想要做高效會議，需要人、主題/命題、工具的共同輸出。高效不是要求時間短，但是高效一定是參與度高，且可以得到良好的會議結果。

人：主持人/領導

會議的主持人通常是一個專案的發起人，一個公司的組織者或者管理者，透過對會議進展的把控和推進，及時調控會議，得到會議結果。

主題：本次會議的目的

沒有主題的會議，是不可能做到高效會議的。哪怕是例會和總結大會，也是有會議目的的。列出會議的中心主題，主持人需要透過主題去發散參會人員的思維，找出問題並探索解決方案。

工具：投影儀、PPT或影片等

會議上使用的工具，把開會前就準備好的資料和方案展示出來，可以減少會議時長，提高會議效率。智慧會議系統，囊括了簽到、投票、問卷調查、PPT展示等，不僅有投影儀的功能，還能做到投影儀無法做到的事。

如何讓會議變得高效，一，首先會議主題要唯一不要出現一次會議主題儘量不要繁多，二，會議人員要主要相關，不要出現一問三不知的情況，三，事前通知，相關人員做好會議主題的準備。最後會議記錄要明確。

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我朋友的公司，一家高新技術企業，也是天天開會。一天必須開三次會，早上上班前一次，中午上班前一次，下午下班後一次。現在，倒閉了！

當然開會不是倒閉的唯一原因，但後來據朋友分析，天天開會的企業文化，容易造成人浮於事，員工執行力不足。

第一，容易培養員工“當官”的心理。

職場有句不成文的話“開會的都是當領導的”，為什麼會有這樣的話。不管是在官場還是職場，領導不是在開會，就是在開會的路上。因為他們需要解決問題，需要研究方向，所以他們需要不斷開會。但是，如果執行者也天天開會，那麼他們也會有“當官”的心理，從而變成“指揮者”，而不是“執行者”。

第二，容易造成員工為了開會而開會。

一天兩次會議，有那麼多問題要探討？有那麼多事情要解決？所有不以解決問題為目的的開會都是耍流氓。很多公司利用開會來做激勵或者瞭解員工的工作情況，我覺得效果有限，一方面，打雞血並不能夠提高員工的業績，另一方面，瞭解員工的工作情況其實並沒有什麼用，領導完全可以在不佔用員工工作時間的情況下來進行了解，而沒必要專門開會。

第三，佔用員工大量執行的時間。

員工執行不行，就沒有好的結果。在工作中，工作靠結果。公司就是靠員工的結果來生存的。如果所有人，一個月下來都沒有賣出公司的產品，那公司恐怕就生存不下去了。而你，就是靠給公司的結果，獲得你應有的回報。

當開會佔去員工大量執行的時間，員工就很難有結果。

所以，頻繁開會，效果並不好。

作家傑弗裡.基廷曾說過：“創業公司裡，注意力是一種稀缺資源。所以，不如用開會的時間去做點別的事情。”員工參加的會議越多，時間越久，成本就越大，能不開的會就別開，能開短會就別開長會，這樣員工才能把更多的精力用於認真工作。

但是，很多公司常年不開一次會議，這也是存在問題的。那該如何做，才能讓會議效用發揮到最大呢？要遵循以下6大原則：

原則一：要按物件分

召開會議的次數，總體來說要少而精，但也不能一刀切。具體召開會議的次數，要根據不同的情況、不同的崗位、不同的層級來定。

1.不同的情況。

有些工作問題比較多，需要溝通比較多，那就需要多開會。比如，專案型的工作，既要對內溝通，又要對外溝通，且問題很容易出現，銜接性比較強，涉及的部門也比較多，這種情況，必須開會才能解決問題。

另外員工的工作需要延續性的，儘量少開會。如研發崗位，他們可能需要長時間去思考，如果你早上開一個會，然後隔兩個小時又叫他們去開會，你是在扼殺他們的研發生命。

2.不同崗位。

一般來說，職能型崗位開會次數不要太多，如人力資源崗位，可以每週開一次。像一些銷售崗位、操作崗位、易出錯的崗位，則應加大開會的頻率，可以每天開一次。如一些普工、品質工、服務員等一些一出錯就容易出問題的崗位。如果你管理一家餐廳，那你每天不開會是很不正常的，你很難控制員工的工作質量。

