工作任務多樣化、多線並行應該說是大部分職場人面臨的難題，想著自己要是孫悟空就好了，法力無邊，啥都會，抓幾根頭髮就可以變出猴子猴孫來幫忙。雖然我們不是齊天大聖，但是我們可以根據工作任務的不同要求、特點以及共性等深入工作，抓住關鍵來提高效率。

在這裡我給大家分享一下提高工作效率的方法：

1、首先，我們需要了解任務的內容、性質以及目的，然後思考完成任務的方法，想想哪些任務是可以用同樣的方法做的，可以一起順道就完成了。

2、不要急於求成，慢慢來，穩中求快，因為太快而導致失誤需要返工會更浪費時間。

3、按照時間管理GTD的方法，判斷自己現在有多少時間，現在有多少精力和什麼事情比較重要，隨後對自己的所有工作進行一個有序的安排，什麼時間做什麼事，這樣不至於被臨時增加的任務打亂自己的節奏。

4、定期總結覆盤，一是對自己前期的工作有一個梳理，對犯錯的地方進行修正的方法的改進，避免錯誤的再犯；二是對後期的工作有一個初步安排；三是在必要時候能有一份證明自己業績的文案。不要害怕總結會浪費時間，花費的這點時間會提高你後期工作的效率。

5、提高自身專業素質。這點是非常重要的，當你對一個業務做得夠熟練，你才能提高工作效率，否則你還要處理任務的基礎問題。

綜上所述，想要提高處理工作的效率，最少需要做到以上5點：1是瞭解工作本身，所謂知己知彼；2是寧可慢不要錯；3是按照時間管理GTD的方法安排工作；4是定期對工作覆盤總結；5是提高自身專業素質。

我們每個人都經歷過從象牙塔過渡到職場生活的階段，正式進入職場後會發現，獨立完成一項工作已經不再像實習時期的列印，校對之類的簡單工作，往往會分配到一份較為複雜的工作。

作為職場新人可能一聽到這個工作的大致內容就會產生恐懼感，因為工作中很多時候都會遇到完成周期長以及需要公司各個部門協調配合的任務，當遇到這種較為複雜的工作應該如何處理呢？

先認真思考工作內容並做工作計劃。最好能為自己專門準備一個筆記本並在筆記本上將自己慎重思考後的工作清單一一例舉在上面，然後根據該項工作的截止時間再詳細制定每一項細化工作的完成時間。

儘早按照計劃與相關人、部門進行接洽並且告知截止時間，佈置下去任務後一定要在本子上做好記錄，記錄好接洽的部門、接洽的人員以及接洽的時間，如果完成時間較長，請隔段時間跟接洽部門溝通一下，如果完成時間較短，請在截止時間之前及時提醒接洽人員按時上交任務成果。

