日常工作中，我們所接到的任務目標大多是已確定的了，其實導致工作效率低下的方面無非就在於任務優先順序的判定、工作內容的切割、以及怎麼找到適合自己的工作節奏。

面對問題，普通人的解決路徑是：問題及原因—解決辦法

而高階的版本是：問題及原因—理想的狀態—最佳策略

任務的優先順序：重要的工作優先

按照四象限法則，把工作任務分為四類：重要且緊急；重要但不緊急；緊急而不重要；不緊急不重要

需要注意的是，佔據工作比重最大的應該是重要不緊急的內容，約60%；然後是重要且緊急的內容20%、緊急不重要15%和不緊急不重要5%。

這裡還需要拿好小本本記一下：比例不是死的，最重要的是明白四象限的用途——警惕投入過多的時間去做緊急重要的事，一般重要的事拖延到了不得不做的時候，長此以往就基本可以斷定拖延症晚期了。

拖延症很危險，防患於未然——把更多的時間留給重要不緊急的事，想想生活和工作中，重要而不緊急的事可以有哪些？是不是投報比會更加可觀？

學會切割：拆分任務目標到可行為止

任務優先順序確定好了，下一步就是拆分目標了。

首先明確任務目標，把你要做的事分解成幾個符合自己工作習慣的小任務。這裡推薦番茄工作法。只有明確了目標，把任務分配到具體的時間，任務才能最快最有效地完成。

此外，有的人上午可能更適合思考費力的問題，而有的人可能晚上更願意做這類工作。工作習慣因人而異，題主可以嘗試多種辦法來了解一下自己的工作習慣。瞭解自我、總結提升，是提升效率的最快路徑。

另外，工作的基本技能和溝通協作應該每個人都必須掌握的，由於這些原因而導致的效率低下會很讓人拙計。。。

emm以及網頁版和移動端都可以用嗷

斯科特揚在他的時間管理書籍《超效率手冊》中，分享了99個提高效率的方法。

關於克服拖延症：

1. 制定周/日目標

2. 限定時間（30~90分鐘為最佳）

3. 分解任務

4. 短跑理論（先短跑，再長跑；先堅持一段時間，再徹底變成習慣）

5. 日程校對（完成所有待辦事項後，就及時停止工作；還未完成的話，馬上去做）

6. 加強自律（在堅持多做10分鐘）

7. 使用咒語 （積極的心理暗示）

8. 根除潛在的絆腳石

9. 動力催化劑（增加一下可激勵自己的具體物件，如便利貼上的標語）

10. 攪拌（先完成再完美）

11. 營造一個不會分心的工作場所

12. 拒絕"應該"（消除“應該做”，保留“想要做”和“不去做”）

13. 預備、射擊、瞄準（先採取行動，再糾正方法）

14. 摒棄拖延惡習（先壓縮習慣，再根除習慣）

關於做事更有條理：

15. 條理性是一種技能

16. 少點兒混亂，少點兒壓力

17. 捕捉裝置（善於記錄，避免遺忘）

18. 給所有東西規定放置的地方

19. 簡單的組織系統

20. 簡單的組織系統：專案 （共同目標的多個任務的集合）

21. 簡單的組織系統：任務（總體待辦事項、周目標、日目標）

22. 簡單的組織系統：活動（只能在特定時間做的事，用手機自帶日曆記錄）

23. 寫出你的目標（避免遺忘，強化動力）

24. 分支法（細分類別，逐漸最佳化)

