一、正文寫作中常見的用語不規範問題
（一）行文欠莊重嚴肅
公文屬於應用類文體，主要用於反映客觀情況和處理事情，主要靠邏輯的說服力，較少以形象的感染力，具有莊重嚴肅的特徵。而在日常工作中，也常出現上級機關在對下級行文中，語氣不莊重，不能顯示國家機關權威的公文。例如某上級機關在對下行文中這樣寫道：“上述規定請大家大力支援，自覺遵守。”既然給屬下行文，下級就必須執行，而“請”“大力支援”則有很恭敬又很無力地請求大家之意，毫無莊重色彩，上級機關的發文權威蕩然無存。
（二）晦澀難懂，含糊不清
在公文寫作中，語言運用上常會出現表述不嚴謹，用語晦澀難懂，使受文單位不知所云、無所適從的情況。如某省民政廳《關於印發革命工作人員犧牲病故證明書的通知》中寫道：“革命工作人員犧牲病故證明書，由省廳統一掌握，經行署批准的因公犧牲革命工作人員來廳領證。”這一表述有失嚴謹，含糊不清，讓人不知所云。既然是“犧牲人員”，又何能“來廳領證”呢？應當改為“由死者家屬或有關單位派人來廳領證”為宜。這種語言現象在公文中出現，無疑會影響公文的權威性，削弱公文辦理公務的作用。
（三）拖沓冗長，重複囉嗦
錘字煉句，以少馭多，用最少的語言表達最豐富的內容，這是寫文章最起碼的要求，公文更應如此.以下是一份公文中的語句，其顯得重複囉嗦：“局職工乒乓球隊從南京勝利凱旋歸來。”“凱旋”即“勝利歸來”之意，再加上一個“勝利”就顯重複拖沓而多餘，應予刪去。原文中談及“勝利的意義”更是用墨如潑，畫蛇添足，本來三五句即可說清，卻偏要寫上一大篇，真是廢話連篇，冗長累贅。
二、對當前規範公文寫作用語的建議及對策
（一）使用標準的書面語言
書面語言是指書面交際使用的語言，它區別與口語。文字記錄語，逐漸形成比口語精確、嚴密的書面語，又稱“筆語”“文字語”。口語是人們口頭交際使用的語言，與書面語相對稱。公文語言既要通俗易懂，又不能像一般記敘文，特別是通俗文學、方言文學那樣大量採用口語和方言，必須強調使用規範化的書面語言，這樣才能使之既平易，又不失莊重、嚴肅的色彩。但隨著社會形勢的不斷髮展，社會流行語大量產生並廣泛地應用於社會政治、經濟、文化、生活等各個領域。因此，公文寫作也不可避免地面臨如何使用社會流行語的問題。我認為，對那些約定俗成且符合國家法律法規規定的口語或社會流行語可以直接使用，如“嚴打”“希望工程”等；對那些有較強專業性或不為一般人所理解的術語要加以說明，如“網際網路”等；對那些不健康或表意含糊的詞語則堅決不用。
（二）力求語言準確、簡明、通暢、規範，以及慎用模糊語
語言如何是公文有否較高質量的一個極為重要的因素。同樣的公文素材，語言運用功底淺，效果就大不一樣。凡屬較高質量的公文，除了思想明確、中心突出、結果嚴謹、層次分明外，語言必須準確精練，簡明通暢，並且合乎邏輯，杜絕空話、套話、“八股味”。公文的觀點要正確、公文的材料要準確、公文的語言要明確。在公文寫作語言中，不僅要注意語言的準確、規範化，還要有著鮮明性的公正立場，要做到傾向和態度鮮明，觀點要鮮明，內容要新穎富有創造性。應該要跟緊形式、貼近實際、善於發現新形勢下出現的新問題，密切關注人民群眾最關心的熱點和焦點問題。
在公務活動中，有不少模糊現象，如道德水平、人的政治素質、社會生產力水平的高低、時間的快慢、程度的深淺等等，我們不可能，也不必用精確的語言來表述。而只有用外延不確定、內涵無指定、表義有彈性的模糊語言，才能把它表述得科學而準確。比如，在介紹形勢時常用“目前”“十一屆三中全會以來”，佈置工作時常用“今後一個時期內”“下世紀中葉”等模糊語言來界定時段；用“各級黨組織”來概括成千上萬的黨組織，等等。恰當地使用模糊語言，有利於表述的高度概括，簡明扼要，周密嚴謹，機動靈活。當然，語言的模糊性同語言的含混不清不是一回事，可以精確、必須精確的.就應該用精確的語言來表述，比如開會的時間、地點、物件，國民經濟和社會發展計劃的重要指標，涉及原則性的表態等，就應該具體明確，直接了當。
（三）要避“虛”就“實”，切忌濫用文學語言
