當人們從不同的角度來描述這一概念時就有不同的定義(當然是描述性的)。例如，稱資料庫是一個“記錄儲存系統”(該定義強調了資料庫是若干記錄的集合)。又如稱資料庫是“人們為解決特定的任務，以一定的組織方式儲存在一起的相關的資料的集合”(該定義側重於資料的組織)。更有甚者稱資料庫是“一個數據倉庫”。當然，這種說法雖然形象，但並不嚴謹。

嚴格地說，資料庫是“按照資料結構來組織、儲存和管理資料的倉庫”。在經濟管理的日常工作中，常常需要把某些相關的資料放進這樣“倉庫”，並根據管理的需要進行相應的處理。例如，企業或事業單位的人事部門常常要把本單位職工的基本情況(職工號、姓名、年齡、性別、籍貫、工資、簡歷等)存放在表中，這張表就可以看成是一個數據庫。有了這個"資料倉庫"我們就可以根據需要隨時查詢某職工的基本情況，也可以查詢工資在某個範圍內的職工人數等等。這些工作如果都能在計算機上自動進行，那我們的人事管理就可以達到極高的水平。此外，在財務管理、倉庫管理、生產管理中也需要建立眾多的這種"資料庫"，使其可以利用計算機實現財務、倉庫、生產的自動化管理。

J.Martin給資料庫下了一個比較完整的定義：資料庫是儲存在一起的相關資料的集合，這些資料是結構化的，無有害的或不必要的冗餘，併為多種應用服務；資料的儲存獨立於使用它的程式；對資料庫插入新資料，修改和檢索原有資料均能按一種公用的和可控制的方式進行。當某個系統中存在結構上完全分開的若干個資料庫時，則該系統包含一個“資料庫集合”。