25. 通訊記錄(把資訊及時歸入任務和活動列表）

26. 做你承諾過的事

27. 整齊VS有條理（有條理：讓你更容易找到東西和儲存東西）

28. 閱讀筆記

29. 數字條理性（利用雲盤、硬碟儲存資料）

關於保持活力：

30. 晨禮（在醒來時進行的一系列活動，如晨練）

31. 休一天假（工作6天比7天效率更高）

32. 日常運動（投資回報率高）

33. 為體能進食（少食多餐）

34. 讓你的時間頭重腳輕（先處理最難最花時間的任務）

35. 按週期工作 （工作、休息、恢復）

36. 關閉開環（讓任務有明確停止點）

37. 多工處理：第八宗罪 （集中注意力只專注於一個任務）

38. 15分鐘法則（再堅持15分鐘）

39. 喝水

40. 給你的動力再次充電（回顧目標、檢視進步）

41. 保持敏銳（進行腦力訓練）

42. 工作/娛樂時間表

43. 平衡創造力（切換活動，調整狀態）

關於把事情完成：

44. 完成專案，而不是完成任務（目標貫穿於專案始終）

45. 設定最後期限

46. 每週回顧

47. 避免硬時限（自己設定時限）

48. 帕金森定律 （基於價值來設定最後期限）

49. 霍夫施塔特定律（實際花費的時間總是比理想中長）

50. 感激懶惰（不必要的事一件都不做）

51. 框架規劃（不要過度規劃）

52. 不要重新發明輪子（在自己的專案中尋找適量的捷徑）

53. 快速樣品製作 （創造最簡單的樣品，逐步最佳化）

54. 別按照時間來獲得報酬（會浪費潛在時間）

55. 被逼出來的生產效率

56. 每日標記（檢查回顧）

57. 制定一個出口策略（知道結束後要做什麼）

關於日常工作：

58. 注意：習慣的角色

59. 30天試驗（30天專注養成一個習慣）

60. 日常VS非日常工作（自動化生產效率）

61. 觸發物（訊號+儀式）

62. 替換理論

63. 操作性條件反射（建立獎懲機制）

64. 一次培養一個習慣

65. 始終如一

66. 先投資自己

67. 建立一個牢不可破的標準

68. 齒輪理論（從最關鍵的習慣開始突破）

69. 建設性惡習

70. 網際網路儀式

71. 用習慣做實驗

關於生產效率黑洞：

72. 外包（關注自己的優勢）

73. 關閉自動訊息（減少分心）

74. 雙流理論（積累素材、提煉觀點）

75. 批次處理（把內容相似的任務同時處理）

76. 避免接觸懶惰的人

77. 資訊節食（去掉對你無用的資訊）

78. 習慣現在就做

79. 尋找指數報酬（做高收穫的事）

80. 速讀

81. 整體學習

82. 用書寫來解決問題

83. 學習清單

84. 忠言逆耳

85. 感官剝奪（減少注意力的分散）

關於做對的工作 ：

86. 六步走（把任務按重要性從第一到第六排序）

87. 知道你想要什麼

88. 將計劃和實施分開

89. 測量

90. 實驗

91. 日程記錄

92. 帕累託定律（20%的任務能創造80%的價值）

93. 停止清單

94. 迅速失敗（及時止損）

95. 條理VS成就

96. 做一隻刺蝟（專注於一個領域）

97. 努力工作並不重要

98. 計算你的附加值

99. 有目的地提高生產效率

我們進行時間管理的本質，其實是個人精力和做事思維的管理。時間是客觀存在，沒法管理，我們能管理的只有自己。

1.建立這樣的做事思維：最重要的事，只有一件

眾所周知，職場上提高工作效率的目的，不在於做了多少事情，而在於做出多少成績。要想取得出類拔萃的成就，就要學會有策略地選擇和放棄，專注於做那件最重要的事。

如果你每天做的都是打雜，不能為公司創造價值，做再多、效率再高，老闆也不會給你升職加薪啊。

面對一天的工作，不要隨便抓一個就開幹，你需要充分思考，找到主要任務（多半是那些重要但不緊急的任務），然後把主要任務當作核心，圍繞主要任務做其他事。

2.列“成功清單”，而不是“待辦事項清單”

不可否認，列清單是個提高效率的好辦法。但很多人列的清單其實是一個坑，他們是怎麼列的呢？不分事情大小和重要程度，凡事能要做的都統統列進“待辦事項”，然後一項項去做。

而“成功清單”是從你要做的事情當中，挑出最重要的20%，再在這20%裡面縮小範圍，找到最重要的那件事。這裡運用的就是普遍存在的二八定律：任何事物中最重要的只佔20%，其餘80%都是次要的。

3.不要當“多面手”，一次只專注做一件事

很多人認為，同時做幾件事效果會更高。斯坦福大學的研究表明，結果恰恰相反，一個人能同時兼顧幾件事的說法只是一個美好的謊言。他們看起來好像能兼顧多件事，實際上每件事都做得不怎麼樣。

我們的大腦一次只能處理一件事，所謂同時做幾件事，其實是在不同任務之間頻繁切換，而這個行為本身其實浪費掉我們更多時間和精力。更有效率的方法是一次只專注做完一件事。

4.在意志力最強、精力最旺盛的時段，做最重要的事

一個人的意志力就像是手機的剩餘電量指示條。每天早上它是充滿電的，隨著時間的流失，你在不斷使用你的電力，電力越不足，效率也越低。當然你可以找到適當的時間重新充電，它是有限的可持續能源。

一天之中你必須選好時機，在意志力最強的時候去做最重要的時，在意志力衰竭之前做完。

5.建立進入專注狀態的儀式感，並對任何分散精力的人或事說“不”

建立儀式感是幫助我們進入工作狀態的一個好方法。不過這個儀式感因人而異，可以是列“成功清單”，也可以是整理桌面。不過我習慣用的是計時，在開始一項工作的同時點開計時器，也就是告訴自己進入工作狀態了。

一旦進入專注的工作狀態，就要學會對任何打擾你的人或事說“不”。據說，我們在辦公室每11分鐘就會被打斷一次，對於這些打斷我們的處理方式要果斷。對於無法拒絕的事情，可以先記錄下來放一邊，等到手上的要事做完之後再集中處理。