3.不同層級。

總的來說，管理層崗位要多開會，而執行層崗位要少開會。層級越高，開會次數要越多。因為開會是一種溝通，而中高層平時就是要多溝通，才能讓公司發展得越來越好！

原則二：要短而高效

有句話這樣說：開會就像女孩子的裙子，越短越好！

總之，別把時間耗費在那些無謂的開會上，能用一句話說完的，就別用兩句話。

所以，公司的會議時間的設定，儘量往時間短裡設定。

很多人通知開會時間，基本上都是9點開始，然後後面沒有結束時間，我就知道，這次會議肯定是長而臭了。浪費大家的時間。

如何做到高效呢？最重要的是，要有議題。開會要有一個目的，目的就是要解決什麼問題。然後圍繞要解決的問題談建議、談看法、談解決方法，其他的廢話少說。

原則三：要有拍板人在

沒有拍板人人的會議不要開。因為沒有拍板人的會議，很可能是無效的。比如，公司的產品出了品質問題，然後你要組織各部門負責人開會，結果老闆不在，開會的都是平級的部門負責人，那這個會議基本是無效的，因為大家都只會推脫責任，相信開一個下午，該解決的問題沒有解決，散會後，該有的解決方案沒有。

所以，你們老闆經常叫你組織會議，其實有很大可能是無效的會議。

原則四：不要期望靠會議來解決問題

在很多人的觀念裡，出問題，開會！要溝通，開會！要佈置任務，開會！

明明一兩句話就能解決的問題，非要開會！

明明走到員工身邊就能交代的事情，非要開會！

其實優秀的管理者不要期望透過會議來解決問題！

開會永遠是最後的選擇！優秀的管理者要學會把帶有規律性的問題找出來，設計一套規則與政策來解決反覆發生的問題。有了規則與政策，未來就靠這些規則與政策來解決大多數問題。反過來說，如果一家公司需要天天開會去解決問題，那說明這家公司的管理者天天都在“救火”。

這種“救火”的會議，開得越多，公司失敗得越快！

原則五：要有跟蹤

有些會議非開不可，那開了就要有結果，有結果就一定要跟蹤。沒有跟蹤的會議，又白開了！

所以，開會的時候，要有會議紀要，會後，要發給相關參會人員，同時，對在會上要求完成的事項，要有責任人，要有完成時間，到時間後，要有驗收和通報等。

原則六：要有時間觀念

會議時間的安排，要麼在上班前，要麼下班後，不要安排在中間。

比如，你們公司上班時間是8:30-12:00,13:30-17:30，那你的會議安排時間可以選擇在8:40-9:40；11:00-12:00；13:40-14:40,16:30-17:30.

開會前，要預估好結束的時間，儘量在規定的時間內結束，以免耽誤大家的工作。

據說：

美華人開會

首席問：有問題嗎？下面均無聲！首席：繼續開會！一天一夜，總出幾十項問題，最後分門別類的安排下達到專門治理的部門。最後首席：這些問題處理完了後再開會，散會！“不知道真假”。

華人開會

老總：有問題嗎？下面均說：沒問題。只有一個誠實的新人列說了幾十個問題需要處理。老總：所有人都沒問題，就你一個人說出這麼多問題，這說明新人還是很嫩啊！需要鍛鍊啊！從明天起你下基層鍛鍊去吧。

什麼是效益？

我們“專案管理中心”每月有兩次例會，簡稱“兩會”。我初期曾試點過例會模式，爭取避免無知…“正確的廢話”或誇大事實…“善意的謊言”。探索形成常態化例會模式，該模式有以下三點：

1.時間限定：只開30分鐘會，晚進入會場5分鐘人員坐遲到席，寬限期10分鐘，會議室大門關閉禁入。

2.點評模式：各分公司負責人一般不彙報工作，避免轉移責任和誇大事實。會議主持人按PPT投影中的績效考核資料進行各分公司點評，包括合同履約、財務指標、人力資源等。

高效會議，首先要明確幾個觀點，1言論自由，2，提出自我觀點，褒義或貶義同時，3平等對話，對事不對人，4，事態分析，人人有責，5，思維能力都必須相當強，而不是你說什麼就是什麼的那類人，要可創造性人才才行。

