出入庫表構成
做一個出入庫表，我們一般希望報表能夠：根據我們記錄的出庫數量、入庫數量，自動統計出每種物品當前的實時數量，所以一份完整的出入庫表，基本具備以下內容：
1、每種物品的自身屬性資訊包括 名稱、型號或規格、單位等；
2、物品出庫流水記錄、入庫流水記錄；
3、物品當前庫存量；
有時候為了統計庫存資金及監控庫存數，還會需要下列資訊：
4、物品出庫入庫總金額，當前庫存餘額；
5、物品庫存量不足其安全數量時自動告警。
接下來，就手把手教你如何製作一份自動統計貨品出入庫表。
- 01 -建立物品資訊
首先，要對物品進行資訊化整理。為了規範管理，公司一般都會按一定可識別含義的方式對物品進行統一編碼，比如某物品為“經過電鍍工藝的U形03號材質的鋼材料”，可以編碼為：GUDD003。
▲ 物品資訊見上表，包含了物品的基礎屬性資訊
- 02 -製作出入庫記錄表
接下來，就需要製作貨品出入庫的記錄表。出庫和入庫流水可以分開在兩張表裡來記，也可以合在一張表，看實際使用的方便程度。這裡以後者來示例：
▲ 表格包含：物品資訊，及每次出入庫的日期、數量。
第一步、建立查詢函式。
產品屬性資訊在「物品資訊表」中都是登記過的，這裡我們希望記錄時透過選擇編碼後，自動生成名稱、型號、單位。只要在後面對應屬性單元格分別使用VLOOKUP查詢函式就可以實現，見以下動圖教程：
▲ 利用VLOOKUP函式，自動得到了與前面編碼對應的資訊。
函式公式：=VLOOKUP($C3,物品資訊表!$B:$E,2,0)
函式解答：
第一個引數$C3表示想要查詢的內容；
第二個引數物品資訊表!$B:$E表示要查詢的區域（物品資訊區）；
第三個引數2表示返回的內容為查詢區域的第幾列，一個引數0表示精確查詢。
公式中（$）符號代表該公式所引用（指向）的單元格在拖拽填充時不會發生行或列的移動。
第三個引數是返回內容，那麼在“型號/規格”、“單位”對應單元格中將上述VLOOKUP函式的2分別改為3、4就可以實現型號和單位的查找了：
可以看到條記錄在編碼確定之後，透過在“物品名稱”的D3單元格中使用VLOOKUP函式就自動得到了與前面編碼對應的資訊。
第二步、最佳化函式公式，避免錯誤值。
如果物品資訊為空，那麼出入庫表後面對應的VLOOKUP函式返回了錯誤值#N/A，這時候我們用IF函式進行最佳化。
▲ 最佳化公式，避免表格出現錯誤值#N/A
函式公式：=IF($C3=””,””,VLOOKUP($C3,物品資訊表!$B:$E,2,0))
函式解答：若查詢單元格為空時返回空，為物品編碼時返回該編碼對應名稱、型號、單位。
第三步、將編碼做成下拉列表選擇。
將物品資訊編碼製作成下拉列表，以來可以免去多餘的手動輸入，及手動輸入可能帶來的填寫錯誤，二來既省力又規範，見下圖操作：
▲ 下拉列表選擇，不僅避免了錯誤而且非常高效
簡單三步後，一份完整的物品出入庫記錄表就順利製作完成了。實際應用的過程中，選擇物品編碼自動顯示物品資訊，非常方便。如下圖操作：
- 03 -實現庫存統計
接著，我們繼續對錶格進行升級！每個登記在冊的物品資訊後面，增加出庫數、入庫數、當前庫存，均實時顯示！
在「物品資訊表」後部再增加以下幾個內容：
1、“前期結轉”，表格在新啟用時可以登記倉庫物品原有庫存；
2、累計出庫、入庫數量
3、當前倉庫庫存量
▲ 增加的內容，利用函式可以自動化生成
雖然新增了統計專案，但累計出庫、累計入庫可利用SUMIF函式從「出入庫記錄表」中獲取，並沒有增加工作量，見以下教程：
函式公式：=SUMIF(出入庫流水!$C:$C,$B3,出入庫流水!$G:$G)
函式解析：
第一個引數出入庫流水!$C:$C表示條件列；
第二個引數$B3表示前面條件列應該滿足的條件（對應該行物品編碼）；
第三個引數出入庫流水!$G:$G表示對滿足條件的在此列求和。