在公文寫作中，語言、事例一定要實在，切不可虛浮。公文語言的真實性關係到資訊的有效傳達。可是現在有很多人在擬寫公文的過程中就沒有做到實在，使用的語言虛浮無實。如寫某石油公司的一位領導同志堅持深入群眾，深入實際時，這樣寫到：“渤海灣的每座鑽井臺上都留記著他的腳印，他的胸中裝著整個波濤奔騰的渤海灣。”又如寫某一位人物的高尚品格時說：“他的風格之高高過於喜馬拉雅山，他的精神之美，美過富春江。”還有一篇反映公路上發生重大交通事故的簡報，在談到事故發生當時的情形時寫到，“大客車翻下公路邊的大溝內，如墜萬丈深淵......車內乘客鬼哭狼嚎哭作一團。”這些都是由於把文學用語引進公文中來，故使所表達的內容顯得有些虛華欠實，讀後不免給人一種虛誇的感覺。
（四）不要“學生腔”
由於過多的渲染和不必要的抒情，致使公文失去了樸實、莊重。一般稱這樣的病態為“學生腔”。如某工廠全年總結的開頭時，這樣寫到：“滴答、滴答！時間如白駒過隙，一年的時間在轉瞬間消失了。這一年中，在黨的改革、開放方針的指導下......我廠面向遼闊奔騰的大渤海，背靠日夜火車如梭的京山鐵路大動脈，緊把著首都、天津的大門口......”這是典型的“學生腔”。充滿文學味道，用語又欠樸實。按擬稿者的本意，也許是想使公文語言華麗多姿、詞彙豐富一些，或者偏愛“文學韻味”，而這恰恰違背了公文寫作注重實用的原則。語言要實實在在，任何一點浮華之詞都應當力求避免的。
公文是整個社會生活的紐帶。所謂紐帶，就是指的溝通、聯結、維繫作用。從縱的方面講，它溝通、聯結、維繫著各級政府、機關、單位甚至個人的公務活動；從橫的方面講，它維繫著平行單位之間的公務活動。如果把整個國家比作一部機器，那麼公文就是這部機器上的螺絲釘。隨著政府職能的轉換和公務員行為的不斷規範，公文寫作規範化越來越為各機關、單位所重視。“規範化”是一個過程，不可能一墩而就，在“化”的過程中難免還存在這樣或那樣的問題。筆者針對當前行政公文寫作中出現的常見錯誤，提出意見，以期推進行政公文寫作規範化。
一、正文寫作中常見的用語不規範問題
（一）行文欠莊重嚴肅
公文屬於應用類文體，主要用於反映客觀情況和處理事情，主要靠邏輯的說服力，較少以形象的感染力，具有莊重嚴肅的特徵。而在日常工作中，也常出現上級機關在對下級行文中，語氣不莊重，不能顯示國家機關權威的公文。例如某上級機關在對下行文中這樣寫道：“上述規定請大家大力支援，自覺遵守。”既然給屬下行文，下級就必須執行，而“請”“大力支援”則有很恭敬又很無力地請求大家之意，毫無莊重色彩，上級機關的發文權威蕩然無存。
（二）晦澀難懂，含糊不清
在公文寫作中，語言運用上常會出現表述不嚴謹，用語晦澀難懂，使受文單位不知所云、無所適從的情況。如某省民政廳《關於印發革命工作人員犧牲病故證明書的通知》中寫道：“革命工作人員犧牲病故證明書，由省廳統一掌握，經行署批准的因公犧牲革命工作人員來廳領證。”這一表述有失嚴謹，含糊不清，讓人不知所云。既然是“犧牲人員”，又何能“來廳領證”呢？應當改為“由死者家屬或有關單位派人來廳領證”為宜。這種語言現象在公文中出現，無疑會影響公文的權威性，削弱公文辦理公務的作用。
（三）拖沓冗長，重複囉嗦
錘字煉句，以少馭多，用最少的語言表達最豐富的內容，這是寫文章最起碼的要求，公文更應如此.以下是一份公文中的語句，其顯得重複囉嗦：“局職工乒乓球隊從南京勝利凱旋歸來。”“凱旋”即“勝利歸來”之意，再加上一個“勝利”就顯重複拖沓而多餘，應予刪去。原文中談及“勝利的意義”更是用墨如潑，畫蛇添足，本來三五句即可說清，卻偏要寫上一大篇，真是廢話連篇，冗長累贅。
二、對當前規範公文寫作用語的建議及對策
（一）使用標準的書面語言
