3、選擇你想要建立的文件型別——你可以選擇建立信函、信封、標籤（在每個標籤中都有不同的地址）等等。

4、選擇“選擇收件人”，在此有很多可用選項：你可以選擇使用現有列表（就像Excel中的工作表一樣，分別列出名字、地址以及電話號碼），從outlook聯絡人中選擇或是鍵入新列表（如圖3所示）。

5、插入合併域——這表明你可以在每個不同的域中插入你想要包含的東西。例如，我所選擇插入到我的信函中的域包括像名字、姓氏、地址、縣市等等。圖4顯示的是可插入的域列表，而圖5顯示的是在合併插入域之後我的文件的樣子。

6、接下來你可以預覽結果，確保所有的東西都依照你想要的方式。圖6所顯示的是在收件人資訊匯入文件中後，文件的樣子。

7、當所有的東西都已經依照你的想法設定完畢，你就可以點選“完成併合並”。在此，你具有很多選項。第一個就是能夠讓你編輯單個文件。如果你選擇這項，它就會為收件人列表中的每個條目建立獨立的頁面。如果需要的話，你就可以進行任何編輯。第二個選項能夠將文件打印出來，最後一個選項就能夠讓你將每個頁面作為一封電子郵件傳送出去。

郵件合併是Word中最為實用、節約時間的特性之一，而很多人都沒有合理地利用到它。如果你想要傳送一個派對、一場婚禮的請帖，或是任何需要批次傳送的郵件，這項功能能夠幫助你節約大量的時間。甚至，在“開始郵件合併”之下，它還提供了一個手把手教你郵件合併的嚮導，這就能夠幫助你一步步地瞭解整個郵件合併使用的過程