備考表是該卷檔案的備註說明，必填的專案一般是本卷的頁數（科技檔案還包括圖紙張數、磁碟光碟數等）、立卷（歸檔）人、檢查人、歸檔日期等。除了必填專案外，對該卷檔案的歸檔情況說明以及與其他有聯絡的相關案卷的情況等等有時是非常重要的。　　卷內備考表指卷內檔案狀況的記錄單，排列在卷內檔案之後。用於註明卷內檔案與立卷狀況。其內容包括:本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間四個部分。　　【主要用途】　　一是記載立卷有關情況；　　二是記載案卷變化(包括檔案搶救)情況；　　三是供案卷利用者查考；　　四是供檔案鑑定者查用。　　【卷內備考表】　　立卷情況說明： 本案立訴訟正卷壹冊，副卷壹冊。本冊為正卷，共 頁。立 卷 人：檢 查 人：立卷時間： 年 月 日　　卷內備考表　　立卷情況說明： 本案立訴訟正卷壹冊，副卷壹冊。本冊為副卷。共 頁。立 卷 人：檢 查 人：立卷時間： 年 月 日

　　備考表指放在每一盒所有歸檔檔案之後，用以對盒內歸檔檔案進行必要的註釋說明的檔案材料。 　　備考表是機關檔案室對歸檔檔案進行動態管理的有效措施。 　　各項填寫要求如下： 　　（1）盒內檔案情況說明：填寫盒內歸檔檔案需要說明的情況，包括檔案收集的齊全完整程度、檔案本身的狀況（字跡模糊、缺損等）。整理工作完成後歸檔檔案如果有修改、補充、移出、銷燬等情況，應該在備考表中加以說明。與原來的立卷歸檔中的備考表相比,這裡的盒內檔案情況說明還包括對盒內所缺件號、兩件合為一件（如轉發文與被轉發文、請示與批示等若組成一件）的情況進行說明備註。 　　（2）整理人：填寫負責整理該盒歸檔檔案的人員姓名，以明確責任。在機關檔案室進行集中整理的機關，此項一般由檔案人員填寫。 　　（3）檢查人：填寫負責檢查歸檔檔案整理質量的人員姓名。此項一般由機關檔案人員填寫，也可與機關內部負責人聯署。 　　（4）日期：填寫歸檔檔案整理完畢的日期。可以是全部歸檔檔案整理完畢的日期，也可以是該盒歸檔檔案整理完畢的日期。