鑑於以上內容人人秉持，相同信念，然後開展，1，頭腦風暴法，2，5W2H法則，3，PDCA法則，4，要因分析圖。足個擊破，才是高效會議。

如何開一場高效的會議？（精華實操）

會議是古已有之的社會產物，到了現代社會，會議被應用的更為廣泛。中國每年舉辦的會議多達數千萬個，據統計，經理級以及專業人士每週四分之一的時間都用到開會上，各種會議平均下來大約一天一個會議還要多。可實際上真正有意義的會議又有多少呢？據調查，多數人表示浪費了大量的時間在無效的會議上，若沒有這些會議，人們可以有更多的時間來處理更有意義的工作，同時大量資料表明多數會議的召開不但沒有幫助問題的解決，反而使得有待解決的問題越趨複雜。因此，有人提出應當精簡會議，甚至要取消會議，儘管這些曾深受“會災”之害的人的心情可以理解，可實際實施起來談何容易，試想一下，從年初到年尾沒有一個任何形式的會議，我們也會覺得不可思議，況且一個組織得當的會議本身確實能起到溝通訊息、解決問題、推動工作落實等作用。因此，開會不是萬能的，但不開會是萬萬不能的。那麼既然我們害怕會議，又離不開會議，如何開好會，如何開有意義的會，如何實現高效率的會議是會議組織者面臨的一大難題，本文將從分析會議效率低下的原因出發，結合高效會議的特徵和表現，為操會辦會者提供一些切實可行的措施，使開會不再單單成為“例行公事”。

一、制約高效會議的原因探析

會議從開始到結束一直受到各種因素的影響，下面就影響會議效率的各種因素一一進行分析:

1.會前準備不足。會議組織者要想實現和保證高效率會議，就必須做好充分的會前準備，一個沒有準備好的會議那就意味著準備失敗。

1.1會議目標沒有或者不明確。很多時候我們一遇到問題就召開會議，但實際上開會是否能解決問題，如何解決問題，能否達到我們所設想的效果，我們往往沒有一個明確的答案，因此在會議上討論離題萬里，不知所云的現象時有發生，最終不但沒有解決問題還浪費了時間；當然有些會議還是有會議目標的，只不過目標過於空洞，因此也無法取得實質性的效果。

1.2會議議題偏離主題，議程安排不合理。會議議題的設定與目標無關，不但容易分散與會者精力，而且其討論結果對解決問題意義不大。在安排會議議程時，若不能將重要且緊急的議題放在前面，往往輪到討論重要議題時，與會人員已經精疲力盡，思緒無法集中，無法貢獻出更過好的點子。

1.3時間、地點選擇不當。會議安排在事情較繁忙的一天或者勞動力最為旺盛的時間，不僅參會人員無法集中精力開會而且也影響了正常的生產經營活動；又或者把會議安排在臨近午飯、下班以及節假日休息的時間，與會人員往往歸心似箭，無心戀戰。除了時間的選擇對會議的效率有一定的影響外，會議地點的選擇也不例外，比如說會議選擇在鬧市等環境比較嘈雜的地方，與會人員無法集中精力聆聽會談內容，彼此的發言也不容易聽清。

1.4太多無關參會人員。很多時候大家認為開會的人越多這個會議就越重要，每次開會若不召集幾百人，就沒有一個開會的樣子，殊不知開會的人越多，與會人員的顧忌就越多，會議上的真實發言就越少，會議決議的生成難度就越大。

2.會中實施無章法。高效率高質量的會議固然離不開精心的前期籌備，但是將充滿了無數變數的會間組織服務工作做好也不是一件簡單容易的事情，會中影響會議效率的因素可以分為以下三個方面：

2.1場地裝置欠缺，服務不周全。會議進行中會議的視聽和擴音裝置出現問題,影響會議的整體程序；若會議組織方無法提供餐飲、住宿和安排休息的服務，與會者不得不奔波往返，不僅影響了會場秩序，還會浪費諸多的時間和精力。

2.2會議主持人控場能力弱。主持人是會議的靈魂人物，若主持人無法很好地架起與會者之間互動的橋樑，無法正確的引領與會者圍繞議題展開討論和發言，導致會議討論離題，浪費時間，甚至拖延會議結束時間；另外若會議主持人無法很好地處理與愛說故事的“蟬”類與會者、善於攻擊別人觀點的“鯊魚”類與會者，不善言辭的“驢”類與會者，和總是提議不同討論程式的“兔子”類與會者，以及經常跑題的“螃蟹”類與會者的關係，就會使會議現場一片混亂，會議目標無法達成。

