檔案科檔案歸檔流程

一、立卷分工

（一）學院實行由檔案材料形成或文書處理部門及課題組立卷歸檔制度，各歸檔檔案整理單位應做好檔案材料的形成積累、整理組卷和歸檔移交工作。

（二）凡是學院在黨群、行政、教學、科研、產品生產與科技開發、基建、儀器裝置、出版、外事和財會等各類管理活動中直接形成的具有儲存價值的文字、圖表、聲像載體材料和實物均屬應歸檔的檔案。由各歸檔檔案整理單位按職能分工歸口立卷。

（三）歸檔涉及多個單位(歸檔檔案整理單位,下同)的大類，需要兩個以上單位共同辦理的檔案，由主辦單位負責歸檔，其他單位應將整理好的檔案材料向他們集中，非主辦單位不移交歸檔。

二、形成積累

（一）各歸檔檔案整理單位根據歷年檔案材料的形成規律和當年的工作計劃，預計新年度可能產生的新內容，參照《各類檔案歸檔範圍和保管期限表》各機構對應表，預先編制案卷類目。

（二）各歸檔檔案整理單位要將平時辦理完畢的檔案，隨時按照案卷類目分別歸卷。

三、歸檔的原則、內容和不歸檔範圍

各歸檔檔案整理單位平時按以下歸檔的原則、主要內容、重點和範圍，收集檔案材料。

（一）歸檔原則：歸檔的檔案材料必須對學院、社會有史料和研究價值，具有參考或憑證作用。能夠反映學院各部門職能活動的全過程，保證完整、準確、系統。必須遵循其自然形成規律，保持檔案的原貌，保持彼此間的有機聯絡和成套性特點。

（二）歸檔的主要內容見河南師範大學新聯學院檔案實體分類辦法（修改版）

（三）歸檔的重點是本院形成的不同載體、不同形式的檔案材料及上級針對本院的指令性、指導性檔案和需要學院承辦的檔案材料。

（四）不歸檔檔案材料的範圍：

1、上級機關普發的供參閱、不需辦理的檔案；

2、上級機關下發供工作參考的抄件；

3、未定稿的檔案（包括上級機關的徵求意見稿）；

4、未按科研管理程式列入計劃、未經鑑定和不計工作量的個人專案；

5、未定型正式施工前的草圖、藍圖、工時定額；

6、未生效的合同、協議書、單據；

7、重份檔案

8、儀器裝置廣告、宣傳材料、定貨會、展銷會宣傳品。

9、不用的稿件，非定稿的稿件；

10、無查考價值的事務性、臨時性檔案；

12、未按管理程式列入計劃、未經鑑定和不計工作量的個人專案；

13、從正式檔案上摘錄的供工作參考的非證明材料；

14、學院內部互相抄送的檔案材料，不應履行公文的行文、介紹信等；

15、為參考目的從各方面收集的檔案材料；

16、非隸屬機關抄送的不需要辦理的檔案材料；

以上不歸檔材料如認為必要，也可有選擇地作資料暫存。

四、歸檔立卷方法

（一）歸檔的檔案以每份檔案單獨計算為一件。請示與批覆，來文與覆文，原件與複製件，轉發文與被轉發文,正本、定稿和歷次修改稿，正件與附件按一件計算（附件的種類包括文字材料、附圖冊、附表冊和聲像材料等）；各種報表、名冊、圖冊、書刊等，一冊（本）為一件；藍圖、底圖以一組有機聯絡的圖紙為一件；檔案處理籤與被處理文字合為一體；“修改申請表”與修改檔案、原文組合為一件。