等把任務都分配出去之後請及時做好記錄並最後做好彙總工作，這樣一來複雜工作就成功被肢解分配出去啦。

很多看起來複雜的工作，列出工作計劃後就會覺得還是能順利完成的。

不要一遇到繁瑣複雜的事情就產生牴觸情緒，如果不能調整好心態，工作一定不能按照目標完成，就算很雜亂的完成了，結果也不會理想。

要讓工作“簡單化”，我認為只要做好三點就可以：理解、梳理與執行。

1.運用四象限管理法則，將工作任務按緊急重要程度進行分類：緊急且重要、緊急但不重要、重要但不緊急、不重要且不緊急。

先完成緊急且重要的事，緊急但不重要的事情授權給下屬完成，儘量花時間在重要但不緊急的事，避免做不重要且不緊急的事。

2.再將每一個工作任務進行細分，細分出12345這樣的步驟，看每一個步驟裡能否進行改進。

比如：聯絡客戶安排會議事要，那在聯絡前就先準備好自己要了解哪些資訊，一次性獲得想要知道的資訊並及時跟進做好安排。

“簡單化”不等於省略化，而是要把工作在最短時間內做好，不用返工。

比如，新媒體運營這一工作，本身需要注意的細節就有很多，而這些細節都需要花費一定的時間去檢查。

所以，針對這種情況，我們就有必要建立一個檢查清單，防止出現錯漏需要後期花費更多的時間精力來改正。

【1】今日摘要寫了嗎

【2】目錄加了嗎

【3】內容之間分隔線加了嗎

【4】重點標註了嗎

【5】圖片放大到頁面寬度了嗎

【6】長連結轉成短連結了嗎

【7】分享開啟【閱讀許可權】了嗎，

【8】【可編輯許可權】關掉了嗎

【9】錯別字檢查了嗎？

除了任務本身太過複雜外，還有一種情況是我們本身對工作有怠惰的情緒。

工作任務越多，我們越會不想做，越會覺得工作太複雜。

但其實，一旦我們開始工作了，你就不會覺得工作太複雜，也能更快發現工作中的問題，更能採取有針對性的措施解決問題，最佳化工作。

1.場景化安排工作

給自己一個工作的固定儀式感，比如：坐在辦公室，電腦的開機就是一個自己給自己設定的工作儀式感，一開機，就告訴自己要進入工作狀態。

2.給自己一分鐘的時間

從0到1是最難，給自己一分鐘的時間讓自己開始做一項工作，你會發現自己很快就進入了專注工作的狀態。

1、首先需要在問題思考層面就“簡單化”

遇到讓我們感覺困難的，往往是要求很模糊，比如領導安排個工作要求下屬去“研究一下”、“完善一下”亦或者其他類似模糊，對完成結果要求不清晰的工作，這類工作很多人就覺的很難，因為領導沒給明確清晰的要求，導致自己根本不知道怎麼做、要做什麼。

還有一種是類似的，貌似要求很複雜，上級安排工作時候一個問題延伸出來講了很多，和自己不相關的內容也講了很多，最後好像自己要做的內容很多很多，但是又不是自己領域範圍內的，最終感覺事情很複雜。

這兩點都是我們再面對問題時候，無法“簡單化”的根本原因，所以在接受問題，思考問題的時候，我們就要思考如何讓問題簡單化。

針對兩種情況，問題的簡單化就是在模糊的目標要求下清晰目標、在複雜的目標要求下找準目標。

清晰目標：上級給定的模糊的目標時，儘可能主動發起溝通，朝著“我要做什麼”、“做成什麼樣”、“什麼時候要”去溝通出要求結果，最終明確下來。 如果有時候領導自己也不清晰，或者無法清晰情況下，從自己崗位、職能領域出發，結合以往經驗，自己明確具體的目標，告知領導以此為目標妥否，然後開展，即便領導覺得不合適，那麼至少這樣也是一種排除法證明這個方向目標不合適，那麼不斷的提出目標就能縮小目標範圍，最終越來越清晰。

找準目標：目標找準則是，在複雜的系統下，將複雜的事情按照“職責分工”、“階段步驟”來把問題梳理簡單化。

1、職責分工：複雜的事情背後複雜的是需要多人參與協作，那麼就涉及到多個不同職責崗位人參與，把職責界定好，把不能按照職責界定的強制分工安排好，多人協作的介面明確好，業務流就清晰了。

2、階段步驟：是面對複雜龐大專案任務的時候，把任務進行細分化，使得複雜龐大任務變成了很多小但又清晰可見的任務，這樣每個任務都很具體且又可完成，任務就簡單了。

事情的複雜往往有很大成分是在與他人溝通協作的過程複雜，需要給他人講解事情前因後果、樹立利益共同點、排出協作的難點等等，整個流程就比較複雜，還要應用各種會議、專案專案來協作，事情就複雜很多。

