我從系統技術角度回答一下。

文件管理這個概念有點大。一般組織中所謂的文件管理系統分三大類，每一類都有其管理難點和重點。不好一概而論。

一類偏重電子檔案歸檔管理，一般叫做檔案管理，這一類側重檔案的建立儲存和銷燬，以及查詢利用。

一類偏重檔案的流程，一般叫做OA，就是公文檔案流轉，側重流程和安全。

一類偏重文件的共享和協同編輯，一般叫做線上文件管理系統。難點是協同編輯和版本維護。

以上三類系統都會包含文件管理，這裡的文件管理特指文件的上傳下載和目錄組織。這是相對獨立簡單的一個功能模組。

在這個狹義的文件管理中主要有以下技術難點和重點。

1、分級儲存和分散式儲存。為了快速存取和安全需求一般採用分級儲存或分散式儲存。

2、大檔案傳輸。一些組織的文件會比較大，比如設計公司設計檔案，醫療交通的影像檔案。需要支援斷點續傳。

3、文件顯示。需要支援多中格式的文件的線上檢視。

4、版本管理。能夠支援一個文件的多個版本的存取。

在這個新科技新理念日新月異時代，管理不僅要人為管理，更要系統管理:

1、人為管理:將每個部門重要的檔案按類裝訂造冊按日期封存。

2、系統管理:搭建公司內部檔案伺服器，各部門檔案分類建檔儲存，使用OA或者經驗管理系統分類儲存。

文件是每個企業都需要把控的重要核心內容，因為文件資料承載的是企業的發展記憶、經驗以及成果，很多時候，管理只是停留在個人或部門層面，這些重要的文件會因為員工的離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規範而出現遺失、損壞，更有被惡意擴散導致形成損失的可能。

一些企業已意識到這些問題，並找到各種文件管理解決方案，但是，他們往往把文件管理理解成檔案的備份和儲存，變成了一個額外的工作，且不說員工會牴觸，也沒有考慮到如何將文件管理與日常業務中的問題相結合，很多時候，往往難以達到理想的效果。所以，關於文件管理，會博通綜合知識管理系統主要注重以下兩個問題：

1、如何將文件管理融入到員工實際的工作中

企業文件管理，應該考慮到如何讓員工在潛移默化中，直接利用文件管理系統去建立文件，並可以支援文件建立的過程管理、形成成果文件後分門別類的管理，以及後續的再利用。

會博通為企業提供文件從建立、協作、歸檔到再利用的全生命週期管理，員工在文件建立之初就利用系統建立文件，並可啟動對文件的協同工作（如編輯、校對、變更、審批等），形成成果文件後，可把成果文件，以及形成成果文件的管理痕跡（協同痕跡），一併分類儲存到對應的文件分類中，從而在企業層面完成了文件的集中統一管理。

不管是合同、方案、報價、案例等等，各種型別的文件都可以採用以上的閉環管理模式，幫助企業透過文件鏈來管控供應鏈、業務鏈，將文件轉變為企業的核心競爭力！

2、企業怎樣有序化、規範化的管理文件

因為一般企業對於文件管理的誤區，只停留在文件的儲存與備份層面，但還是會出現查詢困難、借還不知去向、變更版本混亂、許可權不清導致惡意擴散等文件形成後的後續管理問題。會博通一直都在研究使用者在文件管理方面的痛點，認為以下幾個功能是其中的關鍵：

l 分類與屬性的自定義

每個企業對於文件的使用場景都是不一樣的，所以導致有多種分類方法，有些企業以部門為單位分類，有些企業以文件型別來分類，並且，文件管理的規範性在於，可以對文件資料標註能定義其性質的屬性，如發證機關、有效期等證照屬性；合同金額、甲乙丙方等合同屬性，會博通提供的分類與屬性的自定義功能，可滿足企業管理不同型別、不同性質文件內容的需求。

l 管理許可權

要避免核心文件資料的惡意擴散，就需要確定員工許可權的邊界，文件應該按照其重要性定義不同的密級，會博通的授權體系是針對具體使用者或組織實現的，可授予該使用者/組織在某一文件分類中可訪問文件的密級，以及對這些文件資料的使用許可權，包括：條目（元資料）閱讀、內容閱讀以及增、刪、改等，並可對本人和他人建立的檔案進行區別授權。