同樣的方法將第三個引數出入庫流水!$G:$G換成出入庫流水!$H:$H得到累計入庫數量：
接下來，我們就可以利用簡單的求和公式，實現當前庫存自動填入：當前庫存=前期結轉+累計入庫-累計出庫，見下圖教程：
- 04 -製作庫存告警
實際工作當中，我們常常需要對物品的庫存進行監控，假如A物品需要保有的安全數量為500，低於500有影響生產的風險，低於500時醒目顏色提示存量告警，並顯示當前欠數，以便及時發現提前做採購計劃。
因此，繼續對錶格進行升級！在「物品資訊表」後面繼續增加“安全庫存”、“是否緊缺”和“欠數”，如下圖：
▲ 新增安全庫存、是否緊缺、欠數資訊。
庫存告警要好用，表格需要做到以下兩點：
1、庫存足夠時顯示不緊缺；
2、庫存小於“安全庫存”時顯示緊缺，並標出欠數，緊缺的用黃顏色提示：
是否緊缺函式公式：=IF(J3="","",IF(J3>I3,"是","否"))
表示“安全庫存”中不設定，則不做後面的提示；“安全庫存”中設定了數量，則緊缺時顯示“是”，不緊缺時顯示“否”。
欠數函式公式：=IF(K3="是",J3-I3,"")
函式解析：表示如果緊缺顯示欠數，不緊缺（或不需提示）時顯示為空。
透過調整後，只要設定了物品的安全庫存，就可以自動進行提醒及限時欠數，能夠提前對物品的補貨及採購進行計劃，非常直觀。效果如下圖：
- 05 -報表最佳化及其他
到這裡，一個自動統計的出入庫表就能夠輕鬆實現了！有了這個工具再也不用擔心上千個物品的倉庫庫存算錯了，庫存一緊張就告訴採購去買，效率也提高了！
另外，還有4個升級最佳化的小tips，可根據自己的實際情況進行調整：
1、對於空行函式返回錯誤值或0值的，可用上面所講到的IF（A=””,””,B）來最佳化；
2、需要計算“金額”，則每個數量後增加“單價”和“金額”，金額裡公式=數量*單價，即可；
出入庫表構成
做一個出入庫表，我們一般希望報表能夠：根據我們記錄的出庫數量、入庫數量，自動統計出每種物品當前的實時數量，所以一份完整的出入庫表，基本具備以下內容：
1、每種物品的自身屬性資訊包括 名稱、型號或規格、單位等；
2、物品出庫流水記錄、入庫流水記錄；
3、物品當前庫存量；
有時候為了統計庫存資金及監控庫存數，還會需要下列資訊：
4、物品出庫入庫總金額，當前庫存餘額；
5、物品庫存量不足其安全數量時自動告警。
接下來，就手把手教你如何製作一份自動統計貨品出入庫表。
- 01 -建立物品資訊
首先，要對物品進行資訊化整理。為了規範管理，公司一般都會按一定可識別含義的方式對物品進行統一編碼，比如某物品為“經過電鍍工藝的U形03號材質的鋼材料”，可以編碼為：GUDD003。
▲ 物品資訊見上表，包含了物品的基礎屬性資訊
- 02 -製作出入庫記錄表
接下來，就需要製作貨品出入庫的記錄表。出庫和入庫流水可以分開在兩張表裡來記，也可以合在一張表，看實際使用的方便程度。這裡以後者來示例：
▲ 表格包含：物品資訊，及每次出入庫的日期、數量。
第一步、建立查詢函式。
產品屬性資訊在「物品資訊表」中都是登記過的，這裡我們希望記錄時透過選擇編碼後，自動生成名稱、型號、單位。只要在後面對應屬性單元格分別使用VLOOKUP查詢函式就可以實現，見以下動圖教程：
▲ 利用VLOOKUP函式，自動得到了與前面編碼對應的資訊。
函式公式：=VLOOKUP($C3,物品資訊表!$B:$E,2,0)
函式解答：
第一個引數$C3表示想要查詢的內容；
第二個引數物品資訊表!$B:$E表示要查詢的區域（物品資訊區）；
第三個引數2表示返回的內容為查詢區域的第幾列，一個引數0表示精確查詢。
公式中（$）符號代表該公式所引用（指向）的單元格在拖拽填充時不會發生行或列的移動。
