有些科目的借貸方是會計準則規定了借貸方登記的內容的,如,材料成本差異這個科目,借方表示超支,貸方表示節約,轉出時一定要從貸方,如果餘額在貸方就必須用紅字從貸方轉出,不允許反著從借方轉出.這種準則規定了的從其規定.

準則沒有規定的,紅字沖和反分錄都沒有嚴格規定,但財務軟體傾向於紅字衝,像金蝶,用友等大型財務軟體都定義成紅字衝,如,管理費用,它是借方科目,發生時記借方,期末轉利潤表時從貸方轉.當某業務發生需要衝減管理費用,像財產被盜,收到保險公司的賠償,應衝管理費用,就應記成:借其他應收款,借紅字管理費用.這樣,每月管理費用的借方數是增加的和減少的綜合作用,即正負相抵的結果,反映了管理費用的淨增加額,貸方只反映轉利潤表的結轉數,而不反映衝的數.

這樣有個好處就是與財務軟體吻合了,且直觀.如果不是紅字衝,而是反著記,那麼貸方數就有衝減的管理費用,又有結轉利潤表的數,使得利潤表的未分配利潤數與總賬科目的發生額不相等,這是財務軟體在設計上的一個通病,也可能是財務軟體在取總賬科目的數上不好取的原因.

我有次就偶爾發現利潤表的未分配利潤數與總賬科目數不相等.軟體都是自動結轉的,為什麼會不對,查來查去,就是管理費用出了問題.軟體把衝的管理費用當成結轉利潤表的貸方數.後來我就發現,費用類科目,一律在借方記發生額和衝減額,貸方只做結轉,就非常正確.