l 搜尋平臺

搜尋平臺是現下最為便捷的查詢方法，會博通搜尋平臺支援關鍵字、組合搜尋條件或者是二次搜尋，搜尋結果受許可權控制，幫助使用者更快、更精準地找到所需要的文件資料。

l 標準化借、還管理

各個分支機構、下屬公司或部門，眾多文件使用人員，文件的在庫情況，借出了在誰手上，借閱歸還的情況如何，如果單單依靠人工管理，時間一長就不知去向。因此，企業應該按實際管理規定，按密級匹配製定借閱、借用、影印的標準化流程。

l 版本管理與變更

文件的變更應該採用標準化的管理流程實現，啟動變更流程後，在變更未審定之前，該條資訊不再容許修改和下載，只保留閱讀許可權。並且，變更一旦審批透過之後，新版本應該替換老版本，而老版本則存放在歷史版本中，以便於追溯。而變更、過期處理等這些與文件維護、文件內容有關的工作安排，可以設定週期性的提醒事項，避免出現過期不得而知等問題。

總之，沒有最好的管理軟體，只有最適合的管理軟體，軟體是管理行為的輔助工具，是需要配合企業管理制度共同實現的，在一定程度上也代表著管理者的管理思維以及管理理念。

會博通文件管理系統幫助企業搭建適合企業的文件管理體系，在這一過程中，透過建立全新的文件管理系統，讓企業員工充分有效地利用企業內部文件的價值，從而促進企業的文件管理走向系統化、科學化、規範化，提升企業綜合競爭力。

朗坤專案文件管理系統，透過不斷積累工程專案管理知識與經驗，為企業構建一體化知識管理系統。系統依據行業標準，規範文件結構，靈活制定文件分類。同時，定位每一位使用者對於文件的使用許可權，授權各級使用者只能對許可權內的文件進行操作，保證了資料的應用安全。平臺加強語音識別功能，可透過快速檢索查找出業務資訊，並自動提醒並推送關聯資料，實現文件的有效應用。專案竣工後以數字化移交，實現承包商與業主的順利交接。此外，系統為同類型專案建設積累知識和文件，形成的知識庫可用於新專案的複用，極大的縮短了新專案的準備時間，提升了新專案的成功機率，從而達到不斷提升工程整體專案管理水平的目的。

依據行業標準，可按照管理類別、文件類別、責任單位、檔案分類體系進行分類歸檔

透過語音識別功能快速檢索查詢業務資訊，同時介面自動提醒並推送關聯資料，節約90%的檔案傳遞和查詢時間

嚴謹的許可權體系，授權各級使用者只能對許可權內的文件進行操作，提供共享、瀏覽、下載、列印等20多項許可權控制

全面的日誌審計，檔案的任何操作都可追溯

支援iOS、Android移動平臺

隨時隨地，簡單便捷，提升國內外移動辦公最佳體驗

海量儲存，集中管理企業所有的檔案類知識資產

使用者參考以往專案知識體系，實現知識複用，從而大大減少新專案準備時間

專案竣工，完整高效移交所有專案相關文件，保證與專案後期運營和維護所需資料的無縫對接

朗坤專案文件管理系統，實現對工程專案文件的全生命週期管理。

加強設計檔案管理，控制工程風險

透過設計檔案登記、分發、跟蹤、升版等管理的科學性、合理性，提高工程專案設計質量及工作效率，保證施工順利進行。

全維度，完整專業的文件結構體系

依據行業標準，規範文件結構，靈活制定文件分類，可按照管理類別、文件類別、責任單位、檔案分類體系進行分檔歸類。

實現文件靈活應用，發揮文件價值

業務執行過程中，自動引用業務標準檔案及文件模板，快速、自動為業務執行提供知識指導、參考、模板工具，提升工作效率和工作質量。

文件資料自動歸集，實現工程建設經驗積累增值

將業務流程節點產生的文件資料、業務程式文件附件按照目錄體系和儲存設定，實現自動歸檔；實現專案過程文件收齊和集中管理，為同類型專案建設積累知識和文件，形成知識庫，為知識複用提供強有力支撐。

數字化移交，實現基建生產無縫對接

透過物理工廠與數字工廠雙移交，實現基建階段資料與執行階段實時資料有效整合。

集中管控，提升專案群管控能力

以集約化、集中管控思想構建專案管理體系，從全域性角度構建統一國內外專案建設標準、知識體系，實現專案知識快速複用，以專案群協同最佳化資源配置，提升海內外專案群管控能力。

朗坤專案文件管理系統，

智慧、高效、協同，

助您的專案降本增效，卓越運營。