。 缺點是使用者進行磁碟格式化不方便，但也可以透過使用Windows95、Windows98、PCTOOLS等軟體來實現格式化的目的。 方法之二是既要保證使用方便，又要防止非法格式化。可透過把FORMAT、COM檔案更名為使用者自己知道的格式，一般命令格式輸入格式命令FORMAT時，則系統不執行，只有輸入更名後的命令時，才真正執行。 方法之三是建立一個FORMAT．BAT批處理檔案，把FORMAT．BAT更名隱藏，使得使用FORMAT．BAT命令只能對軟體進行格式化，不能對硬碟進行格式化。 B．防止磁碟會計資料檔案被刪除、修改、覆蓋。 方法之一是用DOS或Windows95把檔案設定為只讀。例如，用DOS的ATTRlB命令把所有DBS檔案設定為只讀，可用命令TTRIN+*．DBF設定為只讀屬性，是防止檔案無意被DOS命令刪除、更名或覆蓋的較好方法，然而設定為只讀的檔案可用PCTOOLS等工具軟體更名、刪除。 方法之二是透過對檔名和子目錄名的加密防止檔案被非法刪除。例如，使用不可識別的半個漢字作為子目錄名，但仍可用PCTOOLS更名來破譯。 ②磁碟上儲存的會計資料被損壞後的恢復 a．使用備份恢復。方法之一是利用會計軟體提供的恢復功能將備份的檔案恢復到硬碟上。方法之二是使用COPY命令恢復該備份的原檔案。例如，當硬碟中某一檔案被損壞時，則可以從備份軟盤把該檔案重新複製到硬碟中。方法之三是用RESTORE命令恢復用BACKUP備份的檔案。 b．使用RECOVER命令恢復根目錄區中的內容。當根目錄區受損時，則無法用DOS命令列出檔案目錄。一般情況下，由於FAT表有兩個一樣的備份，即使壞了一個FAT表，也可以使用另一FAT表。因此，當目錄無法列出，則可用RECOVER命令來恢復。例如，把待恢復的盤插入B驅動器，鍵人RECOVER B：，則在B盤根目錄中建立FLLEnnnn．REC這類檔案，對FLLEnnnn．REC這類檔案使用PCTOOLS進行檢查，使用RENAME命令把這些恢復檔案進行更名。 c．恢復被誤刪除的檔案。在使用者作了RORMAT或DELETE的錯誤操作時，只要及時運用UNFORMAT或UNDELETE命令就可能挽回錯誤，防止被誤格式化或被誤刪除所造成的會計資料丟失。隱含屬性，再複製，並且新盤先要格式化。COPY是按檔案一個一個複製到新盤上的，所以不會複製BOOT區的內容，即不會傳染引導型病毒。COPY命令也不能複製加密盤和複製保護的軟盤。 ③使用PCTOOLS、HD—COPY等軟體工具進行備份。 (3)硬碟備份 ①使用DOS系統的BACKUP命令。使用BACKUP命令可以將指定目錄下的所有資料檔案或一部分資料檔案備份到軟盤上，也可以將指定日期以後的資料檔案備份到軟盤上。用BACKUP命令進行備份時應注意：有些常駐記憶體程式與BACKUP相牴觸，當進行備份時，最好不要安裝常駐記憶體程式，在備份結束時，應檢查有沒有備份到備份盤上。 ②使用Windows95或Windows98中的備份工具。Windows95或Windows98提供了專門的備份工具，使用它可以很方便地完成硬碟的備份工作。備份時，可以選擇備份整個系統或所有的會計資料檔案，也可以備份部分會計資料檔案，在備份時，可以選擇是否要執行壓縮。
為了防止會計資料的丟失和損壞，會計資料的備份就成了一項非常重要的，必須經常進行的例行性基礎工作。 會計資料的備份一般可分為日備份和月備份。 日備份屬於安全性備份。 在實踐中日備份常用的一種備份方法是所謂“祖父——父親——兒子”方法。這種方法同時儲存三個更新的檔案，其中“兒子”檔案是最新狀態的，它是由當前業務檔案更新“父親”檔案產生的；同樣，“父親”檔案是當前業務檔案更新“祖父”檔案而生成的。這樣，如果“兒子”檔案被毀或發現有錯誤，可以採用前推法恢復當前檔案，即根據“父親”檔案和“父親”與“兒子”檔案間隔期間的業務檔案來重建“兒子”檔案。可以看出，這種方式下，備份檔案的儲存期間是備份週期的三倍。如果每天備份一次，那麼一套備份檔案只能儲存三天。 