欲練神功,揮刀(此處省略二字)。欲做外貿業務,先做外貿跟單,外貿跟單流程其實就是一個詳細瞭解產品的過程,從原料到成品,從客戶下單到訂單出貨。不同的公司,不同的產品,具體細節有所不同,以下是我給公司跟單員制定的崗位職責檔案,僅供參考:
工作職責:確保訂單順利出貨。
工作週期:從訂單下達到訂單完成。
工作流程:業務員接到客戶訂單,收到定金後交予外貿跟單員。
跟單員收到訂單後,根據訂單內容制定生產計劃,具體操作如下:
1. 根據訂單製作並下達任務單給生產部門。
2. 與生產部門溝通,檢視原材料庫存,核算訂單所需原材料數量,如果沒有庫存,核算好所需原材料數量後交由總經理進行採購。
3. 根據客戶包裝要求,核算紙箱尺寸,並下達紙箱訂購單給紙箱生產廠商,確保紙箱在大貨完成前到貨。
4. 如果訂單數量大,需要裝托盤,則根據紙箱尺寸核算所需托盤尺寸,下達托盤訂單,同時製作托盤方案。
5. 下達紙箱訂單後,根據客戶要求製作列印膜卷標籤,紙箱標籤。
6. 將製作好的膜卷標籤,紙箱標籤,托盤方案,嘜頭交予包裝部門進行成品包裝打包。
7. 貨物包裝完畢後提醒業務員通知客戶付訂單尾款,製作報關資料。報關資料包括商業發票,裝箱單,申報要素,出口報關單,代理報關委託書。
8. 與財務部門核實收到尾款後,聯絡貨代訂艙,傳送報關資料,確定具體船期,催進倉通知書。
9. 收到貨代的進倉通知後,聯絡物流公司,安排貨物裝運事宜,填寫物流運單,列印運輸協議,將裝箱明細傳送給客戶,告知具體船期。
10.貨物進倉後,等待貨代通知貨櫃是否放行,順利上船後貨代會發送提單確認件及貨代操作費用確認件,確認後付款給貨代公司,貨代出正本提單及發票。
11.收到正本提單後隨同蓋章的商業發票,裝箱單及其他所需檔案(產地證)一併寄給客戶,便於客戶提貨。(如果客戶要求提單電放,可直接郵件傳送)
可以說,外貿跟單員如果用心去做,很快可以瞭解到產品知識,學習外貿操作流程,為以後轉型升級為外貿銷售,業務經理,海外大客戶維護打下堅實基礎,是進入外貿行業的最佳途徑。
欲練神功,揮刀(此處省略二字)。欲做外貿業務,先做外貿跟單,外貿跟單流程其實就是一個詳細瞭解產品的過程,從原料到成品,從客戶下單到訂單出貨。不同的公司,不同的產品,具體細節有所不同,以下是我給公司跟單員制定的崗位職責檔案,僅供參考:
工作職責:確保訂單順利出貨。
工作週期:從訂單下達到訂單完成。
工作流程:業務員接到客戶訂單,收到定金後交予外貿跟單員。
跟單員收到訂單後,根據訂單內容制定生產計劃,具體操作如下:
1. 根據訂單製作並下達任務單給生產部門。
2. 與生產部門溝通,檢視原材料庫存,核算訂單所需原材料數量,如果沒有庫存,核算好所需原材料數量後交由總經理進行採購。
3. 根據客戶包裝要求,核算紙箱尺寸,並下達紙箱訂購單給紙箱生產廠商,確保紙箱在大貨完成前到貨。
4. 如果訂單數量大,需要裝托盤,則根據紙箱尺寸核算所需托盤尺寸,下達托盤訂單,同時製作托盤方案。
5. 下達紙箱訂單後,根據客戶要求製作列印膜卷標籤,紙箱標籤。
6. 將製作好的膜卷標籤,紙箱標籤,托盤方案,嘜頭交予包裝部門進行成品包裝打包。
7. 貨物包裝完畢後提醒業務員通知客戶付訂單尾款,製作報關資料。報關資料包括商業發票,裝箱單,申報要素,出口報關單,代理報關委託書。
8. 與財務部門核實收到尾款後,聯絡貨代訂艙,傳送報關資料,確定具體船期,催進倉通知書。
9. 收到貨代的進倉通知後,聯絡物流公司,安排貨物裝運事宜,填寫物流運單,列印運輸協議,將裝箱明細傳送給客戶,告知具體船期。
10.貨物進倉後,等待貨代通知貨櫃是否放行,順利上船後貨代會發送提單確認件及貨代操作費用確認件,確認後付款給貨代公司,貨代出正本提單及發票。
11.收到正本提單後隨同蓋章的商業發票,裝箱單及其他所需檔案(產地證)一併寄給客戶,便於客戶提貨。(如果客戶要求提單電放,可直接郵件傳送)
可以說,外貿跟單員如果用心去做,很快可以瞭解到產品知識,學習外貿操作流程,為以後轉型升級為外貿銷售,業務經理,海外大客戶維護打下堅實基礎,是進入外貿行業的最佳途徑。