商務談判中的秘書工作
一商務談判中秘書角色的把握
1商務談判中的秘書角色商務談判中的秘書要把握自身的角色，必須樹立兩種意識：
一是輔助意識，即認識到自己始終是一名秘書，是上司的參謀和助手；
二是創造意識，即在領會上司意圖的基礎上，勇於進取，大膽創新，在談判中發揮積極性和創造性。
2商務談判中的秘書素質商務談判是一項非常複雜的智力活動，作為輔助的秘書人員還必須努力提高自身的素質，既要通曉談判的業務知識，具備基本的業務才幹，還要特別注重提高思想品行素質、心理素質、語言素質、交往素質等。二做好商務談判的輔助工作秘書在談判中發揮十分重要的作用，具體體現在：
1商務談判準備階段的工作
（1）收集資訊，瞭解情況。在談判前，要廣泛收集談判對手的資訊，詳細瞭解對手的意圖和打算，以便制定對策。·談判對手的基本情況。瞭解對方的法人資格、資信狀況、法定地址、本人身份和經營範圍，外商還必須出示法人資格、本人身份證明，以及經銀行認可的資信證明。這些作為談判的基礎性資料，秘書都應該事先掌握。·談判對手的經營情況及歷史沿革。瞭解對方的資產狀況、經營狀況、盈利狀況、在行... 商務談判中的秘書工作
（1）收集資訊，瞭解情況。在談判前，要廣泛收集談判對手的資訊，詳細瞭解對手的意圖和打算，以便制定對策。·談判對手的基本情況。瞭解對方的法人資格、資信狀況、法定地址、本人身份和經營範圍，外商還必須出示法人資格、本人身份證明，以及經銀行認可的資信證明。這些作為談判的基礎性資料，秘書都應該事先掌握。·談判對手的經營情況及歷史沿革。瞭解對方的資產狀況、經營狀況、盈利狀況、在行業中的地位等。·談判對手中主談判的情況。瞭解其年齡、學歷、經歷、個性愛好、家庭成員、價值觀念、風俗習慣等。·談判對手的意圖和打算。瞭解談判對手對這次談判的準備工作，主要意圖，基本目標，最高、最低的標準，退讓的幅度等。秘書將這些收集到的資料分類整理，提供上司參考，以做到知己知彼，不打無準備之戰。
（2）參與制定商務談判計劃。·確定談判目標。包括必須達到的目標、可以接受的目標、最高目標三個層次。這為談判人員明確了方向和“度”。·設計談判議程。這是影響談判效率的重要一環。議事日程的安排要同談判的發展過程緊密相連，根據談判的不同階段在時間上作出不同的安排。可以先難後易，即由重要問題談起，也可先易後難。總之，設計談判議程要兼顧雙方的利益和習慣，留有餘地。·確定談判人員。選擇適當的人員來組成談判班子是成功的關鍵。一般應有專業人員、商務人員、法律人員和管理人員，視需要還可配備記錄人員和翻譯人員。·確定談判時間。是指確定談判在何時舉行，為期多久。若是一系列的、需要分階段進行的談判，還應對各階段的談判時間作出安排。談判時間的安排要充分考慮：談判的準備情況，談判人員的身體情況和情緒狀況，談判的時機，談判對方的情況。尤其要尊重對方，在充分徵求對方意見的基礎上，選擇雙方都能接受的時間進行安排。·確定談判地點。最好選擇在本方熟悉的環境談判。當然，最後的確定還是要以雙方都能接受的地點進行。
（3）參與設計談判方案。·精心設計談判方案。參加任何一次談判，都必須事先精心設計出若干個談判方案和談判策略，以供備選。設計方案時應注意以下幾點：一是要預測對方的方案，並提出應對的方案；二是堅持互惠互利的原則，使方案切實可行；三是談判過程中要吸收對方的意見，及時調整