所以在協作的核心環節——溝透過程，減少溝通本身的障礙和阻力，減少溝通成本本就是一件高效簡單的事情，並且作為協作配合的部門也需要事情更為簡單為佳。

要做到溝通協作讓問題簡單化，最簡單的辦法就是：告訴對方要做什麼、做成什麼樣、什麼時候要。

通常溝通協作處理問題的流程：我為什麼要做這件事→這件事有什麼困難→為什麼需要你協助→為什麼是你而不是他人→然後需要你怎麼做→要做成什麼樣。其溝通傳遞的內容密度與流程遠遠長於資訊本身核心，所以事情就複雜了。

所以我們要提煉出核心的，需要你做什麼，做成什麼樣、什麼時候要。比如後臺部門需要技術部門開發一個程式，直接告訴我對方我想要一個程式（做什麼），想要實現某個功能（做什麼樣）、在什麼時間前要（時間），這樣就簡單了。但是在實際工作中每個企業內部協作文化、效率、流程不同，並不是每個企業西兒童部門都會說做就做，資源也有限，這就需要企業內部建立高效的協助體系，由上至下的協作授權體系。

如若在協作體系不完整的情況下，那麼我們要在核心三個溝通環節以外減少溝通成本。

事情的複雜、困難在於事情本身未知或者處理方法流程沒有形成標準程式。做一臺精密的汽車複雜嗎？複雜。但是流水線上每個工作卻很簡單，就幾個固定的動作，流水線上平均幾分鐘可以製作下線一臺車，品質合格率還是百萬級，這就是每個崗位工作內容都標準化了，並且形成了一套固定的方法。

我們在面對一個複雜問題的時候，在執行前或後要思考梳理完成這個工作的方法論模型，以便於下次同樣問題使用。當以後面對同樣問題，有了一個固定的方法論模型，一個固定的操作流程，問題就簡單了，按照步驟執行，按照步驟中條件的變化進行操作的調整，這就是工作方法模型化。

同時，在執行問題流程的時候，不僅僅操作流程要步驟化，操作的細節要進行標準化管控，以實現工作輸出的一致性。比如拜訪客戶時候，打電話、邀約、現場陌拜、遞資料、報方案，按照這樣的一個步驟/方法模型很清晰要做什麼，然後打電話應該用什麼話術、如何應對不同回答，這就是標準化。

所有的工作方法模型化、操作標準化，就簡單了。

日常工作中經常會遇到特別複雜的事情，多工之間由於層級關係多而混亂。

市面上有花樣繁多的專案管理工具可供選擇，每個工具各有其優勢。不論使用何種工具，合理地使用，並使其提高團隊的工作效率，是第一要義，而不應為了使用工具而使用工具，反而使其成為團隊工作的負擔。

我們應該學會如何分析拆解任務、簡化工作流程。將零零星星的協作資料統一到一個平臺上，減少工作的複雜程度，讓工作變得更簡單。

創業公司員工規模相對較少，理論上應該比較容易溝通和協作。有需要溝通協作或是需要什麼東西，直接喊一聲就可以解決。但這都太理想化了，要想實現真正的高效協作其實並非一件易事。

大公司協作有大公司協作的繁瑣，創業團隊協作有創業團隊協作的痛點。

工作中用的軟體太多太亂，通知資訊到處都是。

怎麼提高做事效率和專注度？

先做重要的工作，在分清工作主次的基礎上，然後判斷這些工作完成的先後順序（優先順序）。工作安排有順序，到實操的時候才不會手忙腳亂。

那麼提高工作效率和專注度的關鍵要素究竟是什麼？我總結了兩點：一是目標聚焦，二是隨時任務監控。

第一，聚焦目標

所謂效率，是對目標而言的，沒有目標就沒有效率可言。

最節省時間的方法就是，持續做正確的事。何為正確？聚焦目標。最浪費時間的事，就是做了不值得做的事。

第二，隨時監控任務進展狀態

每個人都可能有大小小的專案任務，要跟進任務的時間節點、負責人、起止時間等資訊，還要跟進溝通資料，一個人真的做不過來。

隨時關注工具的使用情況，發現問題及時指出，

有效地掌控專案狀態的同時，促使團隊更好地使用工具。