隨著無紙化辦公的不斷深化，現在紙質文件越來越少，電子文件越來越佔據主要地位，在這時，企業在電子文件的管理上往往會出現幾個問題：一是電子文件不能很少的收集、歸檔，一旦出現人員離職、或者硬碟的故障損壞，就會遺失很多的資料資訊；二是一些電子文件被快速的傳遞，不知不覺間，已經被他人複製，造成重要資訊的失密；三是當需要時，需要的文件資訊往往不能快速被發現，找不到，或者找出很多的版本，不知道哪個是有效版本。

電子文件的管理是公司檔案管理的重要組成部分，而且越來越重要，其管理可以從幾個方面進行：

一、每個人都要建立電子檔案資料夾

電子檔案有效管理的基礎，不是公司層面的檔案管理規範，而是基層每一個員工的檔案管理規範，這是公司檔案管理的基礎。每一名員工都應該設立一個專屬的檔案文夾，對和自己崗位相關的重要文伯（制度、標準、表單、模板等）進行單獨存放，另外每週要對自己所產生的作業文件進行一次梳理，將形成的有效檔案在該資料夾備份存放，並實時更新最新有效檔案，這樣可以保證可以隨時找到該崗位相關的重要文件資料，而不用到處去找； 而且如果可能，最好這個資料夾要和公司伺服器關聯，在本機整理的同時，可以同時備份到伺服器，不至於丟失。

二、重要電子文件必須報檔案員進行備份歸檔

重要的、公司性的重要文件要定期向檔案員工進行備份，檔案員要擔負起責任，要跟進，而不能只是等著提交。檔案員必須有一份非常清晰的檔案資料清單，明確要接受的檔案內容、來源、週期、方式等等，對此要進行登記、統計與考核，因為有很多人員是不願意、或沒有興趣向你提交檔案的。

三、關於電子文件的保密 現在網路設施非常發達，對於中小企業來說，很難開發或建立一套非常完善的的電子文件管理系統，被複製、被外傳等現象很難規避，這時的管理控制，實際本質是對這些關鍵人員的職業素質教育，以及一旦出問題後的懲戒強度，控是控不了的。

電子檔案，實際上就是資訊傳遞的載體，管理需要考慮如下幾個問題：

電子檔案相對紙質檔案，容易複製、容易修改、也容易洩露，所以從檔案的審批、修訂授權，下發，到檔案的控制和保密都非常重要，可以用OA系統解決檔案的審批和修訂問題，可以用軟體加密電子檔案，反正未授權的外洩。

大資料時代，資訊的儲存，尤其的資料的安全變得非常重要，可以說在未來，資料將成為一個企業非常重要的資產，但中小企業在這一塊做的非常差，很多檔案隨意的釋出在每個員工個人的郵箱或電腦中，也沒有定期備份的機制，經常會出現一個技術員工離職，帶走公司的技術圖紙和檔案的問題。或者硬碟損壞，導致資料毀滅。

除開上面說的保密要求，電子檔案的內部和外部傳遞，本身也是需要進行高效管理的。一般建議建立一些資訊的分佈節點，一般是部門和部門之間，或者公司內部與公司外部之間，都有一些資訊分發的節點，重要的資訊，都需要透過節點發布，保證資訊的有效送達。