2.3會場紀律不明，與會人員分歧大。由於缺乏相應的會議現場管理措施，加之沒有管理人員及時維持秩序，結果就形成了“臺上開大會，臺下開小會”的局面，會場紀律混亂；同時，若與會者在討論的過程中就某一議題爭議較大，討論過為激烈，雙方爭執不下，不但會影響會議程序和會議的氛圍，嚴重的話還會導致會議不得不終止。

3.會後跟蹤落實不到位。如下這些會後工作細節落實不到位的話也會直接影響會議的效果。

3.1會議記錄不完備。會議記錄若在會後不能及時的整理，一來不能將會議發生的真實情況記錄在案，以備會後參考查證，二來無法為會後的實際工作執行提供相應的依據。

3.2會議決議不了了之。沒有明確的決議執行人，沒有落實完成各項決議的時間以及驗收標準，導致會後無法進行跟蹤反饋，對於不當之處也無法及時進行修正，從而造成會議成本的大量浪費。

二、認知高效會議

綜合上述列出的各種導致會議效率低下的原因，下面將從高效會議的特徵、高效會議適度原則、高效會議的規範三個方面來進行分析闡述，從而將為我們在實際操會辦會的過程中對於令人不滿意的地方，可依據理論標準及時改進並加以總結，從而不斷提高會議組織管理水平。

1.高效會議的特點。

第一，在必要時才召開會議，絕對避免不必要的會議；

第三，擬定並分發議程表，與會者可做到有備而來；

第四，遵守會議時間，提前通知與會者會議的起止時間，主持人做到準時開會，準時閉會；

第七，會議應有決策和最終結果，透過總結會議上有價值的各種觀點和建議，提煉解決的結果；

第八，記錄所有決定、建議和負責人，可將會議產生的決定和落實的人員等重要資訊編製成會議紀要，下發到各執行部門進行貫徹落實。

建議在會前，會議組織者應當將高效會議的特點一一列出，以便於在會議進行中隨時檢驗，充分做好預防性的應急工作，使會議不受干擾並能按部就班的進行。

2.高效會議的適度原則。

第一，每月至少應當進行一次部門的固定會議。既然是例會，每次會議的召開時間就應該記錄在日曆表上或者筆記本上，以防一時疏忽造成了工作上的被動。

第二，每兩月至少組織一次全體會議。召集全體會議可以傳達政策，進行階段性的工作動員和表彰批評等。每召開一次全體會議都需要投入大量的人力和物力，因此我們需秉承有需要的原則和必須召開的原則，切忌過於頻繁，給會務組織者以及參會人員造成沉重的負擔。

第三，可隨時召開處理突發事件的會議。但在這裡值得注意的是，隨時並不意味著可以過於頻繁，會議組織者不可將突發變成例行，若控制不好的話，輕則與會人員會對突發會議變得麻木，重則會使參會人員感覺時時處於危機之中，讓組織陷入做事無條理的可怕境地。

第四，按需要來安排一對一的會議。在解決組織當中的個性問題時，一對一的會議一般更行之有效。儘管這樣的會議可以根據需要天天發生，時間和節奏的控制是尤為重要的，每一次會議的時間應≤1個小時。

