操作方法請確保資料為列表 （列表：包含相關資料的一系列行，或使用“建立列表”命令作為資料表指定給函式的一系列行。）格式：第一行中的每一列都具有標誌，同一列中包含相似的資料，並且在列表中沒有空行或空列。您將用這些列標誌來指定資料在郵件合併中的相應位置。 請確保列標誌能明確標識該列中的資料型別，這有助於您在建立郵件合併時選取正確的資料。例如，像“名”、“姓”、“地址”和“城市”這樣的標誌要好於像“列 1”、“列 2”、“列 3”和“列 4”這樣的標誌。 請確保要新增到郵件合併中的每一項都具有獨立的一列。例如，如果要建立公文信函並要在信的正文中使用每一位收件人的名字，工作表中需有獨立的一列包含這些名字，而不是在一列中既包含名字又包含姓。如果要用頭銜和姓一起稱呼收件人，如史密斯先生，可以只用一列既包含頭銜又包含姓，或用一列包含頭銜，另一列包含姓。 若要在建立郵件合併時能方便地查詢列表，請為其設定名稱 （名稱：代表單元格、單元格區域、公式或常量值的單詞或字串。名稱更易於理解，例如，“產品”可以引用難於理解的區域“Sales!C20:C30”。）：操作方法選定整個列表。 在“插入”選單上，指向“名稱”，再單擊“定義”。 為列表鍵入名稱。 單擊“新增”，再單擊“關閉”。 儲存並關閉包含這些資料的工作簿。 切換到 Microsoft Word。 在“工具”選單上，指向“信函與郵件”，再單擊“郵件合併”。 在“郵件合併嚮導”的前兩步中，選擇文件型別並啟動文件。如果您正在建立郵件標籤，請在第一步中單擊“標籤”，在第二步中單擊“標籤選項”，以選定要列印的標籤的大小與型別。 有關這些步驟的詳細資訊，請參閱 Word“幫助”。 在第三步中，在“選擇收件人”下，單擊“使用現有列表”，再單擊“瀏覽”。 在“查詢範圍”列表中，單擊包含所需資料的工作簿所在的資料夾，再單擊該工作簿，然後單擊“開啟”。 在“選擇表格”對話方塊中，定位並單擊列表。確保選中了“資料首行包含列標題”，然後單擊“確定”。 在“郵件合併收件人”對話方塊中，單擊與左邊的 Word 識別符號對應的資料中的任意列標誌。這一步使您能更方便地將資料插入到公文型文件中。有關匹配域的詳細資訊，請參閱 Word“幫助”。 如果只需將選定的收件人包含到郵件合併中，請單擊“編輯收件人列表”，然後選取所需的收件人。 使用嚮導中的其餘步驟完成編寫、新增收件人資訊、預覽、個性化、儲存、列印或將文件作為電子郵件傳送的操作。有關這些步驟的資訊，請參閱 Word“幫助”。 注意當Word 在建立郵件合併時已打開了工作簿，則該工作簿不能同時在 Excel 中開啟。如果您要檢視資料及其列標誌，請轉到嚮導中的第 3 或第 5 步，單擊“編輯收件人列表”。 您可以繼續使用在舊版 Word 中用 Excel 資料建立的郵件合併。若要在 Word 2002 或更新版本中開啟並使用這些郵件合併，需要安裝 Microsoft Query。在 Word 2002 或更新版本中已不再需要 Query 來建立郵件合併。