修改方案。·嚴格注意保密。談判方案制定出來後，全體談判人員要諳熟方案內容，同時要嚴格注意做好保密工作，防止外洩。秘書作為參與談判方案的設計人員，又擔任著方案的起草、列印、保管、下發的工作，更要嚴格保密，安全防範。
2商務談判過程階段的工作
（1）做好會務工作。一是將確定下來的談判名單、時間、地點及時通知談判對方，以便對方早作安排，有些重要安排可由秘書事先進行預備性的磋商；二是做好談判場所的佈置及座位安排，涉外談判還要雙方的國旗，完好的擴音裝置、通訊、傳真、影印裝置以及必要的文具事先都應除錯準備好，以備急用；三是將談判所需的資料準備妥當，按照談判雙方所需的份數列印裝訂成冊，及時發到談判人員手中；四是安排好各種儀式，包括談判開始儀式、致辭、贈禮、及簽約儀式的程式安排。
（2）做好談判記錄。秘書要做好談判的專門記錄，填寫情況彙報表，以供會後研究，調整謀略。談判記錄還可作為向上司請示的材料和草擬協議的原始材料。秘書在做完每次談判記錄後都要與談判班子核對。使用計算機速錄技術能使記錄又快有準確。
（3）做好翻譯工作。
（4）擬定初步協議。談判成功後，要形成協議，作為日後合作的依據。協議由秘書起草，起草時要做到協議條款符合法律法規，措辭明確，不能有歧義。
（5）正式簽訂合同。協議經雙方修改、認可後，就成為正式書面協議（合同書）。經雙方簽字，並經公證處公證，才正式生效，成為約束雙方的正式法律性檔案，雙方保管。秘書要安排好籤約儀式和程式及慶賀的場面，使簽約順利進行。
3商務談判結束階段的工作
（1）收回相關檔案資料，並進行整理和存檔
（2）上報整理後的材料
（3）做好有關財務專案的報銷
（4）協助總結談判的經驗教訓。
三瞭解各地商人特點，積累談判技巧·美國：在美國，多掙錢不僅是一個人經濟地位的標誌，且是他社會地位的標誌。美華人的這種商業關，起源於新教倫理道德觀對美利堅民族價值觀的影響。新教教義認為，上帝創世時就把人分為“選民”與“棄民”，其中富人是上帝的“選民”，窮人是“棄民”。因為“貧窮是懶惰造成的”。基於這一特點，與美華人做生意要講求實效，賺錢第一。
（1大膽言利，把賺錢放到第一位，獲取最大利潤。
（2表現一下自己賺錢的能力，可以獲得美國商人的敬重
（3少講人情基於美華人好大的企業，做大的買賣，與其談判時，強調自己的產品銷量大，遍及全世界，他們會更感興趣。禁忌：忌過分謙虛；忌詢問年齡、個人收入、政治傾向；忌吃動物爪趾和內臟、蒜；忌13、星期五、蝙蝠·加拿大：如果客戶是英國移民後裔，那麼從商談開始到決定價格這段時間會相當艱苦，一旦簽訂合約，他們一般都會照合約辦事。如果談判對手是法國移民後裔，事情恰恰相反。他們雖然和藹可親，易接近，但簽約後卻不太重合同、守信用。與加拿大人談判時應注意：
（1切忌把加拿大和美國做比較，尤其拿美國優越方面與其相比
（2忌問私事
（3忌說：“你長胖了！”
（4忌百合花。·日本：許多商人認為，與日本人做生意最大的困難，就是談判中通行的國際慣例，在日本人身上很難適用。他們善於隨機應變、花招迭出，他們的談判方式有：
1）日本人喜歡投石問路。在正式談判前，他們會舉行一種帶有社交性質的聚會，以探討對方意圖、個性、可靠度。日本人會毫不經意地問這問那
