公函式商函的信文格式包括信頭、標題、函號、稱謂、正文、信尾、附件標註、附言等項。
1.信頭(函頭)信頭原屬英文商函的一種格式,由於商務活動的國際交往日益增多,近年來國內商函採用這種國際通用的信頭格式者日漸增多。信頭出現於信文首頁的上部,在左上方寫收件人地址、單位、職稱、職銜、姓名等;右上方寫發信人地址、法定名稱、姓名、電話、傳真、電報掛號、E-mail、郵政編碼、寄信日期等。
如:香港九龍觀塘協和街78號 中國·北京市啟德樓二樓B座Y西城區車公莊大街6號泵業國際集團 中國雙巴進出口總公司董事長雲曉瓔先生 總經理×××電話:傳真:電報掛號:電子郵址:郵編:1999年10月1日
有些商業企業的信箋印有信頭,發信時在專用發函紙上按表格填寫即可。需注意:就目前而言,信頭並非中文商函的必備格式,國內商函往來多無信頭。
2.標題(事由)標題位置在信頭下方,居中書寫;不使用信頭則直接標寫在首頁上方中間。標題用來標明事由,使收信人透過標題一目瞭然就能知道信文的主要內容。商函標題常見有兩種形式:一是由事由加文種名稱“函”構成,類似於兩項式的公函標題,如“關於申請商標註冊諮詢函”。二是先寫“事由”二字,加冒號提示,然後直接標寫該信件的內容,如“事由:K-35超聲波儀索賠”。
3.函號(編號)函號即發函字號或發函編號。中文商函的編號常見有兩種形式:一是仿效行政公文發文字號的格式,形成“×函[20××]”或“(20××)×函第×號”的形式。如“瓊紡財函[2000]99號”或“(2000)瓊紡財函第99號”,這裡的“瓊紡財函”是代指“海南省紡織公司財務處商函”,“99號”是該公司年度發函的順序號。但需注意,商函的發函字號不象行政公文發文字號那樣有嚴格的要求。二是採用直接編號,如“第23號”。設定函號是為了便於收發函雙方對商函的處理、歸檔、備查,是否需要編制函號或採用何種形式編排函號並無具體規定。函號的標註位置也沒有固定、統一的要求,通常出現在標題右下方或信頭的左上方。
公函式商函的信文格式包括信頭、標題、函號、稱謂、正文、信尾、附件標註、附言等項。
1.信頭(函頭)信頭原屬英文商函的一種格式,由於商務活動的國際交往日益增多,近年來國內商函採用這種國際通用的信頭格式者日漸增多。信頭出現於信文首頁的上部,在左上方寫收件人地址、單位、職稱、職銜、姓名等;右上方寫發信人地址、法定名稱、姓名、電話、傳真、電報掛號、E-mail、郵政編碼、寄信日期等。
如:香港九龍觀塘協和街78號 中國·北京市啟德樓二樓B座Y西城區車公莊大街6號泵業國際集團 中國雙巴進出口總公司董事長雲曉瓔先生 總經理×××電話:傳真:電報掛號:電子郵址:郵編:1999年10月1日
有些商業企業的信箋印有信頭,發信時在專用發函紙上按表格填寫即可。需注意:就目前而言,信頭並非中文商函的必備格式,國內商函往來多無信頭。
2.標題(事由)標題位置在信頭下方,居中書寫;不使用信頭則直接標寫在首頁上方中間。標題用來標明事由,使收信人透過標題一目瞭然就能知道信文的主要內容。商函標題常見有兩種形式:一是由事由加文種名稱“函”構成,類似於兩項式的公函標題,如“關於申請商標註冊諮詢函”。二是先寫“事由”二字,加冒號提示,然後直接標寫該信件的內容,如“事由:K-35超聲波儀索賠”。
3.函號(編號)函號即發函字號或發函編號。中文商函的編號常見有兩種形式:一是仿效行政公文發文字號的格式,形成“×函[20××]”或“(20××)×函第×號”的形式。如“瓊紡財函[2000]99號”或“(2000)瓊紡財函第99號”,這裡的“瓊紡財函”是代指“海南省紡織公司財務處商函”,“99號”是該公司年度發函的順序號。但需注意,商函的發函字號不象行政公文發文字號那樣有嚴格的要求。二是採用直接編號,如“第23號”。設定函號是為了便於收發函雙方對商函的處理、歸檔、備查,是否需要編制函號或採用何種形式編排函號並無具體規定。函號的標註位置也沒有固定、統一的要求,通常出現在標題右下方或信頭的左上方。