文件是每個企業都需要把控的重要核心內容，因為文件資料承載的是企業的發展記憶、經驗以及成果，很多時候，管理只是停留在個人或部門層面，這些重要的文件會因為員工的離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規範而出現遺失、損壞，更有被惡意擴散導致形成損失的可能。
一些企業已意識到這些問題，並找到各種文件管理解決方案，但是，他們往往把文件管理理解成檔案的備份和儲存，變成了一個額外的工作，且不說員工會牴觸，也沒有考慮到如何將文件管理與日常業務中的問題相結合，很多時候，往往難以達到理想的效果。所以，關於文件管理，會博通綜合知識管理系統主要注重以下兩個問題：
1、如何將文件管理融入到員工實際的工作中
企業文件管理，應該考慮到如何讓員工在潛移默化中，直接利用文件管理系統去建立文件，並可以支援文件建立的過程管理、形成成果文件後分門別類的管理，以及後續的再利用。
會博通為企業提供文件從建立、協作、歸檔到再利用的全生命週期管理，員工在文件建立之初就利用系統建立文件，並可啟動對文件的協同工作（如編輯、校對、變更、審批等），形成成果文件後，可把成果文件，以及形成成果文件的管理痕跡（協同痕跡），一併分類儲存到對應的文件分類中，從而在企業層面完成了文件的集中統一管理。
不管是合同、方案、報價、案例等等，各種型別的文件都可以採用以上的閉環管理模式，幫助企業透過文件鏈來管控供應鏈、業務鏈，將文件轉變為企業的核心競爭力！
2、企業怎樣有序化、規範化的管理文件
因為一般企業對於文件管理的誤區，只停留在文件的儲存與備份層面，但還是會出現查詢困難、借還不知去向、變更版本混亂、許可權不清導致惡意擴散等文件形成後的後續管理問題。會博通一直都在研究使用者在文件管理方面的痛點，認為以下幾個功能是其中的關鍵：
l 分類與屬性的自定義
每個企業對於文件的使用場景都是不一樣的，所以導致有多種分類方法，有些企業以部門為單位分類，有些企業以文件型別來分類，並且，文件管理的規範性在於，可以對文件資料標註能定義其性質的屬性，如發證機關、有效期等證照屬性；合同金額、甲乙丙方等合同屬性，會博通提供的分類與屬性的自定義功能，可滿足企業管理不同型別、不同性質文件內容的需求。
l 管理許可權
要避免核心文件資料的惡意擴散，就需要確定員工許可權的邊界，文件應該按照其重要性定義不同的密級，會博通的授權體系是針對具體使用者或組織實現的，可授予該使用者/組織在某一文件分類中可訪問文件的密級，以及對這些文件資料的使用許可權，包括：條目（元資料）閱讀、內容閱讀以及增、刪、改等，並可對本人和他人建立的檔案進行區別授權。
l 搜尋平臺
搜尋平臺是現下最為便捷的查詢方法，會博通搜尋平臺支援關鍵字、組合搜尋條件或者是二次搜尋，搜尋結果受許可權控制，幫助使用者更快、更精準地找到所需要的文件資料。
l 標準化借、還管理
各個分支機構、下屬公司或部門，眾多文件使用人員，文件的在庫情況，借出了在誰手上，借閱歸還的情況如何，如果單單依靠人工管理，時間一長就不知去向。因此，企業應該按實際管理規定，按密級匹配製定借閱、借用、影印的標準化流程。
l 版本管理與變更
文件的變更應該採用標準化的管理流程實現，啟動變更流程後，在變更未審定之前，該條資訊不再容許修改和下載，只保留閱讀許可權。並且，變更一旦審批透過之後，新版本應該替換老版本，而老版本則存放在歷史版本中，以便於追溯。而變更、過期處理等這些與文件維護、文件內容有關的工作安排，可以設定週期性的提醒事項，避免出現過期不得而知等問題。
總之，沒有最好的管理軟體，只有最適合的管理軟體，軟體是管理行為的輔助工具，是需要配合企業管理制度共同實現的，在一定程度上也代表著管理者的管理思維以及管理理念。
會博通文件管理系統幫助企業搭建適合企業的文件管理體系，在這一過程中，透過建立全新的文件管理系統，讓企業員工充分有效地利用企業內部文件的價值，從而促進企業的文件管理走向系統化、科學化、規範化，提升企業綜合競爭力。