月備份的會計資料作為會計檔案資料儲存。 確保會計資料備份成功有幾個因素。 (1)必須使備份成為例行性的工作。許多計算機會計系統的管理員往往認為進行日備份沒有必要，這種觀點是非常錯誤的。這是目為計算機會計系統的資料很容易被有意或無意地破壞，如果沒有備份，會導致巨大損失 (2)需要把備份的會計資料扣管在安全可靠的地方。備份會計資料的磁碟、磁帶也會面臨失火、被盜等風險，因此，尋找一個安全的地方來儲存備份的磁碟、磁帶等是必要的。 (3)要不斷地為備份做好記錄。在開始備份前，準備一個可登記；個迴圈的記錄作為備份日誌，記錄備份執行的日期、備份裝置名、備份磁碟或磁帶的位置，並在日誌中籤上備份人員的姓名。會計資料的備份方法主要有： (1)使用計算機會計系統的備份功能進行備份 絕大部分的會計軟體都有會計資料的備份功能，利用會計軟體的資料備份功能可以將計算機硬碟上的憑證、科目、賬簿資料複製到軟盤或磁帶上予以儲存。 (2)軟盤全盤備份(即副本) 軟盤全盤備份是將已備份到軟盤上的會計資料再複製一份。 ①使用DISKCOPY命令進行軟盤備份。使用DISKCOPY命令可以備份含有隱含檔案的軟盤，並且備份之前，新盤可以不格式化，但它不能複製加密盤或有複製保護的軟盤，而且不能對硬碟使用該命令。另外，它複製的過程是按扇區進行的，所以，兩張盤是完全一樣的內容，因此，會導致引導病毒的傳染。 ②使用COPY命令進行軟盤備份。使用COPY命令不能複製隱含的會計資料檔案。所以，包含隱含會計資料的軟盤，要先解除隱含屬性，再複製，並且新盤先要格式化。COPY是按檔案一個一個複製到新盤上的，所以不會複製BOOT區的內容，即不會傳染引導型病毒。COPY命令也不能複製加密盤和複製保護的軟盤。 ③使用PCTOOLS、HD—COPY等軟體工具進行備份。 (3)硬碟備份 ①使用DOS系統的BACKUP命令。使用BACKUP命令可以將指定目錄下的所有資料檔案或一部分資料檔案備份到軟盤上，也可以將指定日期以後的資料檔案備份到軟盤上。用BACKUP命令進行備份時應注意：有些常駐記憶體程式與BACKUP相牴觸，當進行備份時，最好不要安裝常駐記憶體程式，在備份結束時，應檢查有沒有備份到備份盤上。 ②使用Windows95或Windows98中的備份工具。Windows95或Windows98提供了專門的備份工具，使用它可以很方便地完成硬碟的備份工作。備份時，可以選擇備份整個系統或所有的會計資料檔案，也可以備份部分會計資料檔案，在備份時，可以選擇是否要執行壓縮。磁碟上存放的會計資料很容易被破壞。 導致磁碟資訊被破壞的因素很多，按其破壞形式可分為物理性損壞和邏輯性損壞。 物理性損壞導致磁碟報廢，或部分介質不可用。 邏輯性損壞對儲存介質沒有破壞，只有儲存在其上的會計資料丟失。 為了降低計算機會計資訊失真的風險，當存放會計資料的磁碟出現物理性損壞或邏輯性損壞時應儘量採取措施恢復會計資料。 下面討論恢復的對策。 (1)磁碟物理性損壞的恢復 即使在非常好的環境下使用磁碟，也會因讀寫磨損造成物理性損壞，甚至導致整盤報廢。磁碟最容易磨損或劃傷的是磁軌，因為無論讀什麼檔案，均要讀取檔案分配表和根目錄區中的資訊。此外，則是磁碟資料區中的某一磁軌被劃傷磁碟。磁軌一旦物理性損壞，一般來說，儲存在其上的會計資料很難恢復。但有時也可用工具軟體NDD(NORTON DISKDOCTOR)修復軟盤0磁軌劃傷。 當對資料區中的檔案進行讀寫操作時，如果出現類似"GENERAI-FAILURE”、“SECTOR NOT FORND"、“UNRECVER—ABLE WRITE／READ DRROR ONDRIVE X TRACKXX，S1DESX"等這類提示資訊，則說明出現了格式化後新出現的壞扇區。如果需要保留全部的可以保留的資料，則可使用DOS命令RECOVER恢復含壞扇區的檔案。該命令可恢復文字檔案和資料檔案。 (2)磁碟邏輯性損壞的恢復 邏輯性損壞的特點是磁碟介質完好無損，只是所儲存的會計資料被破壞。