1、抄送機關應使用機關的全稱或規範化簡稱，標註位置在主題詞之下抄送欄內，左空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全形冒號;抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊;在最後一個抄送機關後標句號。
2、公文的抄送是將檔案在主送的同時傳送給與公文有關需要知曉或遵照執行的單位，抄送單位是公文結構的組成部分。行政機關的公文使用抄送比較頻繁，但由於抄送單位居於公文的文尾，所列單位不屬於檔案的主要或直接承辦單位，在辦文過程中往往容易被遺漏或處理不當，影響了檔案貫徹執行的效果。為此，公文的抄送問題應給予足夠的重視和恰當的把握。
一、抄送檔案的適用範圍
根據《國家行政機關公文處理辦法》的規定和公文運用中的實際情況，抄送的適用範圍主要有以下幾個方面：
1.在上行文中，有三種情況：一是受雙重或多重領導的機關向上級機關請示，在主送一個機關的情況下，將其他上級機關列為抄送機關;二是因特殊情況越級請示時，應當抄送被越過的上級機關;三是向有關上級機關或領導人報告情況時，可以抄送其他需要了解情況的領導或不相隸屬的機關。
2.在平行文中，依照管理職權範圍函覆平級機關審批事項，涉及重要的政策性規定或執行面較廣的，應抄送上級機關，必要時也應抄送相關的平級單位及本系統的所屬機構。如省物價局依職權範圍覆函批准省交通廳提出的全省春運客運基準價格，應抄送省物價局的上級包括國家發展改革委、省人民政府，同時抄送給相關的省直單位，如省發展改革委、省經貿委等，並抄送給下級物價部門。
4.在聯合發文時，如需抄送，應按照上述原則分別抄送各聯合發文機關對應的上級、平級和下級機關。
二、抄送檔案的作用與效力
1.備案作用。下級機關發文抄送上級機關，對下級機關來說，是反映情況、彙報工作，便於上級監督、指導，避免在重要決策上出現差錯;對上級機關來說，便於瞭解和掌握下級機關的工作情況，統管全域性，加強指導，還可作為決策的參考。
2.協調作用。受雙重領導的，抄送非主送的領導機關，便於上級機關明確承辦責任，避免相互推諉，同時也表示對非主送的有關領導機關的尊重;抄送平級機關，有利於與本單位業務相關的單位溝通情況、增進了解、協調工作，避免出臺的政策相互矛盾，或因不通氣而產生誤會，影響檔案貫徹落實。
3.告知作用。對發文機關而言，透過抄送形式將需要在有關單位知曉的事項告訴受文方，履行告知義務;對被抄送機關而言，透過接收抄送檔案知曉發文的意圖，便於瞭解情況或配合工作。
4.執行作用。抄送單位同樣是公文的受文機關，現行國家行政機關公文處理辦法第十條、第十三款規定：“抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關”，明確了被抄送單位依照職能職權除享受有知情權外，還具有執行的義務，即當本地出現同樣情況或需要時，也應按抄送檔案中的規定執行，而不需就同樣內容報請上級單位批准，抄送檔案具有作為執行依據的法律效力。既非主送又非抄送的單位如需執行規定，應依照職能職權請示發文單位確定能否執行檔案。如：省物價部門批覆某市物價部門同意收取某項費用，則各市如遇到同樣需要，都可按檔案規定執行;如只批覆一個市，沒有抄送其他市的，其他市須另作請示。又如省物價部門函覆解釋或明確某市諮詢的某項政策問題，被抄送的各市物價局都應按同一解釋執行。
三、抄送檔案的行文規則
使用抄送除遵守上述第一條列舉的規則外，還應注意以下幾點：
1.切忌亂抄亂送。發文機關要根據公文內容與性質、機關或領導人的職能職權及工作的需要、保密需要來確定抄送名單，少了不利於工作，過多過濫會使受文機關以及發文機關本身不勝負擔。
2.抄報、抄送統一使用“抄送”。新的國家行政機關公文處理辦法，已將過去區分抄報用於上級單位、抄送用於下級單位，改為統一使用抄送。至今仍有一些單位繼續使用抄報，這是不符合現行行政機關公文處理規定的。
3.請示件要慎列抄送單位。一是不宜抄送下級機關;二是確實需要抄送平級單位的，也應嚴加控制抄送範圍，因為上級未批准時，檔案的內容尚未確定，還處於內部研究決策階段，故不宜讓資訊擴散，否則會使工作被動甚至造成不良後果;三是有的單位為了爭取領導重視，將請示件抄送許多上級領導，這樣將影響上級單位正常的公文流轉。
4.抄送的排列順序。一般按機關性質和隸屬關係掌握，依據國家、省、市級單位層次順排，如確需抄送上級領導的，可先排個人，再排單位。
還需要指出的是，被抄送機關要妥善處理所收檔案。只需知曉而無辦理責任的被抄送機關應將檔案送有關領導或業務人員瞭解檔案內容;發現抄送檔案有政策問題的，應及時將意見反饋發文機關;與本單位關係密切需要貫徹執行的，應將檔案轉入辦文環節，並妥善保管檔案以備使用。
