電子郵件書寫格式
格式一
一、收件人
1. 確認傳送訊息的物件，並將 人數降至最低 。
2. 傳送電子訊息之前，確認收信 物件是否正確 ，以免造成不必要的困擾和笑話。
二、抄送
1. 在必要和確定的情況下，抄送給相應需要知道進展情況的人員 ( 比如專案經理 ) 。
2. 一般情況下 不要給普通客戶抄送 。
3. 確認抄送訊息的物件，並將 人數降至最低 ，以免造成不必要的困擾和笑話。
三、主題
電子郵件一定要註明主題 ，因為有許多網路使用者是以主題來決定是否繼續詳讀信件的內容 ( 網路的世界什麼都有廣告最討厭但是帶來的收入是相當可觀的呵呵 ) 。
此外，主題要 明確、精練與內容相關 ，表達出對方需要了解的資訊，而且可以區分對同一事物的不同資訊。讓人一望即知，以便對方快速瞭解與記憶。
四、內容
線上溝通講求時效，所以電子郵件的內容力求簡明扼要，並求溝通效益。 一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在線上溝通時都可以省略。但稱呼，正文，結束，落款 / 簽名四點要儘量完整。
1 、稱呼
1) 如果有收件人的姓名的話 , 可以讓對方感覺更加友好。
2) 若知道對方的性別可以用： XX 先生、 XX 小姐、 XX 女士
3) 如果知道對方的身份可以用： XX 總經理、 XX 經理、 XX 董事長、 X 總、 X 董、 X 經理
2 、正文
正文做到 主題明確，語言流暢，內容簡潔 。在撰寫正文時還應注意以下幾點，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。
1) 在撰寫英文信函時 , 只對一兩個詞進行大寫以示強調 , 全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時候，只對部分以示強調的詞采用加粗等方式。
2) 不要在信件中發洩不滿 , 應面對面的解決。
3) 回覆信件時 , 有必要加上部分的原文 , 以方便對方瞭解回信內容。
4) 若摘錄的原文很長 , 應先把回覆內容放到前面 , 原文內容在後 ,
5) 在收件人明白其意時 , 才可使用俚語或縮寫。
6) 如果有附件，應該在正文處說明附件的內容和用途 ;
3 、結束
1) 如果可提供好的選擇 , 應在結尾處提出。
如 : 請您考慮，有任何需要諮詢，請電話或 EMAIL 聯絡我 .
2) 最好的結尾要著眼未來：
如：希望我們能夠達成合作
3) 結尾應顯示誠懇：
如：感謝您抽空洽談
4 、落款 / 簽名
目前，有不少網民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事，鑑於此，在商務郵件中應該有落款 / 簽名，以示身份。
在網路如此發的的今天，大部分人每天都會用郵件處理各種業務，因此撰寫一個規範、合格的電子郵件就顯得異常重要。我特地總結了一篇關於如何撰寫比較規範的商務信函或者電子郵件的文章，以幫助大家提高商務電子信函的寫作水平。
格式二
一、 正文格式：
稱謂 + 禮貌用語
如為群發公告：各位同事 ， 大家好等
二、 內容：
1. 字型，宋體；
2. 字號：小號；
3. 顏色：黑色、個別重點處可加黑
4. 全文字型字號需統一
三、個人簽名檔
1. 個人簽名檔需包含內容：姓名、所在部門 / 崗位、聯絡方式（電話分機、傳真、 Email ）
2. 如工作需要，需和外部聯絡，還可增加公司名稱、地址、郵政編碼、公司網站及個人手機號、 QQ 、 MSN 號碼等）
（例如： XXXXX 部 / 人事主管江蘇天創物業服務有限公司（ XXXX 服務處）地址： XXXXXXXXXXXXXXXXXXX ，郵編： 0000000Tel ： XXXXXXXX-XXXX Fax: XXXXXXXX_XXXXEmail:XXXXXX@XXXX )
