現在整理出郵件傳送的注意事項以作參考：

1. 商務郵件，用公司域名的郵箱發。用免費郵箱傳送，會給人一種不夠專業的感覺。同理，自己的名片上不要印免費郵箱，特別是QQ號碼郵箱，如果是我們可以在後臺設定一個其他郵箱名稱，不要直接顯示數字。

2. 郵件禮儀的第二步，是用真名，最好能讓收件人一眼看出你的單位。這是我們每個郵箱都有的簽名功能可以用起來。

3. 總結性的標題。郵件標題和發件人姓名是收件人最先看到的兩樣東西，一定要體現價值。可以用不到20個字，總結這封郵件的核心內容。“2月**單位工作總結”、“2月銷售部工資明細表”

4. 簡單大方的格式。商務郵件，儘量少用不同顏色和大小的字型，更不要用背景圖和背景音樂。真正的郵件高手，整篇郵件內容，都是一個顏色，一樣大小，一種字型。具體問題，可以用三種方式解決：分段，負責閱讀邏輯；縮排，負責層次關係；加粗，負責突出重點。一句話：格式讓位於內容。

5. 合適的稱呼或者問候語。外華人喜歡稱呼對方“Dear xx”，你可以說“尊敬的張總”；外華人喜歡用“I hope this email finds you well”開場，你可以說“見信好”。未曾謀面的人，不要直呼其名，更要注意別弄錯性別。

6. 邏輯清晰的正文。郵件正文一定要分段，每段只講一件事；每段的首句，是整段概括。用小段，不要用大段；用短句，不要用長句；用簡單的詞，不要用複雜的詞；能用100個字講清楚，不用101個。同樣，為了對方的閱讀體驗，能用文字就不要用圖片。圖片載入慢，而且不能檢索，隔段時間再找會很麻煩。

7. 總結性的結尾。結尾部分總結郵件內容，強調需要對方跟進的事情，態度一定要誠懇。

比如，“懇請您撥冗回覆修改意見，非常感激。”然後，加上祝福語，比如，“祝：商祺”；親密一些的，“祝：春安”；再親密一些的，“祝：家人都好”。最後，署上名字。

8. 附件。有附件時不要撂下一句“請看附件”就完事兒，最好在正文裡對附件的內容和結論進行簡單概述。分享一個經驗：如果附件是表格，自己調整好格式、頁邊距，方便對方列印。

9. 細心檢查是否有誤。按下“傳送”鍵之前，再通讀幾遍郵件內容。檢查是否有錯別字，標題、稱呼是否有誤，附件能否正確顯示。確認無誤後，再發送。

10. 良好的回信習慣。收到郵件要儘快回覆，如果實在有事無法第一時間回覆，也最好發一封“來信已收到，會盡快回復。祝好”的郵件告知對方。休假時，提前設定好自動回覆。

11. 善用回信的高階功能。比如，抄送、密送、回覆、全部回覆等功能。該給誰看，不給誰看，這些回信的專業方式，代表你的職業化程度。

13、關於“收件人、抄送、密送”的意思，一封郵件最好只有一個收件人，如果是同一個專案組可以是多個收件人。抄送的意思是這封郵件已經主送給相關人，抄送的物件只是讓他知道此事而已，一般抄送物件都是相關上級領導。密送的意思是對傳送的物件隱藏，也就是其他收件人、抄送人是看不到密送物件的。

所謂的專業度，其實隱藏很多低階犯錯地方，而這些看似低階的問題，同時也是體現專業度一個方面。能做到專業，首要必須做好基本功。

1.確保收件人郵件地址正確。

因為郵件地址字首相同的太多，所以非常容易發錯。試問將A公司的資料發到B公司，將機密資料發到對手公司，剩下就只有呵呵呵了。。。

2.抬頭稱呼要準確。

這是對人起碼的尊重，本來這郵件收件人是陳先生，你卻寫成林先生，試問看郵件的人會帶一種什麼樣心態去看呢？

3.郵件正文內容有誤。

對於一些要提供引數的內容，因為你的不小心，寫多了一個零，產品的規格因此不同，或許就失去一個客戶。所以，郵件的正文內容必須斟酌並且多次檢查，沒有任何錯誤才可以發出去。