文件是每個企業都需要把控的重要核心內容，因為文件資料承載的是企業的發展記憶、經驗以及成果，很多時候，管理只是停留在個人或部門層面，這些重要的文件會因為員工的離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規範而出現遺失、損壞，更有被惡意擴散導致形成損失的可能。
一些企業已意識到這些問題，並找到各種文件管理解決方案，但是，他們往往把文件管理理解成檔案的備份和儲存，變成了一個額外的工作，且不說員工會牴觸，也沒有考慮到如何將文件管理與日常業務中的問題相結合，很多時候，往往難以達到理想的效果。所以，關於文件管理，會博通綜合知識管理系統主要注重以下兩個問題：
1、如何將文件管理融入到員工實際的工作中
企業文件管理，應該考慮到如何讓員工在潛移默化中，直接利用文件管理系統去建立文件，並可以支援文件建立的過程管理、形成成果文件後分門別類的管理，以及後續的再利用。
會博通為企業提供文件從建立、協作、歸檔到再利用的全生命週期管理，員工在文件建立之初就利用系統建立文件，並可啟動對文件的協同工作（如編輯、校對、變更、審批等），形成成果文件後，可把成果文件，以及形成成果文件的管理痕跡（協同痕跡），一併分類儲存到對應的文件分類中，從而在企業層面完成了文件的集中統一管理。
不管是合同、方案、報價、案例等等，各種型別的文件都可以採用以上的閉環管理模式，幫助企業透過文件鏈來管控供應鏈、業務鏈，將文件轉變為企業的核心競爭力！
2、企業怎樣有序化、規範化的管理文件
因為一般企業對於文件管理的誤區，只停留在文件的儲存與備份層面，但還是會出現查詢困難、借還不知去向、變更版本混亂、許可權不清導致惡意擴散等文件形成後的後續管理問題。會博通一直都在研究使用者在文件管理方面的痛點，認為以下幾個功能是其中的關鍵：
l 分類與屬性的自定義
每個企業對於文件的使用場景都是不一樣的，所以導致有多種分類方法，有些企業以部門為單位分類，有些企業以文件型別來分類，並且，文件管理的規範性在於，可以對文件資料標註能定義其性質的屬性，如發證機關、有效期等證照屬性；合同金額、甲乙丙方等合同屬性，會博通提供的分類與屬性的自定義功能，可滿足企業管理不同型別、不同性質文件內容的需求。
l 管理許可權
要避免核心文件資料的惡意擴散，就需要確定員工許可權的邊界，文件應該按照其重要性定義不同的密級，會博通的授權體系是針對具體使用者或組織實現的，可授予該使用者/組織在某一文件分類中可訪問文件的密級，以及對這些文件資料的使用許可權，包括：條目（元資料）閱讀、內容閱讀以及增、刪、改等，並可對本人和他人建立的檔案進行區別授權。
l 搜尋平臺
搜尋平臺是現下最為便捷的查詢方法，會博通搜尋平臺支援關鍵字、組合搜尋條件或者是二次搜尋，搜尋結果受許可權控制，幫助使用者更快、更精準地找到所需要的文件資料。
l 標準化借、還管理
各個分支機構、下屬公司或部門，眾多文件使用人員，文件的在庫情況，借出了在誰手上，借閱歸還的情況如何，如果單單依靠人工管理，時間一長就不知去向。因此，企業應該按實際管理規定，按密級匹配製定借閱、借用、影印的標準化流程。
l 版本管理與變更
文件的變更應該採用標準化的管理流程實現，啟動變更流程後，在變更未審定之前，該條資訊不再容許修改和下載，只保留閱讀許可權。並且，變更一旦審批透過之後，新版本應該替換老版本，而老版本則存放在歷史版本中，以便於追溯。而變更、過期處理等這些與文件維護、文件內容有關的工作安排，可以設定週期性的提醒事項，避免出現過期不得而知等問題。
總之，沒有最好的管理軟體，只有最適合的管理軟體，軟體是管理行為的輔助工具，是需要配合企業管理制度共同實現的，在一定程度上也代表著管理者的管理思維以及管理理念。
會博通文件管理系統幫助企業搭建適合企業的文件管理體系，在這一過程中，透過建立全新的文件管理系統，讓企業員工充分有效地利用企業內部文件的價值，從而促進企業的文件管理走向系統化、科學化、規範化，提升企業綜合競爭力。