第1步：編輯聯絡人列表為了方便操作，建議首先在Outlook 2003中編輯聯絡人列表，這可以採取多種方式，或者手工鍵入，或者從Outlook Express、Foxmail或其他檔案中匯入。第2步：編輯郵件為了保證郵件合併功能正常工作，我們必須使用Word 2002或更高版本。首先當然是在圖1中鍵入相應的郵件內容和設定格式，然後開啟“郵件合併”任務窗格。第3步：選擇收件人很顯然，我們應該選擇“電子郵件”作為文件型別，這樣可以將電子郵件傳送給一組人，點選兩次“下一步”按鈕，進入“選擇收件人”這一步驟，如圖 2所示，由於我們已經在Outlook 2003中完成了聯絡人列表的建立工作，因此這裡可以選擇“從Outlook聯絡人中選擇”項，接著在圖3視窗中選擇所有需要接收郵件的收件人名單，最後 點選“確定”按鈕返回郵件合併嚮導。 如果收件人地址儲存在文字檔案或Excel工作表中，那麼這裡應該選擇“使用現有列表”項。第4步：插入合併域現在，我們應該在郵件文件中插入相應的合併域，首先請將插入游標定位到郵件中域內容應當出現的相應位置，如圖4所示，這裡我們在郵件的最前面插 入“問候語”，這樣Word 2003會根據收件人的資訊自動顯示相應的問候語，例如“張先生”、“趙小姐”，不過請注意這裡我們並不需要插入收件人的電子郵件地址。第5步：合併郵件點選“下一步”按鈕，Word 2003會顯示預覽內容，如果沒有什麼錯誤的話，確認後會根據聯絡人列表中的郵件地址自動合併所有郵件並放入Outlook 2003的發件箱，然後我們就可以將這些特殊的郵件傳送出去了。或者，我們可以在Outlook 2003中切換到“聯絡人”窗格，選擇好相應的收件人，然後從“工具”選單下選擇“郵件合併”命令，接下來會。圖5所示的對話方塊，一般情況下，我們應該在 “文件檔案”小節中選擇“新建文件”，當然假如已經有現成的郵件文件的話，請選擇“現有文件”。Outlook 2003允許在郵件合併時將聯絡人資料儲存為CSV格式的檔案，這樣以後可以再次使用；在合併時，我們可以指定文件的型別，例如套用信函、郵件標籤、信封 或者是分類一覽表，也可以選擇合併到新建文件、印表機或者是電子郵件，我們當然是選擇合併到“電子郵件”啦，索性一併在這裡完成郵件主題行的內容。完成上述內容後，點選“確定”按鈕，Outlook 2003會自動呼叫Word建立郵件文件，同時自動啟用“郵件合併”工具欄，接下來的操作這裡就不多說了