那些在職場中發展得很好、工作效率很高的人無一不是把自己的時間管理得井井有條。做好時間管理，有以下幾個建議：

一、要把你的時間有效的分成幾個部分：工作必要投入時間，就是為常規工作必須投入的時間，另外還有靈活運用的時間。

在常規付出的時間裡，要明確每一天的工作任務，然後必須要投入的時間就把大塊的時間專注在手頭工作上面，另外把工作更具重要緊急兩個維度講任務分成不通型別，去做那些重要又緊急的工作。

二、利用好清單，避免多工切換。

每個月我的手機日程安排都會提前排好，重要的出差、約見和電話會議等等，寫下來的好處是不用讓這些程式一直在大腦後來執行，可以留出更多的記憶體完成重要的任務，並且能在過程中保持專注。建議專注工作時可以備一個記事本，如果有其他的靈感出來，隨時記下來，但不要想到一個就去做一個，很多時候就因為要查一個資料，又在網路上瀏覽了很長時間，而毫無意識，所以一定要避免這樣的情況，就是避免多工切換。

三、有固定工作習慣，利用好碎片時間。

養成每天定時做一些常規的事物，就像習慣一樣，這樣是最不費力氣最有效的路徑，比如每天要看的常規數字報表，固定的時間固定做一些固定的事情，對自身啟動來講消耗最低。

一看您的問題就可以想象出來您是一個有思想，要上進的人

從觀念的角度：

時間是個剛性的東西，你在意它在那裡，你不在意它也在那裡，不會多也不會少，你對它無能為力。所以真正能管理的不是時間，而是自己。管理好自己，你就有效地使用了時間。

提高工作效率不是做更多的事情，而是做更重要的事情，因為更重要的事情就是那些做了就能讓其他事情顯得不重要，甚至不用再做的事情。

從方法論的角度：

【使用更高效的工具】人類和其他動物主要區別之一就是懂得使用工具，透過工具的使用提高了人類的能力範圍，提升了工作的效率。所以從某種程度上講，每一次人類的進步都是工具使用效率提升的過程。所以第一個方法就是使用更高階的勞動工具，比如以前做財務賬目用紙張、鉛筆、算盤，後來用了計算器，再到後來用了電腦，以前月末結賬時為了找出一個帳差可能需要加班一晚上，而現在有了ERP系統，那麼可能幾分鐘就能找到原因。

【提高精力使用效率】很多人覺得提高工作效率就是同時做更多的事情，其實這是嚴重的誤解，甚至可以說是錯誤。當處理比較複雜的問題時，人一心不可二用！當多工作同時進行的時候，大腦的工作過程是這樣子的：