3 、簽名檔字型：宋體，字號：特小，顏色：黑色
四、 郵件語言文字規範
1. 語言表達清楚、簡練、不能有歧義；
2. 規範用語，儘量少用口頭語；
3. 段落分明、清晰；
4. 檔案，表格……大段內容，需新增附件
五、 郵件傳送規範
1. 郵件主題必須明確清楚、文字儘量簡練，讓收件人瞭解郵件主要內容，不能有歧義。
六、 結尾客套語
例如： Sincerely
Best regards
祝您順利！祝工作順利！等
節日前夕可變更為相應的節日祝福語
七、 郵件傳送
1. 郵件內容需要注意保密性，明確收件人的範圍，不遺漏需要傳送的人，不發給無關人員
2. 明確主送人和抄送人，避免兩者混淆不分。主送人為必須知悉該郵件內容的當事人，抄送人為有必要了解該郵件內容人員。
4. 郵件群發只適合於全員公告、通知等事項，除此類郵件外不得群發。
5. 回覆群發郵件時，只需回覆給發件人或少數幾個人，不要群發回復
6. 郵件傳送前，檢查一遍，確認無誤後傳送。
八、 其他注意事項
1. 不在公司裡發和政治、色性、宗教相關的郵件
2. 工作時間勿發與工作內容無關郵件
九、 郵箱需設定成自動回覆狀態。
1、 登入郵箱後，在郵件管理中進行設定
格式三
✧ 仔細確認收件人地址是否正確，以免錯發郵件
✧ Cc （抄送）人數降至最低，避免造成不必要的垃圾郵件
✧ Cc （抄送）功能：讓相關人員參考，如團隊中其他人員；讓相關人員知曉，如您的直接主管等
二、主題
✧ 郵件必須要有主題，主題是郵件的“身份標識” 。
✧ 主題應該簡單，明確且具描述性，或是與內容相關的主旨大意概括郵件內容，使收件人只要看到主題就知道郵件的內容。（一般不超過 35 字）
三、正文
正文內容簡潔、美觀、易懂， 力求簡明扼要，並求溝通效益。
✧ 內容
字型：一般選擇宋體、黑體；
字號：可事先設定文字大小，一般選擇 :10 — 12 號字 ；
正文內容編排原則：
要事第一， 結論在前，分析在後，使用收信人容易接受的口吻陳述內容 ；
✧ 電子郵件內容，附件說明；
✧ 結尾套語：如祝您順利！工作愉快！致禮！等 。
四、簽名
簽名主要包括：部門（職務）、公司、地址、電話、傳真、 E-Mail 等書寫時應將內容歸類，一般不超過 5 行，對於電話號碼、手機號碼等較長的數字間應加停頓 。
簽字文字應選擇與正文文字匹配，簡體中文或者英文，字型應比正文字型小一些。
五、附件
要上傳附件的檔案文件：
✧ 附件體積不能太大。如無特殊情況，附件體積儘可能控制在 5M 以內，大於這個數字的，透過 FTP 或者是網路空間傳送。
✧ 附件最好都打一下包，因為某些郵件收發程式和防火牆、病毒監控軟體甚至你的郵件伺服器會拒收帶有可能包含破壞性程式碼的 exe ， doc ， jpg ， js ， scr 等等格式的附件。
✧ 所傳送的附件根據重要等級選擇是否需要加密，發給客戶的重要資訊一定要加密，密碼必須在 6 位以上，且必須是大小寫字母，數字，特殊字元組合。密碼不可以寫在郵件中，可以透過其他方式（如電話）通知客戶。
六、傳送前的注意事項
電子郵件傳送前應仔細檢查收件人，抄送人，主題，所新增的附件等是否正確無誤，正文內容是否清晰合理，標點符號是否遺漏等，如果客戶端有多個電子信箱，還要確認所使用的的郵件伺服器是否正確，不要混淆了內部信箱和外部信箱。
七、回覆郵件
忽視或去除他人給自己的電子郵件而不回覆者，都是不好的網際行為，因為發信人通常會焦慮地等待回信，甚或懷疑信件是否到達了該去的地方 ? 如果收信者能從信件內容看出正確的收信者，應迅速轉送出去。若無法辨認，也應即刻回覆發信人並簡單解釋傳送的錯誤。直接回復對方發來的郵件時，稱號和署名也是必要的。