（二）歸檔立卷組合

先將檔案按其形成或針對的年度分開，再將檔案按其內容所反映的問題、事物分開，最後將檔案按規定的保管期限分開。

1、分年度：

一般檔案歸入檔案形成年度；

請示與批覆，歸入批覆年度；

規劃、計劃歸入檔案內容針對的第一個年度；

總結、報告歸入檔案內容針對的最後一個年度；

預決算、統計報表等，歸入檔案落款日期所屬年度；

會議檔案歸入會議閉幕的年度；

法規性檔案歸入公佈和批准年度；

按學年處理的檔案歸入專門年度；

回顧、紀念性檔案歸入定稿或發表年度；

沒有時間的檔案歸入考證、推斷年度；

多份個人檔案裝訂在一起的（要標明起止時間）歸入起始年度；正文與定稿、歷次修改稿，來文與覆文，請示與批覆歸入裝訂在前面的年度；

科研、基建、裝置專案分別歸入鑑定、竣工、購進年度；

不同年度的檔案應分開排放。

2、分問題、分類別：

學院在管理和業務活動中形成的業務檔案、調研檔案等，按單一問題組合；

會議檔案，按會議的屆次組合，根據檔案的數量，可以一會一卷、一會數卷或數會一卷（黨政文書檔案只涉及組合，不涉及組卷。下同）；

工作計劃、總結等檔案，按責任者或名稱組合；根據檔案的數量，可組成一卷或數卷；

統計、報表、名冊等按名稱組合；

簡報按名稱或期號組合；

科研、基建、裝置的專案檔案，按課題、專案組合，管理性和結論性的檔案材料組成卷後放在各卷之首，其餘材料可按性質分別組卷（具體案卷封面等詳見各大類的組卷要求）；出版檔案以出版物名稱立卷，一書一刊組成一卷或數卷，期刊視情況幾期一卷，注意分清年度，不可混年組卷。跨年的出版檔案，以出版物的出版年度立卷。

不同類別的檔案材料，必須分別排列組合。

3、分保管期限：

各部門在整理歸檔檔案材料時，按相關類別的歸檔範圍和保管期限表將檔案材料按永久、定期（30年、10年、5年）分開,只對本單位的工作有臨時參考價值的檔案材料，留本單位儲存，可不向檔案科移交。

（三）檔案的排列

檔案材料按問題、重要程度或時間順序排列：

同一件檔案材料按批覆在前，請示在後；批示在前，報告在後；正件在前，附件在後；正本在前，定稿在後，定稿在前，歷次重要討論稿在後；原件在前，複製件或手抄件在後；回覆性檔案在前，報請性檔案在後；轉發件在前，被轉發件在後；結論性材料在前，依據性材料在後；漢文字在前，少數民族文字在後；中文字在前，外文字在後；檔案處理簽在前，被處理文字在後的序列裝訂。

同一年度的請示與批覆、批示與報告、函與覆函排列在一起歸檔，不在同一年度的，可分別歸檔，但須在備註欄用文字說明並註明見檔號。

上級檔案集中排列在本級檔案之前，下級檔案集中排列在其後；同一事由的檔案按檔案形成時間的先後順序排列或按檔案的重要程度排列；不同事由的檔案按不同事由形成時間的先後順序排列；

“修改申請表”放在被修改檔案之前,原文之後；

其它檔案材料均按時間先後順序排列；

彙編合訂本文書檔案按文號順序排列,沒有文號的按著者姓名漢語拼音順序排列。

五、整理組卷

（一）擬寫案卷題名

1、案卷題名是指一個案卷的名稱或題目，要求以簡練、準確的文字，概括揭示卷內檔案的內容與成分。

2、案卷題名的構成形式主要有:

（1）責任者+關於+問題+文種(最常用的種)

一般按問題組卷的案卷標題多采用此形式。

例：教育部、河南省教育廳關於招生工作的通知、意見

（2）責任者+時間+問題+文種

年度計劃、總結、報表、會議記錄等案卷標題多采用此形式。

例：河南師範大學新聯學院2019年工作計劃、總結

（3）院系名稱+屆+專業名稱+材料名稱

學籍檔案案卷多采用此形式。

例：河南師範大學新聯學院教育學院2015屆心理學專業本科生成績表

（4）出版物名稱+針對時間+期刊號

例：河南師範大學新聯學院學報 2017年第1至第6期

3、案卷標題不是一個完整的句子，而是偏正片語，所以末尾一般不用句號，題名中若出現多個責任者或文種時，並列的成分中間可用頓號。

（二）送審檢查

1、案卷初步組成後，為防止錯漏，避免返工，須經檔案科業務指導人員檢查、調整、糾正。

2、檢查內容主要有五個方面：一查應歸檔的檔案是否齊全、完整，有無重複、無儲存價值的檔案混入；二查組卷分類是否清晰、準確；三查卷內檔案排列是否有序；四查歸檔檔案製作是否符合檔案保護要求；五查案卷標題能否簡明確切地反映卷內檔案內容。

