職場四象限法則，最開始是由管理學大師史蒂芬柯維所提出，旨在幫助大家提高工作效率，以便在單位的時間內產生更大的效能。

相信大家在提出這個問題的時候，已經對四象限法則有一個簡單的認識了，那麼我閒話少說直奔主題，接下來簡要和大家分享一下如何利用好這四象限。

首先我們要知道，這四個象限內的事務具體工作有哪些。

第一象限，重要並且緊急：工作危機，緊迫事務第二象限，重要但不緊急：提高工作效能，制定工作計劃，建立良好的人脈關係第三象限，不重要但緊急：有人過來閒聊，突然打來的電話第四象限，不重要並且不緊急：看電視，玩兒遊戲等

關於第一象限，我們要分清輕重緩急，如何分清“輕重”？可以根據自己的職業價值觀來衡量，每個人的心裡都有一套自己的準則。如何分清“緩急”？可以根據任務的截止時間來制定時間表提醒自己。

另外一點需要額外注意的是，其實在這四個象限中，往往第一象限裡面的事物的80%都是由於第二象限的工作沒有做好而產生的。比如你有一天的事情是要陪客戶逛街和娛樂，主要的原因是因為公司的產品出現了問題，所以你必須要透過做這件重要而緊急的事情來安撫客戶的情緒。

因此在這四個象限中，我們需要格外注意的事情便是如何能夠讓更少的第二象限事務成為第一象限的事物。

關於第三象限內的事務，在平日裡我們要儘可能地減少，這樣自己才會把更多的精力放在更重要的事情上。避免第三象限事物的方法就是要學會借力打力，明確自己的責任邊界。

比如你的下屬問你接下來的市場工作該如何開展，那麼你首先要做的並不是要自己花時間去想方案，而是要問問他近期有什麼樣的計劃。

關於第四象限的事務，我們則要把它定位在生活的緩衝階段，它只是負責讓我們進行短暫地調理和休息的地方，因此工作的時候儘量少做。

綜上所述，我們對待這四個象限事務的態度便不言自明啦。第一象限立即去做，第二象限計劃著去做，第三象限盡量交給別人去做，第四象限能不做就儘量不做。

每個人一天都是24小時，但是差距卻很大。 有人疲於奔波卻碌碌無為；有人閒庭信步事情有條不紊。

辦公室裡有人忙的不得了，發展空間卻很狹隘，拿的薪水也不多；有的人乾的事雖少卻被老闆稱讚功勞很大。

原因只有一個：瞎忙族不懂得規劃時間，不會結果導向； 記得之前在網上看到一個帖子：一個幹前臺人緣很好，也樂於助人。漸漸的大傢什麼事情都找她幫忙，當然都是一些瑣碎的事情。一次她在外面幫同事等快遞被新來的上司看見了，上司嚴肅的說到：你整天都在幹這些事情，你再忙永遠也上不了樓。這句話對前臺的影響很大，後來這名前臺開始珍惜自己的時間，並利用時間不斷提升自己，後來真的上了樓（晉升到樓上辦公室）。

我們該如何有效管理時間？ 首先要讓自己忙起來，忙有意義的事情（指有產出回報的事情），以提升自己為第一要務，以此為基礎制定目標。 然後，事情是忙不完的，但是要分輕重緩急。根據二八定律，找出那些只要20%的時間就能得到80%結果的事情，並把這類事情劃分在重要的事情一類。 做每一件事情都要有時間節點，把時效性較高的事情列出來，然後我們根據緊急重要情況列出如下表格 把要做的事情歸類到每個象限之後，我們再在每一個象限裡把事情排個序：做了一定有產出的擺在第一位，如果沒有。我們可以根據我們實際情況（已有資源）評估一下每一件事情的成功機率，按照成功機率的高低進行排序。