4.郵件正文段落要分明。

一般情況是寫3段。第一段表明你寫這封郵件的用意，第二段通常是解釋或者表明你的行動方案，第三段表示感謝，或者期待儘快收到客戶的回覆。每一段的意思要明確，避免人家看完後不知所云。

郵件標題

一個合格的郵件標題需要能夠準確清楚的概括整封郵件的主題，做到簡潔、易懂、便於查詢，比如你需要彙報一份工作報告，那“工作報告”這樣的題目領導能知道是什麼嗎？改為“x月x日至x月x日的工作報告——XX部門XX”是不是就清楚很多了？標題的重點就是需要讓看的人知道你的內容到底是什麼。

2. 正文稱呼

3. 郵件正文

說完了標題，就來說說正文吧！正文一定要做到簡明扼要、有條理性並能突出重點。一定不要長篇大論，如果郵件字數過多，容易給對方造成閱讀障礙。因此，儘量用最少的文字，表達清楚相應的內容就好了。

4. 郵件結尾

郵件結尾需要表達對對方的尊重並清楚的留下發件人的名字和具體的聯絡方式，這樣一旦出現緊急問題時就可以及時聯絡。

5. 關於附件

一般工作中，常常需要傳送檔案。那麼在傳送多份附件的同時如何能讓收件人一目瞭然非常重要。首先附件的命名一定要根據關鍵詞簡明扼要的寫，如”4.23xx產品方案修改版—XX“，千萬不要出現“新建word”這樣的檔名哦！同時將能夠貼在正文裡面的附件都要貼出來！那種讓收件人進行繁瑣的操作，才能檢視到的郵件，都是需要反思的。

6. 關於抄送

還沒步入職場的你，是否能分清楚收件人跟抄送人呢？一般來說，收件人是受理這封郵件所提出問題的人，需給出反饋，而抄送人是隻需要知道這回事，沒有義務對非要對郵件予以回覆的人。例如：你想發郵件給你的同事，抄送給你的領導，那麼你就可以在收件人一欄填寫同事的電子郵件地址，在抄送一欄填寫領導的電子郵件地址，這樣兩人都能收到郵件了！一定要注意，傳送和抄送可千萬別弄混了哦！一旦發錯會很尷尬，尤其是在一些部門、人員層級劃分很清楚的公司。

7. 認真檢查

千萬別小看這一步，不知道有多少人以上幾點都做好了，但由於沒有檢查，輕率地發出郵件後而功虧一簣。所以寫好的郵件至少檢查兩遍，比如收件人和抄送人有沒有寫全，標題正文有沒有錯別字，附件有沒有上傳，上傳的數量是否正確等。

寫好一份工作郵件一定會讓你的工作效率提高不少，如果以上你都能做到，Nice！

祝你們都能去自己理想的公司，找到自己心儀的實習~

發郵件是職場人士必備的一種技能，不論是公司內部溝通還是公司外部聯絡，郵件都是正式、具有法律效力（用公司郵箱）而且體現了發件人專業性的方式。能夠發一封得體、合格的郵件將非常有助於發件人在收件人心中留下良好印象。不過從楠哥的經驗來看，真正會寫郵件的人其實並不多。接下來楠哥結合自己寫郵件的方法以及在工作中看到的寫郵件高手的撰寫方式來和大家講講如何優雅地寫郵件，

1、標題簡潔明瞭，可以幫助對方快速判斷郵件內容及重要程度

相信絕大部分情況下，我們寫郵件都希望收件人第一時間檢視，這時候就需要我們能夠寫出一個簡潔明瞭，重點突出的標題，讓對方對於郵件要表達的內容做到一目瞭然，而不是一頭霧水，還要思考這到底是一封什麼郵件。判斷的標準就是如果這個標題是別人發給你的，你能否一下就知道這封郵件是在說什麼。還有一些小技巧是我們可以把希望突出的內容用【】給標記出來，以起到提醒作用，同時目前大部分郵箱也都有對郵件的重要性進行標記的功能，如果是重要郵件，可以選擇最高等級的重要性，在郵件標題前，收件人會看到重要提醒的標記；如果是針對同一件事情多次往來郵件，在轉發時可以把系統自動新增的Re都給去掉，避免回覆太多次，光是多個Re已經佔滿了螢幕，收件人根本看不到真正的標題