會計數提被損壞可分為永久性和邏輯性的。所謂永久性損壞，則表明會計資料已造成原檔案永久性損壞。例如，同文件名覆蓋造成原檔案永久性損壞。所謂邏輯性損壞，則表明會計資料並沒有真正抹去，仍存在於磁性介質上，只是抹去了表示某一存在的指標。例如，使用DOS中DEL或REASE所刪除的檔案、檔案覆蓋、格式化、計算機病毒的破壞等。造成磁碟邏輯性損壞的常見原因有：檔案刪除、FAT表混亂、根目錄被刪除等。 ①防止磁碟上儲存的會計資料永久性損壞的措施 a．防止非法格式化。非法格式往往是由於誤用DOS的FORMAT命令引起的，所以，可以採用隱藏FDRMAT命令的方法來防止。 方法之一是在系統中不裝FORMAT命令。優點是隻要設有新的系統軟體的環境，就可防止格式化。 缺點是使用者進行磁碟格式化不方便，但也可以透過使用Windows95、Windows98、PCTOOLS等軟體來實現格式化的目的。 方法之二是既要保證使用方便，又要防止非法格式化。可透過把FORMAT、COM檔案更名為使用者自己知道的格式，一般命令格式輸入格式命令FORMAT時，則系統不執行，只有輸入更名後的命令時，才真正執行。 方法之三是建立一個FORMAT．BAT批處理檔案，把FORMAT．BAT更名隱藏，使得使用FORMAT．BAT命令只能對軟體進行格式化，不能對硬碟進行格式化。 B．防止磁碟會計資料檔案被刪除、修改、覆蓋。 方法之一是用DOS或Windows95把檔案設定為只讀。例如，用DOS的ATTRlB命令把所有DBS檔案設定為只讀，可用命令TTRIN+*．DBF設定為只讀屬性，是防止檔案無意被DOS命令刪除、更名或覆蓋的較好方法，然而設定為只讀的檔案可用PCTOOLS等工具軟體更名、刪除。 方法之二是透過對檔名和子目錄名的加密防止檔案被非法刪除。例如，使用不可識別的半個漢字作為子目錄名，但仍可用PCTOOLS更名來破譯。 ②磁碟上儲存的會計資料被損壞後的恢復 a．使用備份恢復。方法之一是利用會計軟體提供的恢復功能將備份的檔案恢復到硬碟上。方法之二是使用COPY命令恢復該備份的原檔案。例如，當硬碟中某一檔案被損壞時，則可以從備份軟盤把該檔案重新複製到硬碟中。方法之三是用RESTORE命令恢復用BACKUP備份的檔案。 b．使用RECOVER命令恢復根目錄區中的內容。當根目錄區受損時，則無法用DOS命令列出檔案目錄。一般情況下，由於FAT表有兩個一樣的備份，即使壞了一個FAT表，也可以使用另一FAT表。因此，當目錄無法列出，則可用RECOVER命令來恢復。例如，把待恢復的盤插入B驅動器，鍵人RECOVER B：，則在B盤根目錄中建立FLLEnnnn．REC這類檔案，對FLLEnnnn．REC這類檔案使用PCTOOLS進行檢查，使用RENAME命令把這些恢復檔案進行更名。 c．恢復被誤刪除的檔案。在使用者作了RORMAT或DELETE的錯誤操作時，只要及時運用UNFORMAT或UNDELETE命令就可能挽回錯誤，防止被誤格式化或被誤刪除所造成的會計資料丟失。隱含屬性，再複製，並且新盤先要格式化。COPY是按檔案一個一個複製到新盤上的，所以不會複製BOOT區的內容，即不會傳染引導型病毒。COPY命令也不能複製加密盤和複製保護的軟盤。 ③使用PCTOOLS、HD—COPY等軟體工具進行備份。 (3)硬碟備份 ①使用DOS系統的BACKUP命令。使用BACKUP命令可以將指定目錄下的所有資料檔案或一部分資料檔案備份到軟盤上，也可以將指定日期以後的資料檔案備份到軟盤上。用BACKUP命令進行備份時應注意：有些常駐記憶體程式與BACKUP相牴觸，當進行備份時，最好不要安裝常駐記憶體程式，在備份結束時，應檢查有沒有備份到備份盤上。 ②使用Windows95或Windows98中的備份工具。Windows95或Windows98提供了專門的備份工具，使用它可以很方便地完成硬碟的備份工作。備份時，可以選擇備份整個系統或所有的會計資料檔案，也可以備份部分會計資料檔案，在備份時，可以選擇是否要執行壓縮。