資料流程圖是以圖形的方式表達在問題中資訊的變換和傳遞過程。它把系統看成是由資料流聯絡的各種概念的組合，用分解及抽象手段來控制需求分析的複雜性，採用分層的資料流程圖來表示一個複雜的系統。

很多資料上，資料流程圖也叫資料流圖，都指DFD：Data Flow Diagram。

需要注意的是資料流圖和程式設計中的程式流程圖（Flow Chat）是不同的，資料流圖關心的是企業業務系統中的資料處理加工的客觀過程，並不關心未來電子化處理的加工過程；資料流圖中流動的只是資料，並沒有控制過程，但在程式流程圖當中，必須有控制邏輯。

結構化分析是面向資料流開展需求分析工作的一種有效方法。一般採用自頂向下，逐層分解的演義分析法來定義系統的需求，即先把分析物件抽象成一個系統，然後自頂向下的逐層分解，將複雜的系統分解成簡單的、能夠清楚地被理解和表達的若干個子系統，如圖1（逐層分解的資料流程圖）所示。這樣就可以分別理解系統的每個細節、前後順序和相互關係，找出各部分之間的資料介面。在結構化分析方法所採用的工具有資料流程圖（DFD）、資料字典（DD）、結構化語言、判定樹、判定表等。

資料字典（Data dictionary）是一種使用者可以訪問的記錄資料庫和應用程式元資料的目錄。主動資料字典是指在對資料庫或應用程式結構進行修改時，其內容可以由DBMS自動更新的資料字典。被動資料字典是指修改時必須手工更新其內容的資料字典。