1、停止正在做的事情

2、清楚上一件事情相關的資訊

3、獲取並讀取下一件事情相關的資訊

4、開始做這件事

所以當一個人在多個任務之間切換的時候，我們大部分精力都浪費在“任務切換”的過程中，所以效率不僅不能提高而且會嚴重降低工作效率。

基於以上大腦工作的原理，所以建議有以下方法：

一次只做一件事情

做更少的事情

做更重要的事情

把更多的時間花在最重要的事情上

把最重要的事情做得更加完美

在工作中，我們經常會發現，明明工作非常努力，一天下來忙的不可開交，但是等下班盤點時會發現，完成的工作並不是很多。

這是為什麼呢？

這裡面既有主觀的原因，也有客觀的原因，但更主要的是由主觀的原因造成的。

很多時候並不是工作太難導致我們工作沒有完成，而是因為我們不會進行時間管理導致很多工作徒勞無獲。

今天，我就結合自身的實踐和大家分享幾個我認為非常有效的實踐管理方法，與大家共勉：

方法一：早睡早起，充分利用好早晨的大好時光

永遠不要想著，晚睡還能早起，因為這不符合人的生理規律。

不會休息的人也不會工作。

早睡早起符合日出而作、日落而息的規律，如果能夠堅持下來，你會發現早晨腦子是最清醒的，效率也是最高的。

比如早起可以用來回顧昨天的工作，看書，學習都是可以的。

方法二:把工作計劃進行前置

為了一上班就可以直奔主題，快速進入工作狀態，我建議早晨起床後就把今天要乾的重點工作安排好。

要聯絡哪些人、協調哪些部門、準備哪些材料、彙報哪些工作，需要誰來配合都要提前做好計劃。如果牛能堅持這樣做，你會發現原來半天才能完成的工作，其實兩個小時就完成了。

在這裡，給大家推薦並介紹下我現在在用且非常好用的一種圖：甘特圖

甘特圖，又稱橫道圖或條狀圖，是美國科學管理學派創始人亨利·甘特在20世紀初，設計的一種組織和監控專案進度的工具。

雖然甘特圖是專案管理工具，但是如果把每件事都看作一個小專案，甘特圖就可以被應用在個人時間管理上了。

下面我為大家講解甘特圖的使用方法：

1、詳細列出待辦清單

列清單時，不要考慮時間夠不夠用，先把必須完成的事情列出來。

假如今天是週六，我的待辦事項有以下內容：早晚洗漱、一日三餐、乘公交車往返公司、看房子、修改文章內容、閱讀。

因為是週六，，所以還想安排一集綜藝節目。

2、按照先後順序，將內容排序

繪製甘特圖的方式很簡單，橫排是時間欄，左側是專案欄。可以直接在筆記本上畫，或者使用Excel繪製。

時間欄的間隔可以自行設定，今天的示例以1個小時為一個區間。

從圖中你可以看出，僅依照先後順序，不算看綜藝節目，就已經到晚上11點了。

如果想要騰出更多的時間看綜藝節目，就得做進一步最佳化。

3、依據專案交叉理念，最佳化計劃

在專案管理過程中，很多工作是可以同步進行的，時間上可以交叉。

因此，我們先查找出可以並行的事項，將它們安排在一起。

比如，在坐公交車時，可以用手機修改文稿或者閱讀，甚至撰寫草稿大綱。

可以看出，圖中紫色部分為多出的時間，經過最佳化，修改文章的時間由原來的1個小時變成了4個小時，閱讀時間增加了1個小時，一共增加了4個小時。

在安排好必須做的事情之後，再把娛樂活動安排進去，於是就形成了最終方案。

4、注意時間搭配

需要注意的是，在安排並行事項的時候，會產生以下三種組合：

1、腦力勞動和腦力勞動

在研究表明，同時執行多項腦力活動的人，在認知測試上會出現明顯的智商下降，其狀態就跟失眠一整晚是一樣的。

因此，同時執行多項腦力工作，比如自由撰稿人在寫稿時，同時跟出版編輯商討書稿的修訂工作，這樣的組合並不可取。

2、非腦力勞動和非腦力勞動

比如在洗衣服的空隙打掃衛生，通勤的時候看綜藝節目，這樣的組合可以節約一部分時間，但不能實現時間被最高效利用。

3、腦力勞動和非腦力勞動

比如在做飯的時候聽聽書，公交車上安排一下當天的工作，都是最優的勞動組合方式。

依據勞動型別，在使用甘特圖的時候，合理組合可並行的專案，不斷最佳化時間計劃，可以把每天的實踐都安排得當。

以上，就是甘特圖的應用方法：

1、詳細列出待辦事項2、按照先後順序，將內容排序3、依據專案交叉理念，最佳化計劃4、注意時間搭配

方法三：做重點做少點做快點

工作計劃做好是前提和基礎，但是不等於說工作計劃做好就一定能夠高效。

因為你的工作計劃可能不夠合理，導致出現事倍功半的效果。

其實，說白了就是一句話:

做重點，做少點，做快點

重要的事情一般不會超過三件，加入你列了10項工作計劃，那就強迫自己從中選出最重要的3件事清去做，然後一件接著一件幹，幹完一件再幹另一件，這是最快的方法。

方法四：常用的物品分類存放在固定的位置

有時候，我們把很多時間都浪費在找東西上了，而不是工作上。所以看是慌慌張張，實則效率低下。

最好的解決辦法就是，把常用的重要資料、工具存放才觸手可及的固定位置，把不常用的東西放在櫃子裡。

方法五：切斷干擾源

現實工作中，我們的時間都去哪了？

這些東西都是無形的殺手，殺的你渾然不覺。

最好的辦法就是，切掉網路，主動遮蔽它們，然後全身心的投入工作。

方法六：敢於說“不”，有所不為才能有所為

工作時，我們難免會遇到突發情況。

比如，領導突然安排了一項別的任務，同事過來找你幫忙，突然接了一個電話，這些都會打亂自己已經制定好的計劃。

怎麼辦呢？

一定要區分事情的重要、緊急程度。

如果是非常重要緊急的任務，又不得不做，那就先做領導安排的這項任務。反之亦然。

如果同事找你幫忙，不是太緊急，你樂意告訴他自己現在很忙，稍後再跟他聯絡，我想對方也是會理解的。

如果和你八竿子打不著，就要勇敢的說不，不要讓這些人浪費自己的時間。

方法七：下班時整理桌面

很多人下班都是卡著時間點下班，下班後從來不問問自己今天的工作是否完成。

根據我多年的實踐經驗，要想第二天高效工作，頭一天下班時就要對當天的工作做一個簡單的梳理，不要滿桌面鋪的都是文件資料。

之所以這樣做說，是因為極簡的桌面可以讓自己保持頭腦的清醒，也會給自己一個正面的暗示，事情沒有那麼複雜。

方法八：睡前半小時停止玩電子裝置

其實，管理自己的時間就是管理自己的精力，要想精力好必須睡眠好。

要想睡眠早、睡眠好，就要控制玩手機。玩電腦的時間。

所以，晚上睡覺前半小時最好停玩電子裝置，讓自己的大腦靜下來而不是處於興奮狀態。

大腦越安靜越容易進入睡眠狀態，睡眠的質量也會提高。

你在工作中，是不是會經常覺得工作內容很多，時間又不夠用，經常忙中出錯。可能在給老闆、給客戶彙報時拿錯了材料，可能有一筆重要的費用事到臨頭才發現沒走申請。你可能會覺得，這些都是小事，再認真、仔細一點就能解決。