書面語言是指書面交際使用的語言，它區別與口語。文字記錄語，逐漸形成比口語精確、嚴密的書面語，又稱“筆語”“文字語”。口語是人們口頭交際使用的語言，與書面語相對稱。公文語言既要通俗易懂，又不能像一般記敘文，特別是通俗文學、方言文學那樣大量採用口語和方言，必須強調使用規範化的書面語言，這樣才能使之既平易，又不失莊重、嚴肅的色彩。但隨著社會形勢的不斷髮展，社會流行語大量產生並廣泛地應用於社會政治、經濟、文化、生活等各個領域。因此，公文寫作也不可避免地面臨如何使用社會流行語的問題。我認為，對那些約定俗成且符合國家法律法規規定的口語或社會流行語可以直接使用，如“嚴打”“希望工程”等；對那些有較強專業性或不為一般人所理解的術語要加以說明，如“網際網路”等；對那些不健康或表意含糊的詞語則堅決不用。
（二）力求語言準確、簡明、通暢、規範，以及慎用模糊語
語言如何是公文有否較高質量的一個極為重要的因素。同樣的公文素材，語言運用功底淺，效果就大不一樣。凡屬較高質量的公文，除了思想明確、中心突出、結果嚴謹、層次分明外，語言必須準確精練，簡明通暢，並且合乎邏輯，杜絕空話、套話、“八股味”。公文的觀點要正確、公文的材料要準確、公文的語言要明確。在公文寫作語言中，不僅要注意語言的準確、規範化，還要有著鮮明性的公正立場，要做到傾向和態度鮮明，觀點要鮮明，內容要新穎富有創造性。應該要跟緊形式、貼近實際、善於發現新形勢下出現的新問題，密切關注人民群眾最關心的熱點和焦點問題。
在公務活動中，有不少模糊現象，如道德水平、人的政治素質、社會生產力水平的高低、時間的快慢、程度的深淺等等，我們不可能，也不必用精確的語言來表述。而只有用外延不確定、內涵無指定、表義有彈性的模糊語言，才能把它表述得科學而準確。比如，在介紹形勢時常用“目前”“十一屆三中全會以來”，佈置工作時常用“今後一個時期內”“下世紀中葉”等模糊語言來界定時段；用“各級黨組織”來概括成千上萬的黨組織，等等。恰當地使用模糊語言，有利於表述的高度概括，簡明扼要，周密嚴謹，機動靈活。當然，語言的模糊性同語言的含混不清不是一回事，可以精確、必須精確的.就應該用精確的語言來表述，比如開會的時間、地點、物件，國民經濟和社會發展計劃的重要指標，涉及原則性的表態等，就應該具體明確，直接了當。
（三）要避“虛”就“實”，切忌濫用文學語言
在公文寫作中，語言、事例一定要實在，切不可虛浮。公文語言的真實性關係到資訊的有效傳達。可是現在有很多人在擬寫公文的過程中就沒有做到實在，使用的語言虛浮無實。如寫某石油公司的一位領導同志堅持深入群眾，深入實際時，這樣寫到：“渤海灣的每座鑽井臺上都留記著他的腳印，他的胸中裝著整個波濤奔騰的渤海灣。”又如寫某一位人物的高尚品格時說：“他的風格之高高過於喜馬拉雅山，他的精神之美，美過富春江。”還有一篇反映公路上發生重大交通事故的簡報，在談到事故發生當時的情形時寫到，“大客車翻下公路邊的大溝內，如墜萬丈深淵......車內乘客鬼哭狼嚎哭作一團。”這些都是由於把文學用語引進公文中來，故使所表達的內容顯得有些虛華欠實，讀後不免給人一種虛誇的感覺。
（四）不要“學生腔”
由於過多的渲染和不必要的抒情，致使公文失去了樸實、莊重。一般稱這樣的病態為“學生腔”。如某工廠全年總結的開頭時，這樣寫到：“滴答、滴答！時間如白駒過隙，一年的時間在轉瞬間消失了。這一年中，在黨的改革、開放方針的指導下......我廠面向遼闊奔騰的大渤海，背靠日夜火車如梭的京山鐵路大動脈，緊把著首都、天津的大門口......”這是典型的“學生腔”。充滿文學味道，用語又欠樸實。按擬稿者的本意，也許是想使公文語言華麗多姿、詞彙豐富一些，或者偏愛“文學韻味”，而這恰恰違背了公文寫作注重實用的原則。語言要實實在在，任何一點浮華之詞都應當力求避免的。
公文是整個社會生活的紐帶。所謂紐帶，就是指的溝通、聯結、維繫作用。從縱的方面講，它溝通、聯結、維繫著各級政府、機關、單位甚至個人的公務活動；從橫的方面講，它維繫著平行單位之間的公務活動。如果把整個國家比作一部機器，那麼公文就是這部機器上的螺絲釘。隨著政府職能的轉換和公務員行為的不斷規範，公文寫作規範化越來越為各機關、單位所重視。“規範化”是一個過程，不可能一墩而就，在“化”的過程中難免還存在這樣或那樣的問題。筆者針對當前行政公文寫作中出現的常見錯誤，提出意見，以期推進行政公文寫作規範化。