工作流引擎是指workflow作為應用系統的一部分，併為之提供對各應用系統有決定作用的根據角色、分工和條件的不同決定資訊傳遞路由、內容等級等核心解決方案。工作流引擎包括了，流程的節點管理、流向管理、流程樣例管理等重要功能。

工作流引擎，主要是實現業務流程的規則抽象，模型的建立，解釋，以及為流程例項提供執行環境，並解釋執行流程例項。

工作流引擎必須要包含一個工作流模型的設計，工作流模型就是對業務流程抽象的一個模型，是整個工作流引擎的基礎。所以模型設計的好壞決定引擎的功能是否靈活，也決定了工作流管理系統從設計實現到執行實施等諸多環節。

例如開發一個系統最關鍵的部分不是系統的介面，也不是和資料庫之間的資訊交換，而是如何根據業務邏輯開發出符合實際需要的程式邏輯並確保其穩定性、易維護性（模組化和結構化）和彈性（容易根據實際業務邏輯的變化作出程式上的變動，例如決策權的改變、組織結構的變動和由於業務方向的變化產生的全新業務邏輯等等）。 Workflow 引擎解決的就是這個問題：如果應用程式缺乏強大的邏輯層，勢必變得容易出錯（資訊的路由錯誤、死迴圈等等）。

工作流（Workflow）就是工作流程的計算模型，即將工作流程中的工作如何前後組織在一起的邏輯和規則在計算機中以恰當的模型進行表示並對其實施計算。工作流要解決的主要問題是：為實現某個業務目標，在多個參與者之間，利用計算機，按某種預定規則自動傳遞文件、資訊或者任務。 工作流管理系統（Workflow Management System, WfMS）的主要功能是透過計算機技術的支援去定義、執行和管理工作流，協調工作流執行過程中工作之間以及群體成員之間的資訊互動。工作流需要依靠工作流管理系統來實現。工作流屬於計算機支援的協同工作（Computer Supported Cooperative Work，CSCW）的一部分。後者是普遍地研究一個群體如何在計算機的幫助下實現協同工作的。工作流的主要功能：----工作流管理系統（WorkflowManagementSystem,WFMS）是定義、建立、執行工作流的系統。在最高層上，WFMS應能提供以下三個方面的功能支援：