電子郵件書寫格式
格式一
一、收件人
1. 確認傳送訊息的物件，並將 人數降至最低 。
2. 傳送電子訊息之前，確認收信 物件是否正確 ，以免造成不必要的困擾和笑話。
二、抄送
1. 在必要和確定的情況下，抄送給相應需要知道進展情況的人員 ( 比如專案經理 ) 。
2. 一般情況下 不要給普通客戶抄送 。
3. 確認抄送訊息的物件，並將 人數降至最低 ，以免造成不必要的困擾和笑話。
三、主題
電子郵件一定要註明主題 ，因為有許多網路使用者是以主題來決定是否繼續詳讀信件的內容 ( 網路的世界什麼都有廣告最討厭但是帶來的收入是相當可觀的呵呵 ) 。
此外，主題要 明確、精練與內容相關 ，表達出對方需要了解的資訊，而且可以區分對同一事物的不同資訊。讓人一望即知，以便對方快速瞭解與記憶。
四、內容
線上溝通講求時效，所以電子郵件的內容力求簡明扼要，並求溝通效益。 一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在線上溝通時都可以省略。但稱呼，正文，結束，落款 / 簽名四點要儘量完整。
1 、稱呼
1) 如果有收件人的姓名的話 , 可以讓對方感覺更加友好。
2) 若知道對方的性別可以用： XX 先生、 XX 小姐、 XX 女士
3) 如果知道對方的身份可以用： XX 總經理、 XX 經理、 XX 董事長、 X 總、 X 董、 X 經理
2 、正文
正文做到 主題明確，語言流暢，內容簡潔 。在撰寫正文時還應注意以下幾點，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。
1) 在撰寫英文信函時 , 只對一兩個詞進行大寫以示強調 , 全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時候，只對部分以示強調的詞采用加粗等方式。
2) 不要在信件中發洩不滿 , 應面對面的解決。
3) 回覆信件時 , 有必要加上部分的原文 , 以方便對方瞭解回信內容。
4) 若摘錄的原文很長 , 應先把回覆內容放到前面 , 原文內容在後 ,
5) 在收件人明白其意時 , 才可使用俚語或縮寫。
6) 如果有附件，應該在正文處說明附件的內容和用途 ;
3 、結束
1) 如果可提供好的選擇 , 應在結尾處提出。
如 : 請您考慮，有任何需要諮詢，請電話或 EMAIL 聯絡我 .
2) 最好的結尾要著眼未來：
如：希望我們能夠達成合作
3) 結尾應顯示誠懇：
如：感謝您抽空洽談
4 、落款 / 簽名
目前，有不少網民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事，鑑於此，在商務郵件中應該有落款 / 簽名，以示身份。
在網路如此發的的今天，大部分人每天都會用郵件處理各種業務，因此撰寫一個規範、合格的電子郵件就顯得異常重要。我特地總結了一篇關於如何撰寫比較規範的商務信函或者電子郵件的文章，以幫助大家提高商務電子信函的寫作水平。
格式二
一、 正文格式：
稱謂 + 禮貌用語
如為群發公告：各位同事 ， 大家好等
二、 內容：
1. 字型，宋體；
2. 字號：小號；
3. 顏色：黑色、個別重點處可加黑
4. 全文字型字號需統一
三、個人簽名檔
1. 個人簽名檔需包含內容：姓名、所在部門 / 崗位、聯絡方式（電話分機、傳真、 Email ）
2. 如工作需要，需和外部聯絡，還可增加公司名稱、地址、郵政編碼、公司網站及個人手機號、 QQ 、 MSN 號碼等）
（例如： XXXXX 部 / 人事主管江蘇天創物業服務有限公司（ XXXX 服務處）地址： XXXXXXXXXXXXXXXXXXX ，郵編： 0000000Tel ： XXXXXXXX-XXXX Fax: XXXXXXXX_XXXXEmail:XXXXXX@XXXX )
