園區捷徑網認為：接聽電話的禮儀（一）

話語要簡潔、準備要充分

電話鈴聲一響，我們就應該拿起話筒，先致問好，緊接著自報家門，比如，可以這樣說：“您好！這裡是XX公司XX部。有什麼需要我幫助的嗎！”對打進來的電話，我們必須儘快地接聽。時間過長，不僅讓對方感到我們傲慢與失禮，而且影響正在工作的同事。要注意培養自己的聽辨能力，對常有業務聯絡的電話，一拿話筒便能立即撥出對方的姓名，有效地縮短我們與客戶之間的隔閡與距離，始終掌握交談的主動權。如果我們打出電話，對方一摘筒，應馬上報出自己的姓名，然後簡單扼要地告知對方我們想找誰、辦什麼事。在電話交談時，應使用文明禮貌語言，應充分徵求接聽者的意願，讓對方愉快地為我們服務。交談完畢後，應向對方表示謝意，切不可立即擱下話筒。對於對方的服務，應表示真誠的讚美。

在接聽電話時，若對方提供的情況非常重要，應準備好紙和筆，同時對著話筒重複對方的話，並迅速地記錄。打長途電話，尤應如此。必要時，還應在打電話之前，把要說的內容列出提綱，以免交談時遺漏。較好的辦法是，將通話的內容預先寫在備忘錄上，這樣還可供以後查閱。

一個善於使用電話的辦公人員，常常有一個為工作準備的電話號碼簿。將常用的人名與電話號碼記下來，使用起來非常方便，可以節約辦公時間，提高工作效率。