但事實上，像這樣的問題，在很大程度上，並不是我們不夠細心導致的，而是我們不知道，如何才能把手頭工作組織得井然有序，或者說，我們缺乏一套指導自己如何做事、如何工作的體系，以至於顧此失彼，忙中出錯。

那該怎麼做呢？《精益工作法》這本書的作者，建議我們不妨學習一下世界頂級大廚的經驗。你看，頂級大廚的餐廳一般口碑都很好，從來不缺人流，每天要處理數以百計的訂單。再有，吃飯這種事，客人都是踩著飯點扎堆來，餓著肚子等上菜，菜上得稍微慢點，就會提出抗議。

所以，大廚要面對的任務量之多，時間壓力之大，放到職場上其實是非常罕見的。考慮到後廚不富裕的人手、侷促又嘈雜的環境、容易過期的食材這些眾多不利的因素，當大廚的還能讓所有的客人，都及時地吃上精美的飯菜，讓人們慕名而來，滿意而歸。這裡邊值得我們學習的太多了。

也正因為後廚工作這樣的特點，這個歷史悠久的行業，發展出了一整套堪稱精緻的工作哲學，叫做“精益部署”。既然是工作哲學，那就註定了精益部署來源於廚房，又超脫於廚房。它包含的價值準則和行為規範，完全可以用來指導其他行業的人們，尤其是如何在時間緊、任務重、資源有限的條件下，依然能夠像世界頂級大廚那樣遊刃有餘，不僅少犯錯，還能把工作做到卓越。

第一部分

我們先看第一部分，精益工作法的時空觀，也就是說，該如何利用好我們的工作時間和工作環境。

先來問你一個問題：你覺得對於一個大廚來說，他把哪項工作職責幹好最為重要呢？相信很多人的第一反應是，那肯定是做菜好吃最重要。但實際上，在大廚眼中，在他眾多的工作職責中，烹飪工作只能排第二，誰排第一呢？準備工作排第一。

因為餐廳的選單中，隱含著大廚對顧客的一個重要承諾，那就是“按需供餐”。什麼意思呢？就是說，選單上邊的東西隨便點，你能點我就能做。要履行這個承諾，做到“按需供餐”，大廚一般在頭天晚上工作結束後，就會讓所有助手們，著手製定第二天的計劃。否則，等顧客點了菜，你發現這兒缺了個食材，那兒缺了個調料，留到跟前兒現準備，那是絕對來不及的。

第二天的計劃都包含哪些東西呢？這裡邊會寫清楚明天需要用到的工具、食材，供餐前用到哪些，供餐中又用到哪些。由於後廚中的灶位分很多種，有燒烤、炒菜、煎炸、甜點、開胃菜等等。對於每個灶位來說，他們都需要做哪些操作，這些操作的先後順序是什麼，每一步操作大概需要多久。如果是準備宴會，會具體到幾點幾分切片、幾點幾分裝盤，這些都需要寫清楚。精確到這個程度，一個合格的行動計劃才算是完成了。

這是大廚們做的計劃。相比之下，反倒是很多高學歷、高收入的白領，在開啟新的一天工作時，沒有任何計劃可言。每天早晨匆匆趕到辦公室，臨時做決定，矇頭就幹，幹到哪兒算哪兒。其實，很多人都曾經嘗試著制定每天的工作計劃，打卻很難嚴格地去執行，最後不得不放棄。之所以會出現這種情況，可能是因為他們陷入了一些誤區。

第一個誤區，是把工作計劃，等同於列清單。很多人在做計劃時，只是單純地把要做的事情，逐條記錄下來，形成一個流水賬一樣的待辦事項清單。問題是，越忙的人，清單越長，一眼望過去幾十條、上百條記錄，頭都大了。它不僅不能起到任何計劃的作用，反而會增加你的心理負擔，恨不得永遠不想再開啟它、面對它。實際上，你列好的那些工作清單、待辦事項，充其量只是一個毛坯。想要嚴格執行，你還需要對清單進行深加工，最終形成一個精確的行動時間表，這才是一個完整的工作計劃。

你可能會說，我也知道每天的工作計劃應該是一個時間表的樣子，問題是清單裡那麼多記錄，我先幹哪個後幹哪個呢？好像挺為難的。這就是第二個誤區，我們很多人，會把清單裡的事項，混在一起進行排序，特別容易混亂。

我們不妨來看看大廚是怎麼做計劃的。前邊我們提到了，大廚會把待辦事項，分配到後廚的每個灶位上，燒烤這邊的待辦事項組成一個排序，煎炸的待辦事項又組成另一個排序。我們也可以想象自己手下有若干個灶位可以利用。比如說，對於一名銷售來說，他擁有的三個灶位，可能就叫做內部溝通、拜訪客戶，還有學習產品。三個灶位幾乎可以承接他所有的待辦事項。這就相當於把待辦事項分成了三類。分類之後再排序，哪些客戶要優先拜訪，哪些產品要優先學習，這個邏輯就容易理清了。