2、正文要分段，邏輯清楚，重點內容有標記

一般而言，郵件正文可以分三段撰寫，第一段簡單介紹背景或目的，第二段分條說清楚需要對方做的事情或提供的幫助，第三段說明時限或標準等等。其中關鍵的數字、時間、任務等可以加粗或者用不同顏色來表示，這樣在對方時間不足，必須快速瀏覽時可以迅速幫助其抓住重點。而且最好儘量保證每一行的字數不要相差太大，否則長短不一的格式閱讀體驗很差

3、其他注意事項

1、一定不可以有錯別字！所以郵件寫好以後要反覆檢查，尤其是發給重要人士的郵件，有錯別字是大忌

2、開頭和結尾要注意禮節，Dear，Best regards 等等不要落

3、正式傳送之前可以先發給自己，確認各方面都沒問題後再正式傳送

4、一旦傳送後發現錯誤，立刻使用郵件召回

5、如果正文中提了有附件，一定不要忘記新增

6、分清收件人、抄送人和密送人

相信如果大家在寫郵件的時候能夠參照以上標準，你的郵件一定會給對方留下好的印象，你這個人也會在對方心中加分

職場是個大江湖，不是能力強就可以平步青雲、一帆風順。這裡面的門道有很多。

每天上班後，習慣做的第一件事就是開啟郵箱，處理郵件或者按郵件上溝通指示的內容，基本上就是圍繞一天的工作了。

既然郵件這麼重要，那大家都會寫郵件嗎？什麼樣的郵件才會被領導重視並被迅速批覆？什麼樣的郵件，即使是投訴內容，也被大家所認可，並能在內部有效傳遞？什麼樣的郵件發出去之後卻如泥牛入海杳無訊息？

首先得說郵件的標題。每天大家都會收到郵件轟炸。在網際網路公司，每個人一天能收到幾百份甚至上千封的郵件，根本沒辦法一一細讀。所以在發郵件之前給郵件選一個，言簡意賅，意思明確 ，簡單直接得將問題描述清楚，將有助於郵件被迅速接受並解決 。每一封郵件都是重要的郵件都是不可能的，所以郵件標題也不要動輒寫上重要緊急。

其次大家發郵件的時候，有時候想讓更多的人知道以獲得求助解決，所以就抄送了一堆的人。但這種情況恰恰效果相反，更多收件人的郵件通常被理解為常規的通知郵件，發郵件，更多收件人誰也不知道誰來處理這個郵件。所以不管郵件涉及面有多廣，主題有多重要？在收件人只需要寫上需要直接處理的收件人即可，需要同時知道的，可以放在抄送或者密送一欄。

第三，寫郵件切忌長篇大論。洋洋灑灑幾千字 ，如畢業論文面面俱到。嚴格按照5w2h結構，時間，地點，人物，事件，起因，怎樣解決問題，要涉及的成本費用，需要哪位領導批覆解決即可。

第四，公司的要求，員工每天寫工作總結。很多人都在郵件的撰寫上面下起了功夫，都有定時自動傳送功能，假設領導看到員工在凌晨兩點三點還發出來的郵件，第一感覺會覺得這個員工真的非常努力，這就好比以前在辦公室加班，領導不走我不走，讓領導看到我，多努力。這種形式化華而不實弄虛作假，其實目前都被領導看出來了，郵件傳送時間，一般情況下不要設成自動傳送，更不提倡設定在凌晨兩三點，老闆喜歡聰明的，但絕對不喜歡有城府的。

第五。善於利用郵件撤回功能。很多時候大家寫完郵件就馬上傳送，此後看到那種不妥，要修改已經無法挽回。如果有歧義，那就麻煩更大。在對方沒開啟郵件之前，郵件一般都會有撤回功能，時間上要迅速，如果時間拖得太長，功能就失效了，如果對方都看到郵件撤回就沒有意義。郵件撤回功能總有風險，所以在發郵件之前，大家還有將郵件仔細檢查一遍，深思熟慮確定好才傳送出去。

第六。郵件語言風格必須務實客觀，不帶偏見，有事說事禁止人身攻擊。郵件很多時候都被大家當作書面證據，打職場筆墨官司之用，一定要慎之又慎。

如下格式：

Dear Xxx

正文

Best Regards

XXX

職稱（可不寫）