貴在執行，提防竊時大盜 “拖延是一種能說服你自己將今天能做完的事拖到另一天去做的藝術 ” 它是你在時間管理中的最大敵人。

拖延的人有以下特點：

1、先挑容易的做 ，這些事情不一定是重要的事情；

2、等待完整的資訊或者他人的結果；

3、缺乏動力 ，精神懶惰；

4、開始後遇到困難 ，不夠堅忍；

5、對期限視作不見，不知道把握時間節點和完成質量的關係；

6、不懂拒絕，容易被其他事情打擾；

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四象限矩陣存在哪些問題？

時間管理四象限法則，又名時間管理優先矩陣、要事第一法則、艾森豪威爾法則等。核心內容是將事項按重要和緊急程度劃分為四個象限，然後按照順序來處理。

大部分的文章會對四象限的劃分進行說明。但經過多年的實踐，我發現這個理論在實踐中存在兩個問題：

1.難以快速確認事情的重要和緊急與否

一件事具體怎樣算是重要？怎樣算是不重要？什麼程度算緊急？什麼程度算不緊急？劃分的界限很模糊，無法量化，導致在做分類的時候就要耗費大量精力，無法快速進行確認。

2.三四象限劃分存在的意義不明顯

按照四象限原則，第四象限的事情是一定要避免去做，第三象限的事情是要委派給別人去做。那麼第四象限存在的意義是什麼？第三象限的事情我沒人可以指派該怎麼辦？

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這些問題是怎麼造成的？

為了搞清楚這兩個問題，我從這個理論的源頭入手，透過維基百科、百度百科、MBA智庫、知乎等網站，查詢關於時間管理四象限、《高效能人士的七個習慣》、史蒂芬·柯維、艾森豪威爾的資料。

最後我得出的結論是，現在的四象限理論在傳播過程中出現了曲解，已經偏離了原來的核心本質。

具體有兩點：

1.這個法則並不是艾森豪威爾本人提出來的，與原話存在偏差。

根據維基百科資料顯示，1954年，德懷特·D·艾森豪威爾（Dwight D. Eisenhower）參觀了位於伊利諾伊州埃文斯頓的西北大學校園，並在第二屆世界教會理事會大會上致辭。他說了一句格言，但他將這句格言歸因於一位未命名的“前大學校長”。原文如下：

我用機器翻譯了一下：

現在，我的這次聚會的朋友們，我們可以希望從您與我們的合作中學到另一件事。我透過引用一位前大學校長的話來說明這一點，我可以像他那樣理解他發言的原因。我相信米勒校長也可以。

校長說：“我有兩個問題，緊急和重要。緊急不重要，重要不緊急。”

我認為，這代表了現代人的兩難境地。您在這裡可以將重要的事情擺在我們面前，甚至可能使重要的事情變得緊迫。您可以增強我們的信念，即善意的人們可以共同解決他們面臨的問題。

從這段話裡可以看到，重要和緊急的說法是艾森豪威爾引自美國西北大學的一位不知名的前校長，但後面在傳播的過程中逐漸演變成了是引自艾森豪威爾本人了。

原話裡面只提到了兩個問題，緊急的事和重要的事，而且強調緊急的事情不重要，重要的事情不緊急，而不是四類問題。

2.史蒂芬·柯維的四象限並沒有強調任務劃分

史蒂芬·柯維在《高效能人士的七個習慣》這本書裡面，確實提到了四象限，但他的目的是強調要事第一的原則，而不是強調把任務劃分到四個象限。

原書第178頁提到，高效能人士總是避免三四象限事宜，透過在二象限投入更多時間減少第一象限事宜的數量。

第179頁，強調偏重第二象限事務。

原書的目的是讓我們重視要事第一的原則，而不是花大量的精力去區分事情所屬的象限。

但因為書沒有給出具體的執行步驟，所以很多人在將事情劃分了四象限後，具體操作上就會遇到很多問題。

透過上面兩點我們可以看到，艾森豪威爾引用了兩個概念，重要的事情不緊急，緊急的事情不重要。而史蒂芬·柯維強調重要而不緊急的事情，但到了具體執行層面，以及怎麼處理和瑣碎事宜的關係上，都沒有給出可執行的步驟。