2）拖延戰術。日本人經常導演這樣一種局面，即成交不成交往往在談判結束前不久敲定。為此，他們往往千方百計地探聽對方的行期和日程安排。
3）虛假的巨大犧牲，是日本人常做出的。
4）以多勝少。日本人強調集體主義，所謂“一個日本人像條蟲，十個日本人像條龍”
5）日本人不喜歡硬性、快速的推銷式談判。日本商人討厭進攻性的滔滔不絕的講話，他們注重鎮靜、自信、優雅和耐心。
6）就是做過你的工作。在會前詳細調查、會談中反覆權衡，即使在達成協議後，也會索取大量情況介紹、研究調查報告、圖表等。“資訊就是力量”。
為此，與日本人進行商務談判，要做到：
（1尋找引薦途徑。赴日本談判，一開始不要急著直接與商業夥伴聯絡，應花點時間尋找適當的引薦途徑，如日本政府駐海外辦事處或一些貿易機構。
（2必須全權委託負責談判的代表，日方的代表都是具有決策權的，如他們發現我方不能直接拍板，會覺得不可思議和難以適應。
（3不宜以一人舌戰群儒。他們討厭個人主義和以自我為中心的人，在談判中切不可將自己扮演成“孤膽英雄”。應率團，至少等同於對方的人數。不然日方會懷疑你的能力及代表性。（4切忌急於求成。日本人樂意慢慢協商；人多意見雜，內部統一須長時間；民族特性對外存戒心。
（5語氣盡量平和委婉，直接說不，會使對方難堪。
在此只將這幾個為例作介紹，平時要了解各地商人性格特徵，經商作風，採取相應的對策和談判技巧。
商務談判中的秘書工作
一商務談判中秘書角色的把握
1商務談判中的秘書角色商務談判中的秘書要把握自身的角色，必須樹立兩種意識：
一是輔助意識，即認識到自己始終是一名秘書，是上司的參謀和助手；
二是創造意識，即在領會上司意圖的基礎上，勇於進取，大膽創新，在談判中發揮積極性和創造性。
2商務談判中的秘書素質商務談判是一項非常複雜的智力活動，作為輔助的秘書人員還必須努力提高自身的素質，既要通曉談判的業務知識，具備基本的業務才幹，還要特別注重提高思想品行素質、心理素質、語言素質、交往素質等。二做好商務談判的輔助工作秘書在談判中發揮十分重要的作用，具體體現在：
1商務談判準備階段的工作
（1）收集資訊，瞭解情況。在談判前，要廣泛收集談判對手的資訊，詳細瞭解對手的意圖和打算，以便制定對策。·談判對手的基本情況。瞭解對方的法人資格、資信狀況、法定地址、本人身份和經營範圍，外商還必須出示法人資格、本人身份證明，以及經銀行認可的資信證明。這些作為談判的基礎性資料，秘書都應該事先掌握。·談判對手的經營情況及歷史沿革。瞭解對方的資產狀況、經營狀況、盈利狀況、在行... 商務談判中的秘書工作
一商務談判中秘書角色的把握
1商務談判中的秘書角色商務談判中的秘書要把握自身的角色，必須樹立兩種意識：
一是輔助意識，即認識到自己始終是一名秘書，是上司的參謀和助手；
二是創造意識，即在領會上司意圖的基礎上，勇於進取，大膽創新，在談判中發揮積極性和創造性。
2商務談判中的秘書素質商務談判是一項非常複雜的智力活動，作為輔助的秘書人員還必須努力提高自身的素質，既要通曉談判的業務知識，具備基本的業務才幹，還要特別注重提高思想品行素質、心理素質、語言素質、交往素質等。二做好商務談判的輔助工作秘書在談判中發揮十分重要的作用，具體體現在：
1商務談判準備階段的工作
