擬稿、會商、稽核、簽發、核發、登記、繕印、用印或簽署、分裝、發出、處置辦畢公文。 第一階段：文稿的形成，具體包括：擬稿、會商、稽核、簽發。這一階段是發文辦理活動的中心內容。 （1）擬稿，即上一節所講述的公文寫作。經過對有關資訊材料的收集加工和再創造，系統地記錄有用資訊，使機關的意志見詣文字，草創供進一步完善的原始文稿。 （2）會商，指當公文內容涉及其他有關同級或不相隸屬機關的職權範圍，需徵得其同意或配合時所進行的協商活動。 （3）稽核，指擬就的文稿在送交有關領導審批或會議討論透過之前，由經驗豐富、政策理論水平和文字水平較高的相關工作人員等對文稿所做的全面核查、修改工作。 （4）簽發，指由機關領導人或被授以專門許可權的部門負責人對文稿終稽核準之後，批註正式定稿和發出意見並簽註姓名、日期的活動。 第二階段：公文的製作，具體包括：核發、登記、繕印、用印或簽署。這一階段工作的任務，就是以定稿為依據．以手工繕寫、機械譽寫和印刷等方式，製成供正式對外發出的各種公文文字，形成供實際使用、具有法定或特定效用的正式公文。 （1）核發，指秘書部門在定稿形成後、公文正式印發前，對公文的審批手續、文種、結構格式等進行復核，確定發文字號、分進單位和印製份數。 （2）登記，這裡揭發文登記，主要登記行將發出的公文的發文字號、文種、標題和發文範圍。 （3）繕印，即以譽錄抄寫、印刷等方式製作供對外發出的公文。 （4）用印或簽署，即在印畢的公文上加蓋發文機關的印章，或請有關領導者在公文正本上籤注姓名。其作用均為表明公文的正式性質和法定效力。 第三階段：公文的對外傳遞，包括分裝、發出等環節。這一階段工作的主要任務是為使公文能為受文者有效接收創造條件。 （1）分裝，指按照規定具體抗配和封裝公文。 （2）發出，指將已封裝完畢的公文以適宜的方式（如走機要交通等）傳送給受文者。 第四階段：處置辦畢公文，包括暫存、銷燬、立卷、歸檔等。