3.高效會議的規範。

第一，時間安排的規範。假設一天工作的時間是從早上8點到下午5點，那我們一起來看一看哪個時間段最為合適召開會議，並且召開何種型別的會議。

（2）AM9——AM10。這個階段大家已經都基本進入工作狀態，比較適合進行一對一的會議，業務洽談選在在這個階段也是尤為合適的。

（3）AM10——11或者PM1——PM3，除去與會者需要休息時間外，在此階段最適合安排頭腦風暴等活動，調動員工集思廣益，推陳出新。

（4）PM3——PM5。與會者往往在這個階段，出現倦怠的情緒，召開會議只會徒增與會者的厭煩感，在此階段舉行會議只會是事半功倍。

第二，會議程式的規範。會議程式的規範指的是召開會議所需要遵守的守則，這樣才能更好地保證會議的效率。

（1）選擇適合與會者的開會時間。所有與會者應當將每週的工作時間表交給會議的組織者，以便找出最為合適的開會時間，儘量保證所有與會者都能如期參加會議；

（2）資料應齊備。超過1個小時的會議，我們應當準備會議通知，會議議程表等相關資料；

（3）充分發揮與會者能力。每一位與會者都應準備在會議上發言的內容，不要存在“會議是由極個別的幾個人說了算的，我的意見不很重要的”的心態；

（4）要有遵守時間的好習慣。與會者應根據會議通知上的時間提示，提前入場，會議主持人無論發生任何事情都應養成準時開會的好習慣，同時加強會中時間控制，做到準時閉會；

（5）落實決議的責任人要明確。明確決議落實人員，可以更好地進行會後跟蹤反饋，確保決議落到實處；

（6）應有容乃百川的胸懷。無論是與會者還是主持人，哪怕就某一觀點產生再大的分歧，也不能在會場上羞辱別人；

（8）及時整理會議記錄。所有與會者應在會議結束2-3後拿到會議記錄，這樣可以為為與會者提供會議情況以及決議產生的完整參考資料；

（9）保證會議質量，與會者需擔責。會後與會者應對會議的整體情況進行評估，提出改進意見；

（10）必要時應請第三方監控。

4.會議流程的規範。會議流程的規範主要包括一箇中心，兩個基本點。一箇中心是指會議的召開一定要有一個明確的議程，一來可以確保會議的討論不易於偏題，二來可以有助於會議的有序推進。兩個基本點是指會前籌備和會後跟蹤，會前籌備就猶如一粒粒種子，經過會中的灌溉和光照，會後就是享用美好果實的時刻，種子播撒不好，哪怕在仔細呵護，結果也難免不盡人意，果實若不經過嚴格篩選，也會品嚐到苦果，就像決議若不執行，問題永遠都在。因此這一個中心兩個基本點對會議的成敗起著關鍵的作用。

三、實現高效會議的策略與舉措

一個高效率且成功的會議就猶如演奏一場優美的音樂會，要想過程不出現瑕疵，就需要唱好“會前、會中、會後”這三部曲。我們在全面瞭解影響會議效率因素的基礎上，並結合上述提出的高效會議的理論要求，筆者認為在實際組織會議中應從抓好如下這幾個方面入手才能使會議富有效率併產生效益。

1.會前充分準備。

1.1明確會議的具體目標。召開會議前我們需要思考一下是否有比開會更好的方法，如用電話，面談的方式也能解決爭議等一系列的問題，若大家一致認為只有開會才是唯一解決問題的途徑，那麼明確而又具體的會議目標是必不可少的。會議的目標因不同型別的會議而有所差異，比如公司和部門定期召開的常規會議、工作例會等，通常包含多個意圖和目的，如及時瞭解工作進度，及時掌握員工的工作狀況，以及及時調整和部署下一階段的工作任務等；又如表彰大會和動員大會，會議的召開是為了激勵士氣，使員工朝著一個方向共同努力。總之無論召開何種型別的會議，會議的目標越明確越具體越好，例如說，“討論如何壓縮公司舉辦員工趣味運動會的經費”相與之“討論如何壓縮員工活動經費”這樣的會議目標更加具體，從而會議的組織者才能更好地操作會議流程，會議的討論效果會更好。

1.2確定適當的會議議題。會議議題的擬定一定要體現出會議的目的和會議要討論的話題，因此確定會議議題應做到：第一，一次會議的議題應當安排適宜，切忌太多或者太少，一來可以避免會議時間冗長降低與會者興趣，二來可以確保與會人員能夠充分討論和發表意見；第二，所提交的議題是必須拿來討論以解決問題的並且在現有的資源條件下是可以進行解決的，避免讓沒有價值的議題以及現階段的條件無法解決的議題來分散與會者的精力和佔用會議的時間；第三，避免設定過於抽象的議題，如“個別化教學與傳統化教學班級那個好？”這樣的議題過於抽象，往往容易產生闡述個人經驗的弊病，不但使與會者忘了開會的目的是提出具體的解決方案，最終可使會議淪為個人經驗的聚會罷了。

1.3制定明確適度的會議議程。會議議程是對會議需要解決的問題的概略性的安排，制定會議議程時要將重要的緊急的具有普遍性的議題往前排，次要的非普遍性的議題往後排，遵循“大事、要事、急事”先議的原則，明確中心議題，劃分議題的主次輕重，一來可以確保參會人員集中精力的討論重大問題，二來普遍性議題是大家的關注焦點，與會者將注意力集中在最需要思考的問題上來，從而才能達到“議透、議深、議出結果”的效果。另外，明確而具體的會議議程可以使會議有條不紊、按部就班地進行，避免了顛倒順序、內容重複以及隨意插接等不良現象的發生。

