傳真伺服器（fax server）有幾個優點，單獨的傳真伺服器能夠像多個傳真機一樣工作，因此減少了花費。一些功能能被自動執行。例如，商務傳真伺服器可以自動地給客戶傳送發貨單和訂單並且在指定時間內供貨。收到的傳真能夠作為檔案自動地儲存在伺服器上，並讓網路使用者稍後重新檢索。另外，傳真伺服器不用紙張就可以執行功能，這樣減少了混亂並不用經常檢查紙盒

步驟如下：

1、首先是把要傳真的內容放入傳真機，在這兒之前要先把蓋子開啟的。

2、一般傳真機都會提示怎樣放置檔案，用的傳真機是將文字面向下的（一般傳真機都是這樣的）。

3、根據提示將要傳真的內容放好就可以了，要傳的內容是向下的。

4、然後就是撥號了，這裡有兩種方式，一般傳真的時候號碼沒有單獨記下來，可以先撥號

然後按監聽鍵，這樣就相當於按了電話的擴音鍵，傳真機會有外音，或者如果不需要外音直接將話機提起就可以（其實也是可以先撥號再放要傳檔案的，但是要把握好速度，不要等電話接通了訊號已經給了，內容還沒放好，這樣就不行，一般還是先放傳真內容。總之只要保證在電話接通前把檔案放好就沒問題了。）

7、另一種撥號方式就是直接提機撥號，也就是跟平時打電話一樣，把聽筒拿起來撥號，然後等傳真訊號。

9、掛了聽筒，傳真就會自動傳送了，就不用管了。

10、一般傳真速度不是很快，耐心的等待一下。

11、等傳真機將傳真內容吐出來傳真就傳送完畢了，這樣就可以了。

12、最後要把傳真機蓋子蓋好，以防進灰塵等其它東西，影響使用壽命。