3、對檢查中發現的問題應及時予以糾正，確實無法補救的應在卷內備考表中說明。

（三）編目

1、編頁號

（1）在有文字一面非裝訂線一側的下角用頁碼機或黑色水筆標上頁號，不得使用其它筆；空白頁面不編號。

（2）頁號儘量不漏不重，若編錯不要亂塗， 需在備考表中說明。

2、將檔案材料基本資訊錄入檔案管理資訊系統

（1）檔號：檔號有案卷級和檔案級之分。一卷一號，一件一號，沒有重號和空號。案卷級檔號由年度、分類號、保管期限、案卷號組成。檔案級檔號由年度、分類號、保管期限、件號組成。詳見河南師範大學新聯學院實體分類辦法（修改版）

(2)正題名：案卷級填寫案卷題名，按上文要求擬寫。檔案級填寫檔案標題，一般照實抄錄。會議記錄要填寫每次會議的議題。

（3）檔案編號：填寫檔案制發機關的發文字號。

（4）第一責任者：填寫形成該檔案的單位或對該檔案負有責任的署名者（落款）。

（5）起止日期：案卷級填寫本卷最早的發文日期和最遲的發文日期。檔案級為檔案發文日期。日期格式為“20190101”。

3、錄入檔案管理軟體後，檔案科工作人員檢查資料錄入是否準確、完整。如有不妥之處，及時修改。

4、列印歸檔檔案目錄。

（四）裝訂

1、案卷裝訂前要先去除卷內檔案上的金屬物(訂書釘、大頭針等)。

2、檔案沒留裝訂線的要貼補加邊，破損的要裱糊好，幅面較大的要摺疊。

（五）填寫卷內備考表

1、本卷情況說明：由立卷人填寫卷內檔案缺損、修改、補充、移出等情況。案卷歸檔後發生或發現的問題由檔案管理人員填寫並簽名標註時間。

2、立卷人：由組成本卷的責任者簽名，一般由立卷單位兼職檔案員簽字負責，不得由臨時工或實習學生代簽。

3、檢查人：由立卷單位分管檔案工作負責人簽名，側重對歸檔檔案材料齊全、完整、真實、準確性進行檢查和負責。

4、立卷時間：填寫立卷整理完畢的具體日期。為便於計算機按立卷單位批次檢索，同立卷單位同一歸檔批次的案卷可填寫統一立卷時間。

六、移交檔案

（一）各歸檔檔案整理單位的檔案員負責將整理好的檔案材料及相應的移交目錄向檔案科移交。

（二）歸檔驗收：移交檔案時，交接雙方要當面檢查，檔案科根據有關標準和移交目錄驗收檔案的數量和質量，驗收歸檔材料是否完整、系統、準確，卷內材料的組卷、排列、編號、書寫是否符合要求，實物是否與文字材料對應。不符合要求者，檔案科有權退回，限期改正後重新移交。

（三）移交手續：驗收合格後，移交者、檔案科負責驗收的人員要同時在移交表上簽字，一式兩份，簽字生效，雙方各執一份儲存備查。

歸檔，是指文書部門將辦理完並且有儲存價值的檔案，經系統整理交檔案室或檔案館儲存的過程。歸檔是國家規定的一項制度，又叫“歸檔制度”。

流程

【歸檔時間】：

1）要實行定期歸檔。定期歸檔，就是辦理完畢的檔案材料由文書部門或業務部門整理、立卷後定期向檔案室移交。

2）移交的時間一般在第二年上半年， 一些專門性檔案或駐地分散的個別業務單位的檔案，可推遲至第二年的下半年。

【歸檔範圍】： 凡是反映本機關工作活動、具有查考利用價值的檔案材料均屬歸檔範圍。

【歸檔案卷的質量要求】：

1）原件歸檔；

2）應歸檔的檔案材料齊全、完整；

3）檔案和電報按其內容的聯絡，合併整理、立卷；

4）對歸檔的檔案材料，要保持它們之間的歷史聯絡，區分儲存價值，分類整理、立卷，案卷標題簡明確切，便於保管和利用。