1.4控制與會者人數適當的規模。規模越大，參會者人數越多，不僅增加了會務接待的壓力，還增加了會議組織過程的難度，同時會議的結果也較難達成一致，反之，與會者人數太少的話也會導致會議無效。因此，嚴格控制與會者人數，選擇恰當的與會人選參會有利於提高會議效率。我們在確定與會者時，一定要做到該參會的人員一個不能少，與會議要討論的議題無關的人員一個也不能要，我們應邀請有重要決策權的與會者，對討論的議題有深入瞭解和研究的與會者，對達成會議目標起關鍵性作用的與會者。此外，在會議開始前要增強與會者對召開會議的重要性和嚴肅性的認同感，這樣才能使與會者充分認識到要以積極地心態參加會議，要以飽滿的熱情投入到會議的激烈討論中去，這樣才能快速有效地達成決議。

1.5安排好時間準時開始準時結束。安排好會議時間可以從下面3個層面考慮：

第二，會議的持續時間要安排合理，專家研究得出，90分鐘內的會議是最為有效地，超過90分鐘甚至2個小時的會議，就會出現“臺上人激情澎湃的講，臺下人已無心戀戰”的局面，與會者情緒懈怠，會議效率開始降低；

第三，養成準時的好習慣，會議無法正常開始就無法按時結束，長此以往就會產生一個惡性迴圈，因此無論誰缺席，哪怕是領導幹部，時間一到就準時開會，這種無言的批評對遲到者能起到警示作用，久而久之大家就會養成守時開會的好習慣。

1.6選擇恰當的會議場所。好的會議場所能營造出恰當的氛圍，能起到提高會議效率的作用。會議場所大小要與會議的人數相匹配，不易過大或過小；設施裝置要齊全，比如說電力裝置，照明裝置和通訊放映裝置等，這些裝置的安全和齊備對推進會議進行和實現會議效果有實質性的幫助；會址的選擇要方便與會者到達，因此儘量避免選在偏遠山區、高寒和高熱地區舉行；會場的環境要安靜，儘量避免將會議安排在鬧市或者上司的辦公室，嘈雜的環境無法保證會場周圍的安靜氛圍，上司辦公室突如其來的電話會干擾會議的進行，因此專業的會場或者封閉的會議室是最佳的選擇，同時參會人員按照要求關閉手機或處於靜音狀態，這樣很好地避免了外界的干擾。

1.7認真做好會務準備工作。會務準備工作的好壞直接影響著會議能否順利進行，能否達到預期的目標。作為聰明的會議組織者，當以上提到的內容都明確後，應當在會前與參會人員及時溝通，提前一至兩週傳送會議通知，向與會者確認會議時間和地點，以便與會者安排好手頭的工作。同時尤為重要的是向參會人員分發會議議程，日程等相關的檔案資料，給與會者足夠的時間對資料進行閱讀，做好充分的準備，這樣與會者在開會時才能有的放矢，不但節省會議時間還能取得較好的會議結果。另外，除了臨時和緊急的會議需要透過電話通

知外，其它的會議最好採用書面和口頭通知相結合的方式，附有回執的書面通知一方面能幫助會議組織者更好的確認具體到會人數，另一方面能讓與會者更加重視會議，明確自身的參會責任。

2.會中控制得當。

2.1主持人應發揮關鍵積極作用。主持人在引領參會人員進入會議，推進會議程序以及準時的結束會議的各個環節都應依靠自己的智慧和經驗發揮積極作用。首先，主持人應用3-5分鐘的時間對會議的背景、目的、議程、預估的時間以及會議期待等做一個系統、簡潔的介紹，一來可以幫助會議步入正軌，二來提示與會者應集中精力進入會議狀態，不要在交頭接耳，接打手機以及隨意進入會場；其次，會議主持人要按照會議議程進行，這樣可以使與會者對接下來要討論的問題有心理準備，同時也有助於避免討論失去控制；再次，會議主持人在會議討論過程中要掌握“綠、藍、紅”攻守交替的技巧，主持人應當引導與會者從“紅”色議題即最重要的議題開始討論，確保與會者把注意力放在解決最為重要的問題上來，當面對參會人員離題時，也就是“綠”色發言出現時，主持人不可生硬的打斷與會者的發言，主持人應當採用轉移的方式，對與會者發言的內容進行層層引導，將發言引回到議題上來，有時若“綠”色發言掌握的好的話，也會成為會議的潤滑劑，這裡所指的“藍”色是與會者沒有重點的發言，主持人可就這種情況及時總結髮言，使發言要點更為清晰。再之，會議主持人應當保證每一位與會者合理的發言機會和時間，確保會議當中不要出現“一言堂”的局面，對少言寡語類的與會者應當多加鼓勵和引導，使之較快進入自身會議角色，比如說主持人限定與會者在1個小時內提出3個具體的提案，與會者肯定會在限定時間內絞盡腦汁篩選出3個提案的。最後，會議主持人應當控制好會議的氛圍，減少與議題無關的爭論，當意見爭執不下時，引導與會人員從大局出發，秉承求同存異的理念，樹立會議當中的團隊意識，推動各方達成協議。