3 、簽名檔字型：宋體，字號：特小，顏色：黑色
四、 郵件語言文字規範
1. 語言表達清楚、簡練、不能有歧義；
2. 規範用語，儘量少用口頭語；
3. 段落分明、清晰；
4. 檔案，表格……大段內容，需新增附件
五、 郵件傳送規範
1. 郵件主題必須明確清楚、文字儘量簡練，讓收件人瞭解郵件主要內容，不能有歧義。
六、 結尾客套語
例如： Sincerely
Best regards
祝您順利！祝工作順利！等
節日前夕可變更為相應的節日祝福語
七、 郵件傳送
1. 郵件內容需要注意保密性，明確收件人的範圍，不遺漏需要傳送的人，不發給無關人員
2. 明確主送人和抄送人，避免兩者混淆不分。主送人為必須知悉該郵件內容的當事人，抄送人為有必要了解該郵件內容人員。
4. 郵件群發只適合於全員公告、通知等事項，除此類郵件外不得群發。
5. 回覆群發郵件時，只需回覆給發件人或少數幾個人，不要群發回復
6. 郵件傳送前，檢查一遍，確認無誤後傳送。
八、 其他注意事項
1. 不在公司裡發和政治、色性、宗教相關的郵件
2. 工作時間勿發與工作內容無關郵件
九、 郵箱需設定成自動回覆狀態。
1、 登入郵箱後，在郵件管理中進行設定
格式三
一、收件人
✧ 仔細確認收件人地址是否正確，以免錯發郵件
✧ Cc （抄送）人數降至最低，避免造成不必要的垃圾郵件
✧ Cc （抄送）功能：讓相關人員參考，如團隊中其他人員；讓相關人員知曉，如您的直接主管等
二、主題
✧ 郵件必須要有主題，主題是郵件的“身份標識” 。
✧ 主題應該簡單，明確且具描述性，或是與內容相關的主旨大意概括郵件內容，使收件人只要看到主題就知道郵件的內容。（一般不超過 35 字）
三、正文
正文內容簡潔、美觀、易懂， 力求簡明扼要，並求溝通效益。
✧ 內容
字型：一般選擇宋體、黑體；
字號：可事先設定文字大小，一般選擇 :10 — 12 號字 ；
正文內容編排原則：
要事第一， 結論在前，分析在後，使用收信人容易接受的口吻陳述內容 ；
✧ 電子郵件內容，附件說明；
✧ 結尾套語：如祝您順利！工作愉快！致禮！等 。
四、簽名
簽名主要包括：部門（職務）、公司、地址、電話、傳真、 E-Mail 等書寫時應將內容歸類，一般不超過 5 行，對於電話號碼、手機號碼等較長的數字間應加停頓 。
簽字文字應選擇與正文文字匹配，簡體中文或者英文，字型應比正文字型小一些。
五、附件
要上傳附件的檔案文件：
✧ 附件體積不能太大。如無特殊情況，附件體積儘可能控制在 5M 以內，大於這個數字的，透過 FTP 或者是網路空間傳送。
✧ 附件最好都打一下包，因為某些郵件收發程式和防火牆、病毒監控軟體甚至你的郵件伺服器會拒收帶有可能包含破壞性程式碼的 exe ， doc ， jpg ， js ， scr 等等格式的附件。
✧ 所傳送的附件根據重要等級選擇是否需要加密，發給客戶的重要資訊一定要加密，密碼必須在 6 位以上，且必須是大小寫字母，數字，特殊字元組合。密碼不可以寫在郵件中，可以透過其他方式（如電話）通知客戶。
六、傳送前的注意事項
電子郵件傳送前應仔細檢查收件人，抄送人，主題，所新增的附件等是否正確無誤，正文內容是否清晰合理，標點符號是否遺漏等，如果客戶端有多個電子信箱，還要確認所使用的的郵件伺服器是否正確，不要混淆了內部信箱和外部信箱。
七、回覆郵件
忽視或去除他人給自己的電子郵件而不回覆者，都是不好的網際行為，因為發信人通常會焦慮地等待回信，甚或懷疑信件是否到達了該去的地方 ? 如果收信者能從信件內容看出正確的收信者，應迅速轉送出去。若無法辨認，也應即刻回覆發信人並簡單解釋傳送的錯誤。直接回復對方發來的郵件時，稱號和署名也是必要的。