接下來，你只需要把每個灶位上，排在最前的幾件事放進時間表裡就可以了。這意味著，你的關注範圍一下從幾十條、上百條記錄縮小到十幾條，局面豁然開朗。不過，把這十幾件事放進時間表的時候，有不少人也會感到很糾結。放在哪個時間段呢？每件事都需要琢磨半天。這是我們要說的第三個誤區，缺少時間慣例的指導。想要提高工作的效率，有必要讓自己擁有這種“時間慣例”。

什麼意思呢？簡單來說，就是用特定的時間，做特定的事情。比如說，你在晚上9點後受到的外界干擾較少，有利於你將頭腦沉浸在一些創造性的工作中，那麼你就可以把它作為一個工作慣例。但凡遇到寫作、閱讀的事情，你會優先考慮把它們交給這個慣例來執行，安排在9點之後這個特定的時間段。相反，有些時間段，你覺得更適合完成一些，需要和別人協作的工作。一般來說，每天剛上班的頭30分鐘，最適合處理一些合作類的事情，比如，轉發客戶郵件給你的老闆，請他安排相關人員跟進；把需求發給合作方，請合作方出設計方案。在上班的第一時間輕輕推動一下，然後等待結果和反饋就可以了。

如果把制定計劃的範圍擴大到生活中，你還可以設定親子時間，設定做家務的時間等等。當然了，慣例的設計沒有固定的型別，完全取決於你自身的需要。當你的時間表上確定了大量的慣例，你就有了一個可以重複使用的框架，判斷哪些事適合放在哪個時間段，會變得非常簡單。

除了時間安排之外，大廚們的精益工作法，還有一個很重要的因素，那就是對於工作空間的管理。

當一位廚師面朝灶臺，準備做菜的時候，他站立的位置，其實大有講究：食材一般擺放在廚師的右側後方，按照入鍋的順序或者裝盤的順序排列。而做菜的工具，一般擺放在廚師的左側後方，擺放的位置每天都要保持不變，閉著眼也能找得到。廚師站在灶位、食材和工具這個三角形的中心，一旦烹飪啟動，他可以保持雙腳原地不動地把菜做完，中間沒有任何不必要的停頓。

不但如此，這樣安排空間，還能在很大程度上保證，工具用完後放回到它們應該在的位置上，做菜時產生的廢料，會及時出現在垃圾桶中，手上的汙漬，會在第一時間清理乾淨。總之，大廚會要求自己邊幹邊清理，始終把工作環境保持在最佳狀態上。

我們平時在辦公室處理的那些工作，它們並不像做菜，有那麼多的重複性動作，這就在很大程度上，讓我們低估了空間的價值，甚至平時根本就不去認真地考慮這一點。花上幾分鐘尋找一件重要的物品，花幾個小時重寫某個丟失的檔案，相信大多數人都有過類似的經歷。這就是缺乏空間管理的表現。工位雜亂往往意味著頭腦混亂，這會讓你時不時犯一些低階錯誤。相反，整潔有序的空間，會帶來愉悅和平靜，讓你在應付各項工作時更加從容。所以，辦公室的空間管理絕不是可有可無的。

具體怎麼做呢？舉個例子，你工作時用的電腦，可能是辦公室最重要的工作空間之一。我們都知道，要把不同的檔案、資料，存入不同的硬碟，不同的資料夾中，方便下次找到。這是我們都會做的。

但問題是，一旦出現了新的物品、新的文件、新的資訊，隨著這些內容越來越複雜，越來越混亂，你應該怎麼辦？最好的處理方式，當然是該歸檔的立刻歸檔，該刪除的立刻刪除，該扔掉的立刻扔掉。但很多時候我們不能這麼做，因為這些東西往往和我們近期的工作有關，有的暫時處理不了，有的還得之後覆盤。這就導致，我們的工作空間，會在很大程度上被打亂。

怎麼做呢？精益工作法給我們的建議是：為每個空間都指定一箇中轉站。比如，辦公桌上放一個專門承接新物品的盒子，電腦中指定一個專門存放新文件的資料夾。如此一來，新進來的物品和文件就不會被你隨手亂擺亂放，打亂原本設計好的空間佈局。除了這兩個中轉站，你還需要用到，咱們前邊提到的“待辦事項清單”。每天下班前，你都應該抽出時間，挨個檢查你的記錄本、郵箱、微信、釘釘甚至是手機相簿，看看空間裡有沒有新增加的待辦事項，是不是已經不重不漏地轉移到清單裡。待辦事項清單就是一個通向工作計劃的中轉站。

所以，中轉站起的是收集和封存的作用，保證空間本身始終處在整潔有序的狀態中。接下來，你的注意力只需要放在這幾個中轉站的身上就可以了。那中轉站會不會越來越龐大呢？其實也不會啦。隨著待辦事項清單的內容不斷轉化為工作計劃並得到處理，中轉站裡存放的東西會被逐漸消耗掉。