2.2參會人員明確自身責任。會議呈現的狀態應當與足球比賽十分相似，所有成員應當發揮自我風格及專長，及時衡量團隊的情況，並採取適當的行動，將個人扮演的角色發揮到極致，因此參會人員需做到如下幾點：

第一，參會人員應當組織發言內容，對議題的解決提出有利的建議；

第二，提出的建議應當單一清楚，不要包含過多的資訊，使發言要點不明，同時增加其它與會者理解的複雜性；

第三，與會人員即使在不發言的情況下，也應集中精力認真傾聽，時刻保持會

場紀律。

3.會後跟蹤，重抓落實。會議是否成功不僅要看會議是否產生了具體的決議，重要在於決議是否得到了貫徹執行。會議結束後，應當及時整理和總結會議結果和行動方案，以便會後將具體工作安排落實到相關部門以及各相關責任人。各部門以及各相關責任人在接受到工作任務後，及時將工作列入議事日程，具體部署，認真貫徹落實。同時，會後還應建立跟蹤系統，明確監督人員，定期對責任人，應承擔的責任，完成的時間以及質量標準等進行檢查，確保會議決議落實到位。若在檢查的過程中出現意外情況，應及時根據實際情況進行調整，真正做到“會而有議，議而有決，決而有形，形而有果”。

四、結語

會議管理工作是一個複雜的工作，會議組織者只有對會前、會中、會後各個環節通盤考量，各個細節加以關注，才能在最大程度上減少和避免組織管理過程中出現的瑕疵，對實現高效會議提供有利環境。再此基礎上我們還要加強對會議的思想認識，擯棄“只有開會才能解決問題”的陳舊觀念，把人們從“文山會海”中解救出來，開真正有意義的會議，開與會者樂意參加的會議。最後真正掌握會議管理的藝術，以此來提高會議質量和效率，使會議真正能發揮高效溝通和決策的效果。

效率和品質

高效會議一般有五個原則。

1. 明確主題，解決問題

首先第一個要求，無論開任何的會議，核心是什麼？是解決問題。因此，會議必須要有一個很明確的主題，而且所有圍繞這個主題的資料是要提前準備的，沒有準備的會議就不要開，這是一個非常明確的要求。

2. 明確主持人

第二個要求，要有一個明確的主持人。一般來說解決問題的負責人，他來做主持人，他才會想盡辦法讓這個會議有結果。

3. 明確時間

第三個要求是時間。所有的時間要約定下來，這個時間裡麵包括四個時間：

1、開始和結束時間。

2、發言的時間。

3、與會者決議達成共識的時間。

4、行動方案確認的時間。

4. 談行動方案，而非問題

第四個要求，開會的核心主要談行動方案。

5. 會議要得出結論

最後一個要求就是會議開完了，一定要下結論。

上海都賽資訊科技股份有限公司是一家全球化的商業社群平臺和資訊提供商， 總部設在中國上海。公司主要為已經涉足或計劃進軍中國市場的外資企業及有志於開拓國際市場的國內企業提供專業的商業及管理諮詢服務，其核心是開發並運營各類行業性及領域性會議專案。

2015年1月，都賽的商務會議業務憑藉精湛的會議質量與服務在業界脫穎而出，榮為首批“上海市會議經營與服務達標機構”。2017年，公司成功實現“新三板”上市。

都賽的核心服務是自主開發並運營各類行業性及領域性商務會議和平臺，聚集來自世界各國的商業領袖，在探討戰略發展及政策熱點的同時，建立專業的行業社群並進行再次開發和應用。目前，平臺的形式主要由線下的包括國際性的峰會，區域性的論壇、致力於當地市場的研討會、小型但針對性極強的大師班所組成。此類形式注重於客戶面對面的資訊交流和共享，建立專業社群間直接的商業關係。但隨著都賽在基於客戶需求的移動網際網路應用業務的開展，其業務規模將從傳統的具有邊界的線下向無邊界的線上領域發展。

