為了保證記賬的正確，首先要明確所發生的經濟業務應記賬戶的名稱（即應記入哪些賬戶）、方向（即應記入每個賬戶的借方還是貸方）和金額（即應記入每個賬戶借方或貸方的金額是多少），這樣才能正確地將經濟業務的發生所引起的會計要素的分類專案的增減變化登記到對應的賬戶中。這種標明經濟業務應記賬戶的名稱、方向和金額的記錄就叫會計分錄。

設定賬戶的目的或作用就是為了連續、系統、完整地記錄、核算因企業經濟業務的發生所引起的會計要素金額的增減變化情況的。要記錄、核算會計要素金額的增減變化情況，就必須為賬戶設定記錄、核算所需要的欄目。因為經濟業務的發生引起會計要素金額的變化只有增加和減少兩種情況，所以會計賬戶中就需要設定記錄會計要素金額增加的欄目和記錄會計要素金額減少的欄目，還要設定記錄會計要素增加或減少以後其變化結果的“餘額”欄目，這就是賬戶的基本結構或稱基本欄目。

在借貸記賬法下，所有賬戶的基本結構都是“借方”、“貸方”和“餘額”三個欄目。那麼，究竟是“借方”表示（記錄）增加、“貸方”表示（記錄）減少呢，還是“貸方”表示（記錄）增加、“借方”表示（記錄）減少呢？

為此，人們習慣上規定：對於資產類賬戶和費用類賬戶，“借”表示增加，也叫“借方”表示增加，也就是當資產、費用增加時，記入對應賬戶的“借方”；“貸”表示減少或結轉，也叫“貸方”表示減少或結轉，也就是當資產減少或費用結轉時，記入對應賬戶的“貸方”（因為資產類賬戶和費用類賬戶都屬於反映資金運用的賬戶，所以，這兩類賬戶的結構是相同的）。

對於負債類賬戶、所有者權益類賬戶和收入類賬戶，“貸”表示增加，也叫“貸方”表示增加，也就是當負債、所有者權益、收入增加時，記入對應賬戶的“貸方”；“借”表示減少或結轉，也叫“借方”表示減少或結轉，也就是當負債、所有者權益減少或收入結轉時，記入對應賬戶的“借方”（因為負債類賬戶、所有者權益類賬戶和費用類賬戶都屬於反映資金來源的賬戶，所以，這三類賬戶的結構是相同的）。

如何做會計分錄呢，也就是如何分清每一個經濟業務應該記入哪些賬戶的借方和哪些賬戶的貸方呢？第一，首先會計人員要根據取得的原始憑證對發生的經濟業務內容進行分析，弄清楚這些經濟業務引起哪些會計要素金額髮生增減變動，以確定該經濟業務應記入哪些賬戶；第二，確定所涉及的這些賬戶分別屬於哪類賬戶（即屬於資產類賬戶還是屬於負債類賬戶或資本類賬戶，還是屬於費用類賬戶或收入類賬戶？要完成第一和第二這兩步，初學者就必須做到熟悉常見業務所涉及的賬戶（即常用賬戶），不但要熟悉每個常用賬戶屬於哪個類別，還要熟悉其核算內容及結構）；第三，再按照上面所說的借貸記賬法的“規定”，確定該業務應記入哪個（哪些）賬戶的借方、哪個（哪些）賬戶的貸方以及各賬戶借方或貸方應記的金額；第四，檢查分錄中借方金額合計、貸方金額合計是否相等（根據借貸記賬法的記賬規則，分錄中借方金額合計、貸方金額合計應該相等）。

對於初學者來說，最好的方法就是利用綜合會計等式：

資產+費用=負債+所有者權益+收入

來記住上面的規定。即對於等式左邊的資產、費用，“借”表示增加，“貸”表示減少或結轉；

對於等式右邊的負債、所有者權益和收入，則規定相反，“貸”表示增加，“借”表示減少或結轉。

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