（1）收集資訊，瞭解情況。在談判前，要廣泛收集談判對手的資訊，詳細瞭解對手的意圖和打算，以便制定對策。·談判對手的基本情況。瞭解對方的法人資格、資信狀況、法定地址、本人身份和經營範圍，外商還必須出示法人資格、本人身份證明，以及經銀行認可的資信證明。這些作為談判的基礎性資料，秘書都應該事先掌握。·談判對手的經營情況及歷史沿革。瞭解對方的資產狀況、經營狀況、盈利狀況、在行業中的地位等。·談判對手中主談判的情況。瞭解其年齡、學歷、經歷、個性愛好、家庭成員、價值觀念、風俗習慣等。·談判對手的意圖和打算。瞭解談判對手對這次談判的準備工作，主要意圖，基本目標，最高、最低的標準，退讓的幅度等。秘書將這些收集到的資料分類整理，提供上司參考，以做到知己知彼，不打無準備之戰。
（2）參與制定商務談判計劃。·確定談判目標。包括必須達到的目標、可以接受的目標、最高目標三個層次。這為談判人員明確了方向和“度”。·設計談判議程。這是影響談判效率的重要一環。議事日程的安排要同談判的發展過程緊密相連，根據談判的不同階段在時間上作出不同的安排。可以先難後易，即由重要問題談起，也可先易後難。總之，設計談判議程要兼顧雙方的利益和習慣，留有餘地。·確定談判人員。選擇適當的人員來組成談判班子是成功的關鍵。一般應有專業人員、商務人員、法律人員和管理人員，視需要還可配備記錄人員和翻譯人員。·確定談判時間。是指確定談判在何時舉行，為期多久。若是一系列的、需要分階段進行的談判，還應對各階段的談判時間作出安排。談判時間的安排要充分考慮：談判的準備情況，談判人員的身體情況和情緒狀況，談判的時機，談判對方的情況。尤其要尊重對方，在充分徵求對方意見的基礎上，選擇雙方都能接受的時間進行安排。·確定談判地點。最好選擇在本方熟悉的環境談判。當然，最後的確定還是要以雙方都能接受的地點進行。
（3）參與設計談判方案。·精心設計談判方案。參加任何一次談判，都必須事先精心設計出若干個談判方案和談判策略，以供備選。設計方案時應注意以下幾點：一是要預測對方的方案，並提出應對的方案；二是堅持互惠互利的原則，使方案切實可行；三是談判過程中要吸收對方的意見，及時調整
修改方案。·嚴格注意保密。談判方案制定出來後，全體談判人員要諳熟方案內容，同時要嚴格注意做好保密工作，防止外洩。秘書作為參與談判方案的設計人員，又擔任著方案的起草、列印、保管、下發的工作，更要嚴格保密，安全防範。
2商務談判過程階段的工作
（1）做好會務工作。一是將確定下來的談判名單、時間、地點及時通知談判對方，以便對方早作安排，有些重要安排可由秘書事先進行預備性的磋商；二是做好談判場所的佈置及座位安排，涉外談判還要雙方的國旗，完好的擴音裝置、通訊、傳真、影印裝置以及必要的文具事先都應除錯準備好，以備急用；三是將談判所需的資料準備妥當，按照談判雙方所需的份數列印裝訂成冊，及時發到談判人員手中；四是安排好各種儀式，包括談判開始儀式、致辭、贈禮、及簽約儀式的程式安排。
（2）做好談判記錄。秘書要做好談判的專門記錄，填寫情況彙報表，以供會後研究，調整謀略。談判記錄還可作為向上司請示的材料和草擬協議的原始材料。秘書在做完每次談判記錄後都要與談判班子核對。使用計算機速錄技術能使記錄又快有準確。
（3）做好翻譯工作。
（4）擬定初步協議。談判成功後，要形成協議，作為日後合作的依據。協議由秘書起草，起草時要做到協議條款符合法律法規，措辭明確，不能有歧義。
