行政文員：

行政文員工作涉及面較廣，事務較繁瑣，對完成工作的質量效率也有一定的要求。那麼，行政文員應該具備的基本素質和技能要求有哪些呢？

他應能獨立操作計算機，熟練操作Word、Excel、PowerPoint等辦公自動化軟體及Internet郵件收發和處理技巧。熟練運用各類辦公自動化裝置。

同時應具備良好的記憶力以及對時間的分配和溝通協調能力，還要有較強的保密意識。具有良好的文字組織和語言表達能力，中英文打字速度快，能熟練操作五筆輸入等漢字輸入法。掌握常用英語口語，有較好的英語閱讀和寫作能力。

文員：

辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、檔案報紙收發）工作職責：

接聽、轉接電話；接待來訪人員。 負責辦公室的文秘、資訊、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。 負責總經理辦公室的清潔衛生。 做好會議紀要。 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。 負責傳真件的收發工作。 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。 做好公司宣傳專欄的組稿。 按照公司印信管理規定，保管使用公章，並對其負責。 做好公司食堂費用支出、流水帳登記，並對餐費做統計及餐費的收納、保管。 每月環保報表的郵寄及社保的打表。 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。 13 社會保險的投保、申領。 14 統計每月考勤並交財務做帳，留底。 15 管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。 接受其他臨時工作. 秘書： 秘書是掌管文書並協助機關或部門負責人處理日常工作的人員。 1998年5月，國家勞動部（現勞動和社會保障部）在其新頒佈的《秘書職業技能標準》一書上將“秘書”概念定義為：專門從事辦公室程式工作，協助領導處理財務及日常事務，併為領導決策及實施服務的人員。 目前中國秘書從業人員約達2300萬人。 中國外資企業秘書分三類： 初級秘書——以接電話、發傳真、收發信件等服務型為主； 中等秘書（一般性秘書）——用英文寫一般信函、起草報告和準備會議等。多為大專或本科畢業。 高階秘書（經理助理）——能起草重要的合同文字、懂法律、稅務知識，有應急處理能力。