1、抄送機關應使用機關的全稱或規範化簡稱，標註位置在主題詞之下抄送欄內，左空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全形冒號;抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊;在最後一個抄送機關後標句號。
2、公文的抄送是將檔案在主送的同時傳送給與公文有關需要知曉或遵照執行的單位，抄送單位是公文結構的組成部分。行政機關的公文使用抄送比較頻繁，但由於抄送單位居於公文的文尾，所列單位不屬於檔案的主要或直接承辦單位，在辦文過程中往往容易被遺漏或處理不當，影響了檔案貫徹執行的效果。為此，公文的抄送問題應給予足夠的重視和恰當的把握。
一、抄送檔案的適用範圍
根據《國家行政機關公文處理辦法》的規定和公文運用中的實際情況，抄送的適用範圍主要有以下幾個方面：
1.在上行文中，有三種情況：一是受雙重或多重領導的機關向上級機關請示，在主送一個機關的情況下，將其他上級機關列為抄送機關;二是因特殊情況越級請示時，應當抄送被越過的上級機關;三是向有關上級機關或領導人報告情況時，可以抄送其他需要了解情況的領導或不相隸屬的機關。
2.在平行文中，依照管理職權範圍函覆平級機關審批事項，涉及重要的政策性規定或執行面較廣的，應抄送上級機關，必要時也應抄送相關的平級單位及本系統的所屬機構。如省物價局依職權範圍覆函批准省交通廳提出的全省春運客運基準價格，應抄送省物價局的上級包括國家發展改革委、省人民政府，同時抄送給相關的省直單位，如省發展改革委、省經貿委等，並抄送給下級物價部門。
4.在聯合發文時，如需抄送，應按照上述原則分別抄送各聯合發文機關對應的上級、平級和下級機關。
二、抄送檔案的作用與效力
1.備案作用。下級機關發文抄送上級機關，對下級機關來說，是反映情況、彙報工作，便於上級監督、指導，避免在重要決策上出現差錯;對上級機關來說，便於瞭解和掌握下級機關的工作情況，統管全域性，加強指導，還可作為決策的參考。
2.協調作用。受雙重領導的，抄送非主送的領導機關，便於上級機關明確承辦責任，避免相互推諉，同時也表示對非主送的有關領導機關的尊重;抄送平級機關，有利於與本單位業務相關的單位溝通情況、增進了解、協調工作，避免出臺的政策相互矛盾，或因不通氣而產生誤會，影響檔案貫徹落實。
3.告知作用。對發文機關而言，透過抄送形式將需要在有關單位知曉的事項告訴受文方，履行告知義務;對被抄送機關而言，透過接收抄送檔案知曉發文的意圖，便於瞭解情況或配合工作。
4.執行作用。抄送單位同樣是公文的受文機關，現行國家行政機關公文處理辦法第十條、第十三款規定：“抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關”，明確了被抄送單位依照職能職權除享受有知情權外，還具有執行的義務，即當本地出現同樣情況或需要時，也應按抄送檔案中的規定執行，而不需就同樣內容報請上級單位批准，抄送檔案具有作為執行依據的法律效力。既非主送又非抄送的單位如需執行規定，應依照職能職權請示發文單位確定能否執行檔案。如：省物價部門批覆某市物價部門同意收取某項費用，則各市如遇到同樣需要，都可按檔案規定執行;如只批覆一個市，沒有抄送其他市的，其他市須另作請示。又如省物價部門函覆解釋或明確某市諮詢的某項政策問題，被抄送的各市物價局都應按同一解釋執行。
三、抄送檔案的行文規則
使用抄送除遵守上述第一條列舉的規則外，還應注意以下幾點：
1.切忌亂抄亂送。發文機關要根據公文內容與性質、機關或領導人的職能職權及工作的需要、保密需要來確定抄送名單，少了不利於工作，過多過濫會使受文機關以及發文機關本身不勝負擔。
2.抄報、抄送統一使用“抄送”。新的國家行政機關公文處理辦法，已將過去區分抄報用於上級單位、抄送用於下級單位，改為統一使用抄送。至今仍有一些單位繼續使用抄報，這是不符合現行行政機關公文處理規定的。
3.請示件要慎列抄送單位。一是不宜抄送下級機關;二是確實需要抄送平級單位的，也應嚴加控制抄送範圍，因為上級未批准時，檔案的內容尚未確定，還處於內部研究決策階段，故不宜讓資訊擴散，否則會使工作被動甚至造成不良後果;三是有的單位為了爭取領導重視，將請示件抄送許多上級領導，這樣將影響上級單位正常的公文流轉。
4.抄送的排列順序。一般按機關性質和隸屬關係掌握，依據國家、省、市級單位層次順排，如確需抄送上級領導的，可先排個人，再排單位。
還需要指出的是，被抄送機關要妥善處理所收檔案。只需知曉而無辦理責任的被抄送機關應將檔案送有關領導或業務人員瞭解檔案內容;發現抄送檔案有政策問題的，應及時將意見反饋發文機關;與本單位關係密切需要貫徹執行的，應將檔案轉入辦文環節，並妥善保管檔案以備使用。