當事情比較少的時候這個原則執行沒有太大問題。但一旦事情增多了，就會出現兩個極端情況，一種只處理重要的，而不顧緊急的，到最後還是不得不去處理，另一種是隻處理緊急的，而不想做重要的，因為重要的事情往往見效慢，難以起到激勵的作用，時間久了就會產生牴觸情緒，重要的事情反而越來越多。

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四象限矩陣的改進和實踐

經過摸索之後，我總結了一套可執行的方法，具體步驟如下：

1.簡化分類，快速確定事情屬性

為了快速的定義事項性質，按照艾森豪威爾引用的法則，在四象限的基礎上我做了簡化，只留下重要和不重要。一件事要麼是重要的，要麼是不重要的。

那麼怎麼區分重要和不重要呢，區分的原則我稱之為百次原則：即假設你把這件事做一百次，對你的人有沒有幫助，個人會不會成長？

寫一百篇時間管理的文章？對我而言這是我的興趣愛好，所以我認為是重要的事情。交一百次電費？對我沒有任何幫助，只是必須做而已。報銷一百次電話費？對我同樣沒有幫助，只是一個例行的工作。一百次閱讀書籍？讀書肯定對我有幫助，所以我也認為是重要的事情。處理一百次工作上的問題？根據實際情況分開來看，如果這個工作正好能給你帶來提升，那就是重要的事情，反之則是不重要的事情。

2.安排計劃，以周為維度來制定計劃

在各類事情進行了重要和不重要的區分之後，就要對這些事情進行計劃安排。

我想提一個大家耳熟能詳的理論，學名帕累託原則，又名8020原則。我們生活中面對的事情也是這樣，你會發現80%的事情都是不重要的，而那剩下的20%的事情才是重要的。

我們要做的，就是合理安排這80%不重要的事情，從而創造出更多的時間投入到20%重要的事情上。

具體安排的時候，對於不重要的事情，很多人會提到委派原則，即讓別人去做。我非常反對這一條，一是因為大多數人沒有能力去把這些事情安排給別人去做，二是大家都互相委派，這事還有人做麼？最好的方法還是在自己身上下功夫。

首先，以周為維度來計劃事項，這樣的好處是有足夠的時間應對突發情況，每週我在日曆上只安排了40%左右的時間，剩下的60%的時間沒有安排計劃，就是用來應對突發情況和臨時調整。

然後，在你精力較好的整塊時間裡處理重要的事情。我整塊的時間一般是早上6點到7點，晚上8點到9點。

其他時間段只要出現整塊時間，就優先處理重要的事情。

最後，剩餘的時間以及碎片時間處理不重要的事情。

3.執行處理，以天為維度進行調整

計劃安排妥當了以後，就該具體去做這些事情了。

按計劃執行的目的是為了將干擾減到最低，從而提高事情的完成機率。

儘量按照制定好的計劃去執行，不要輕易去修改日曆上的安排，因為這都是你站在一週的視角上，花了時間和精力制定的計劃，調整就意味著你得再花額外的時間和精力。

蘭迪波許教授在弗吉尼亞大學關於時間管理的講座中提到一個概念，每張紙僅碰一次，意思指的就是待辦清單上的事情，最好只碰一次就完成它。

但計劃被打亂是常有的事，那麼該怎樣應對？

首先從心態上要坦然面對這種變化，同時為了減少變化帶來的不利影響，在制定計劃的時候，將截止日期提前，一般提前7-10天甚至更早，給自己留足時間調整。

比如車輛年檢我一般會提前兩個月提醒，如果在計劃日期的那一天計劃被打亂，我就調整到那一週的某一天，或者乾脆下一週。

這樣我的計劃從一週或者一個月的角度來看，仍然還是在按計劃執行中。

需要注意的是，調整的日期最好還是在本週範圍內，特殊情況可以推遲到下一週，但儘量不要出現再次調整的情況，因為一個任務推遲多次而完不成會給人帶來強烈的挫敗感。

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寫在最後

透過以上方法，相信你對一週內自己能完成的任務，以及哪些時間自己可以掌控，哪些時間自己不能掌控，都會有一個整體而清晰的認識。

重要的事情和不重要的事情你都能從容應對，你對時間的感覺以及自身執行力的信心就會越來越強。