第二部分

以上講的是精益工作法的時空觀。當然，“精益工作法”還有一項很重要的內容，那就是真正做到“全身心投入”。你可能會覺得，“全身心投入”，我們每天都會說，聽起來也挺空泛的。但事實上，想要真正做到這一點，並不容易。接下來，我們就來看看，“精益工作法”在這方面，能給我們帶來怎樣的啟示。

首先，想要做到“全身心投入”，很重要的一個因素是，恰如其分的覺知。

所謂的“覺知”，說的是透過你的五種感官“眼耳鼻舌身”從環境中收集資訊。這是我們每時每刻都在做的事。那為什麼要強調“恰如其分”這四個字呢？我們還說後廚的情況，通常菜鳥廚師在覺知上可能會遇到兩種障礙，一種是過於敏感。想想看，眼前火苗翻騰、人來人往，耳邊金屬碰撞、叮叮噹噹，空氣悶熱潮溼，還要承受調料氣味的衝擊，讓人感覺腦袋都要裂開了。另一種呢，是過於麻木。只顧手頭的事情，忘記了自己是整個後廚系統的一部分。烤箱完成工作的滴滴的聲音，其他廚師喊他的聲音，他經常感受不到、接收不到。這些有用的資訊淹沒在了一片嘈雜中。

這兩種都是很正常的反應。但是有經驗的大廚能夠克服這些障礙。他能夠遮蔽干擾，對亂七八糟的資訊充耳不聞，視而不見，專注地進入深度工作的狀態。與此同時，他還能在多個感官、多個頻道上及時、準確地捕捉到真正重要的訊號。他需要聽到印表機“吱吱”地送來新的訂單，來自前廳服務員的緊急呼叫。他還需要用味覺判斷菜裡會不會少用了一種規定的輔料，用嗅覺發現空氣中是不是瀰漫了不正常的氣味，用眼睛監督廚師的操作是不是規範。這就是恰如其分的覺知。

要培養這樣的覺知力，一定是長年累月訓練出來的功夫，回到辦公室的場景，辦公室對覺知力的要求和後廚相差甚遠。不過，在辦公室你同樣需要這種恰當篩選資訊的能力。

你可以盤點一下，你在哪些方面需要增強覺知？比如，有沒有因為你禁止了郵箱的彈窗提醒，遲遲沒看到老闆給你發的郵件？那麼你可能需要給老闆設定成VIP郵件，讓他享受隨時隨地在電腦和手機上同時彈窗的待遇。再比如，有沒有在用微信的時候發現聊錯了群，帶來尷尬和損失？那麼你可能需要給重要的微信群設定成特殊的背景圖片，給你足夠的視覺提示。這些都是你提升覺知力的方式。

更重要的是，你需要想一想，有哪些方面你應該減少覺知的，或者說你平常都會遇到哪些干擾？可能是手機的APP通知，可能是電腦上的網站，也可能是辦公室裡大聲說話的同事，或者是你內心對某件事的憂慮和幻想。

你需要看看這些干擾中哪些是可控的，哪些是不可控的。如果是可控的，你可以採取什麼措施。我們平時工作的時候，最常見的干擾源，主要是手機和電腦這些電子裝置，你可能總是忍不住拿出來翻一翻，看看有沒有新的郵件、新的熱搜、新的訊息。對此，你可以試試下邊這個名叫“潛水艇”的方法。首先，在手機上設定一個每小時響一次的鬧鐘，之後建立一份檢查清單，列出所有你忍不住想翻看的內容，微信、微博、郵箱，但凡平常讓你欲罷不能地開啟看一下的軟體全都寫上。下一步，關閉手機和電腦的網路連線，去做你真正想做的事情。一小時後鬧鐘響了，好，拿起清單，挨個檢查這些內容，是不是有了新的推送。如果有，給自己5-10分鐘時間做出快速的處理，過後再次進入斷開網路連線的狀態。這個方法就像是在模擬一艘定時下沉、定時上浮的潛水艇。如果你覺得一小時的間隔有點長，也可以設得短一點，總之，目的是讓你既有排除干擾的時間，也能和外界保持資訊上的連線。透過這種方式，幫助你朝著恰如其分的覺知前進。

大廚全身心投入方法，還有一點，那就是“務必完成”的心態。

一道菜，只要開始加工，大廚會爭取在最短的時間內把它做完，送到顧客的餐桌上。不會出現這樣的情況：這道菜的工序進行了一半，停下說我先做下一道。下一道菜還沒裝盤，哎，又把前兩道菜晾在一旁跑去做第三道菜。聽起來很可笑對嗎，哪個大廚要是這麼幹，可能當天就被解僱了。事實上，我們有很多人幾乎每天都在幹類似的事情。一封郵件寫了一半，一時間不知道怎麼說，存成草稿，回頭有心情了再寫；一個方案有了初稿，需要找幾個人一起把方案定下來，算了，手頭專案那麼多，先忙點別的，下週再組織研討會不遲。這就是欠缺了“務必完成”的心態。