第三個引數是返回內容，那麼在“型號/規格”、“單位”對應單元格中將上述VLOOKUP函式的2分別改為3、4就可以實現型號和單位的查找了：
可以看到條記錄在編碼確定之後，透過在“物品名稱”的D3單元格中使用VLOOKUP函式就自動得到了與前面編碼對應的資訊。
第二步、最佳化函式公式，避免錯誤值。
如果物品資訊為空，那麼出入庫表後面對應的VLOOKUP函式返回了錯誤值#N/A，這時候我們用IF函式進行最佳化。
▲ 最佳化公式，避免表格出現錯誤值#N/A
函式公式：=IF($C3=””,””,VLOOKUP($C3,物品資訊表!$B:$E,2,0))
函式解答：若查詢單元格為空時返回空，為物品編碼時返回該編碼對應名稱、型號、單位。
第三步、將編碼做成下拉列表選擇。
將物品資訊編碼製作成下拉列表，以來可以免去多餘的手動輸入，及手動輸入可能帶來的填寫錯誤，二來既省力又規範，見下圖操作：
▲ 下拉列表選擇，不僅避免了錯誤而且非常高效
簡單三步後，一份完整的物品出入庫記錄表就順利製作完成了。實際應用的過程中，選擇物品編碼自動顯示物品資訊，非常方便。如下圖操作：
- 03 -實現庫存統計
接著，我們繼續對錶格進行升級！每個登記在冊的物品資訊後面，增加出庫數、入庫數、當前庫存，均實時顯示！
在「物品資訊表」後部再增加以下幾個內容：
1、“前期結轉”，表格在新啟用時可以登記倉庫物品原有庫存；
2、累計出庫、入庫數量
3、當前倉庫庫存量
▲ 增加的內容，利用函式可以自動化生成
雖然新增了統計專案，但累計出庫、累計入庫可利用SUMIF函式從「出入庫記錄表」中獲取，並沒有增加工作量，見以下教程：
函式公式：=SUMIF(出入庫流水!$C:$C,$B3,出入庫流水!$G:$G)
函式解析：
第一個引數出入庫流水!$C:$C表示條件列；
第二個引數$B3表示前面條件列應該滿足的條件（對應該行物品編碼）；
第三個引數出入庫流水!$G:$G表示對滿足條件的在此列求和。
同樣的方法將第三個引數出入庫流水!$G:$G換成出入庫流水!$H:$H得到累計入庫數量：
接下來，我們就可以利用簡單的求和公式，實現當前庫存自動填入：當前庫存=前期結轉+累計入庫-累計出庫，見下圖教程：
- 04 -製作庫存告警
實際工作當中，我們常常需要對物品的庫存進行監控，假如A物品需要保有的安全數量為500，低於500有影響生產的風險，低於500時醒目顏色提示存量告警，並顯示當前欠數，以便及時發現提前做採購計劃。
因此，繼續對錶格進行升級！在「物品資訊表」後面繼續增加“安全庫存”、“是否緊缺”和“欠數”，如下圖：
▲ 新增安全庫存、是否緊缺、欠數資訊。
庫存告警要好用，表格需要做到以下兩點：
1、庫存足夠時顯示不緊缺；
2、庫存小於“安全庫存”時顯示緊缺，並標出欠數，緊缺的用黃顏色提示：
是否緊缺函式公式：=IF(J3="","",IF(J3>I3,"是","否"))
函式解析：
表示“安全庫存”中不設定，則不做後面的提示；“安全庫存”中設定了數量，則緊缺時顯示“是”，不緊缺時顯示“否”。
欠數函式公式：=IF(K3="是",J3-I3,"")
函式解析：表示如果緊缺顯示欠數，不緊缺（或不需提示）時顯示為空。
透過調整後，只要設定了物品的安全庫存，就可以自動進行提醒及限時欠數，能夠提前對物品的補貨及採購進行計劃，非常直觀。效果如下圖：
- 05 -報表最佳化及其他
到這裡，一個自動統計的出入庫表就能夠輕鬆實現了！有了這個工具再也不用擔心上千個物品的倉庫庫存算錯了，庫存一緊張就告訴採購去買，效率也提高了！
另外，還有4個升級最佳化的小tips，可根據自己的實際情況進行調整：
1、對於空行函式返回錯誤值或0值的，可用上面所講到的IF（A=””,””,B）來最佳化；
2、需要計算“金額”，則每個數量後增加“單價”和“金額”，金額裡公式=數量*單價，即可；