（5）正式簽訂合同。協議經雙方修改、認可後，就成為正式書面協議（合同書）。經雙方簽字，並經公證處公證，才正式生效，成為約束雙方的正式法律性檔案，雙方保管。秘書要安排好籤約儀式和程式及慶賀的場面，使簽約順利進行。
3商務談判結束階段的工作
（1）收回相關檔案資料，並進行整理和存檔
（2）上報整理後的材料
（3）做好有關財務專案的報銷
（4）協助總結談判的經驗教訓。
三瞭解各地商人特點，積累談判技巧·美國：在美國，多掙錢不僅是一個人經濟地位的標誌，且是他社會地位的標誌。美華人的這種商業關，起源於新教倫理道德觀對美利堅民族價值觀的影響。新教教義認為，上帝創世時就把人分為“選民”與“棄民”，其中富人是上帝的“選民”，窮人是“棄民”。因為“貧窮是懶惰造成的”。基於這一特點，與美華人做生意要講求實效，賺錢第一。
（1大膽言利，把賺錢放到第一位，獲取最大利潤。
（2表現一下自己賺錢的能力，可以獲得美國商人的敬重
（3少講人情基於美華人好大的企業，做大的買賣，與其談判時，強調自己的產品銷量大，遍及全世界，他們會更感興趣。禁忌：忌過分謙虛；忌詢問年齡、個人收入、政治傾向；忌吃動物爪趾和內臟、蒜；忌13、星期五、蝙蝠·加拿大：如果客戶是英國移民後裔，那麼從商談開始到決定價格這段時間會相當艱苦，一旦簽訂合約，他們一般都會照合約辦事。如果談判對手是法國移民後裔，事情恰恰相反。他們雖然和藹可親，易接近，但簽約後卻不太重合同、守信用。與加拿大人談判時應注意：
（1切忌把加拿大和美國做比較，尤其拿美國優越方面與其相比
（2忌問私事
（3忌說：“你長胖了！”
（4忌百合花。·日本：許多商人認為，與日本人做生意最大的困難，就是談判中通行的國際慣例，在日本人身上很難適用。他們善於隨機應變、花招迭出，他們的談判方式有：
1）日本人喜歡投石問路。在正式談判前，他們會舉行一種帶有社交性質的聚會，以探討對方意圖、個性、可靠度。日本人會毫不經意地問這問那
2）拖延戰術。日本人經常導演這樣一種局面，即成交不成交往往在談判結束前不久敲定。為此，他們往往千方百計地探聽對方的行期和日程安排。
3）虛假的巨大犧牲，是日本人常做出的。
4）以多勝少。日本人強調集體主義，所謂“一個日本人像條蟲，十個日本人像條龍”
5）日本人不喜歡硬性、快速的推銷式談判。日本商人討厭進攻性的滔滔不絕的講話，他們注重鎮靜、自信、優雅和耐心。
6）就是做過你的工作。在會前詳細調查、會談中反覆權衡，即使在達成協議後，也會索取大量情況介紹、研究調查報告、圖表等。“資訊就是力量”。
為此，與日本人進行商務談判，要做到：
（1尋找引薦途徑。赴日本談判，一開始不要急著直接與商業夥伴聯絡，應花點時間尋找適當的引薦途徑，如日本政府駐海外辦事處或一些貿易機構。
（2必須全權委託負責談判的代表，日方的代表都是具有決策權的，如他們發現我方不能直接拍板，會覺得不可思議和難以適應。
（3不宜以一人舌戰群儒。他們討厭個人主義和以自我為中心的人，在談判中切不可將自己扮演成“孤膽英雄”。應率團，至少等同於對方的人數。不然日方會懷疑你的能力及代表性。（4切忌急於求成。日本人樂意慢慢協商；人多意見雜，內部統一須長時間；民族特性對外存戒心。
（5語氣盡量平和委婉，直接說不，會使對方難堪。
在此只將這幾個為例作介紹，平時要了解各地商人性格特徵，經商作風，採取相應的對策和談判技巧。