雖然辦公室的表格、文字不像食材那樣存在腐爛的風險，但是欠缺“完成”的心態仍然有嚴重的危害。不妨回憶一下，有多少工作是撂下之後再沒撿起來的？直到你的老闆、你的客戶忍無可忍地來提醒你，或者約好的時間節點馬上就要截止，你才慌慌張張地把那個半成品調出來走完剩餘的幾步。站在其他人的角度看，你已經做了多少不重要，90%和0%沒有太大區別，都屬於未交付、未完成的狀態。再有，如果這項工作只是你個人的一個想法，沒有人來督促你完成，會不會就永遠擱置了呢？

另外，欠缺完成的心態會讓你開啟過多的任務，造成工作空間的擁擠和混亂。同時它還會佔據你的思想，每次想到這麼多沒完成的事，心頭都掠過一絲焦慮，讓你承受額外的壓力。

那麼，怎麼培養務必完成的心態呢？關鍵是要分析導致你做事難以完成的障礙是什麼。有可能是你過度自信，盲目樂觀，總是低估剩餘部分需要花費的時間。有可能是你野心勃勃，甚至是有點急功近利，喜歡把很多件事同時往前推進，認為這樣比一件件做來得要快。也可能是完美主義傾向，工作當然要追求卓越，但卓越不是完美，而是高質量的完成。除了警惕這些內在的心理障礙，外在的障礙也會有，比如你的領導經常不拍板、不回覆；你的同事經常請你幫忙，你礙於面子放下自己的事跑去幫助他們。這就需要你想辦法透過溝通，排除這些障礙，為完成工作創造一個好的條件。

當然，很多辦公室工作不像大廚做菜那樣，可以在短時間內一氣呵成。假如你手頭的工作需要2個小時，距離下班只剩下1個小時，你該怎麼辦呢？這時候你需要提前做出判斷，考慮好是現在就停下來，還是再往前多做一點呢？如果這項工作可以分解成多個子任務，最好能在一項子任務結束後停手。注意，無論如何都不要忙活到最後一刻，匆匆忙忙地關上電腦拎包就走。正確的做法是在下班前留出足夠的時間，用來對工作現場進行鎖定。工作現場的鎖定包括這些方面：派得上的資料收納在一起，儲存在特定的位置，其餘的資料歸檔或者刪除；明確下次推進時要做的第一件事，放到待辦事項清單裡，進入第二天的工作計劃；如果你的老闆和客戶密切關注這項工作的進展，發訊息通知他們最新的情況；如果你有搭檔，告訴他接下來有哪些需要他配合的地方。做完這些，你會有更迫切的願望繼續推動這項工作，一直到它徹底完成。這才是“務必完成”的心態。

總結

好，這本《精益工作法》就為你介紹到這裡。

為了適應餐廳後廚的工作環境和工作特點，世界頂級大廚形成了一套完整的價值準則和行為規範，我們可以將其借鑑到辦公室工作中，稱為精益工作法。如果用這種方法來指導日常工作，你的這一天可能會怎麼度過呢？

在晚上離開辦公室前，你會整理你的工位，使用中轉站工具，把所有的工作空間恢復到最佳狀態上。這個過程會有一批新的待辦事項從郵件、微信、記錄本等各處彙總到你的清單中。根據自己的工作內容，你對待辦事項進行了排序。緊接著，你從中選取了排名比較靠前的10件事，放入了第二天的時間表中。到此為止，你花了大約半個小時的時間，就已經擁有了最佳的工作空間和詳細的工作計劃。

第二天早晨，你從容地來到辦公室，按照工作計劃的安排，全身心地投入到了工作中。先是用了30分鐘，完成了一些需要與別人合作的工作，處理了一些事務性的工作。之後，你採用潛水艇的方式，設定了一小時的鬧鐘，關閉了手機和電腦的網路連線，保證自己的覺知不受到過多的干擾，全身心地投入到一項任務中，比如專注書寫一份專案方案。一小時後鬧鐘響起，你暫時從全身心投入的工作中浮出來，快速地收拾了桌面，檢查了郵箱和手機，把兩封剛收到的郵件加入了待辦事項清單中。

10分鐘的快速處理後，你回到剛才的任務，專注工作。距離約定的部門會議只剩下半小時的時間，專案方案還沒有完成，你決定把工作的斷點就設定在這裡。帶著務必完成的心態，你花了點時間用來鎖定專案方案的工作現場，著重記錄了你當下的思路，以及接下來的注意事項，這讓你在下午可以堅定地繼續推進這項工作。下午下班前，你終於順利地完成了這個專案方案。

清點今天的工作計劃，你發現10件事完成了9件。這個完成的情況還是很令人滿意的。剩餘的那1件怎麼辦呢？沒關係，你已經開始再次清理工作空間，著手製定下一天的工作計劃。

這就是“精益工作法”的一天。如果你對這種工作方法感興趣，覺得還挺實用，不妨也實踐一下。