都賽所專注的行業有汽車與再製造、重型裝備、高科技、保險、投資、租賃、乳製品、功能食品、金融科技、醫療、合規&風險、反壟斷等。

筆者從”如何召開高效會議”來解題。

高效有兩層意思，一是效率高，二是效果好。

開會誰不會？開高效的會議，是個專業活兒。

為達到這個目標，主要要做三項準備。

一、提前做好會議規劃。

一個小工具幫你做好準備——5W1H，即事由、參加人、目的、時間、地點、方式。

把這個工具做成模板表單，每召開一個會議，就提前拿出來，每一項都落實了，會議準備工作就基本到位了。

正式會議，特別是有組織外的人員參加，會場還要有所佈置，這是會務實操環節，這裡就按下不表了。

參會者提前拿到表單，對會議議程一清二楚，相關材料、需核實的資料等提前備好，不打無準備之仗。

好的規劃，是成功的一半。

二、把握好主持步驟和節奏。

關鍵是掌握好節奏，該快則快，該慢則慢。

1、基本流程就是7步驟：開場白、進入議題、談論、彙總意見、做出決策建議、徵詢意見、做出決定。 不同會議，不同要求，以上7個步驟不一定都要具備。

2、開場白不宜長，建議5分鐘內結束——簡單寒暄、介紹參會人員（如果有新人參加）、說明會議議程等。開場忌長、忌散，否則大家要多花時間收心，才能聚焦到議題上來。

避免這兩個極端，筆者認為會議要定規則：比如，每個人都要發言——不發言、不放過；無論同意、不同意、保留意見，都要談理由、給原因——要比較具體、減少模糊籠統；要記錄（做會議紀要），一是作為管理檔案留存，二是為事後審計、確定責任或績效考核做背書。 主持人還有時間管理者的角色。有的發言太長，就要及時介入，引導其儘快進入正題，給出意見。有的三兩句話，太乾，沒支撐，就要引導著開啟思路。

遇到卡殼，主持人要擔當引導者角色。常用的引導工具有頭腦風暴、六頂思考帽、金字塔邏輯思維、行動學習等很多，各有特色，目的在開啟腦洞的同時，以內在邏輯和結構化模型，梳理、彙總好大家的觀點和見解。這些工具的特點和使用，以後有機會再展開談。

主持人往往是會議上級別最高或次高的人員。無論哪個角色，都要避擴音前亮出觀點，東方文化有尊重長者、尊者的傳統，你一說話，其他人往往就不說或附和了。主持人，要適當控制自己的發言欲。恰當的舉止是精煉地彙總大家的主要觀點，提請最高級別人員做出決策（建議）。

以上規則在參會人頭腦中逐漸建立了，會議節奏就加快了，效率就提高了。 主持，不是一個容易事兒。主持會議多了，有經驗了，以上規則就爛熟於心，不必刻意拘泥步驟，那就進入了收放自如的境地。

三、會議必須有結果或建議。

會議最怕沒有結果，最怕議而不決。

一兩次還可以理解。次數多了，主持人的威信就降低了。參會者對會議也不再重視，出席不出力，事項不決策，計劃不執行，不落實到行動，特別是具體的部門或人員身上，責任制壓不實，組織績效就要打折扣。

通常，決策有三種模式：一是集體決策——少數服從多數，可以是絕對或相對多數，規則自己定清楚就好。二是關鍵人（最高管理者）決策——彙總完大家意見後拍板。這是不容易的，對決策者是綜合考量和挑戰，唯有身經百戰後的從容，方能應對。三是核心小組決策——融匯了前兩者的特點，也是一個不錯的做決定的方式。

大家可能都遇到過現場難以決策的場景——這時候，主持人要對涉及事項做出階段彙總，明確後續動作——補充材料、進一步研究等，而不能讓事情懸在那裡。

上面梳理了一些召開高效會議的基本規律和方法，是筆者多年職場生涯中經歷過和學習到的，見仁見智，希望對朋友們有借鑑價值。