賬簿在使用過程中，應妥善保管。賬簿的封面顏色，同一年度內力求統一，逐年更換顏色，便於區別年度。這樣，在找賬查賬時就會比較方便。賬簿內部，應編好目錄，建立索引。注意貼上相應數額的印花稅票。

活頁賬本時可以用線繩系起來。下面介紹活頁搖夾使用方法：

（1）用搖手插入賬簿測面的孔中，向右旋轉，開啟搖夾。

（2）旋去螺帽，取去簿蓋。

（3）將賬簿活頁裝入，可隨意裝用，最多可裝300頁。

（4）覆上簿蓋，旋上螺帽，再用搖手向左旋轉，鎖緊搖夾。活頁搖夾的絡鏈條長50毫米，賬頁在裝入取出過程中，搖手旋轉鏈條時要注意賬頁軋住鏈條節頭，當賬頁被軋住時，搖手旋轉不動，千萬不要強旋，請用手輕輕搖動鏈條節頭，不使賬頁軋住，然後開啟或鎖緊搖夾。這樣可保持長期使用。搖夾使用的特點是比較安全，因為賬簿搖緊後，其他人員如果沒有專門工具，不容易隨意抽取、更換賬頁，從而使得賬頁不易散失；其缺點是成本相對高。

賬簿在過次年後，應將賬簿裝訂整齊，活頁賬要編好科目目錄、頁碼，用線繩系死，然後貼上封皮，在封皮上寫明賬簿的種類、單位、時間，在賬簿的脊背上，也要寫明賬簿種類、時間。

會計業務量小的公司，賬簿可以不貼口取紙；會計業務量大的公司，賬簿上應該貼口取紙，可以按一級科目或材料大類，按賬頁順序由前往後，自上而下地貼上，當合起賬簿時，全部口取紙應該整齊，均勻，並能夠顯露出科目名稱，不要在賬簿上下兩側貼口取紙，而應在右側貼上，這樣，可保證整齊，存檔時可以戳立放置，以便抽取。