一、主題

主題要提綱挈領，新增郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄裡用短

短的幾個字概括出整個郵件的內容，便於收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

1．一定不要空白標題，這是最失禮的。

2．標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題。

3.. 最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目瞭然又便於留存，時間可以不用註明，因

為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。

4. 標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”。

也不要用胡亂無實際內容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”

5．一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理

6．可適當用使用大寫字母或特殊字元（如“* !”等）來突出標題，引起收件人注意，但

應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。

二、稱呼與問候

1． 恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的

，要求其給出必要的迴應；在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚職務，則應按通常的

“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名

也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡。

2． Email開頭結尾最好要有問候語

換行空兩格寫。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對

方也能平靜的看待

三、正文

1. Email正文要簡明扼要，行文通順

若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業名是必須

通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要

功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰

還得拉到最後看。但也不可過多，有些聯絡方式之類與正文無關的資訊應在簽名檔中表明

。

Email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，

然後單獨寫個檔案作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單詞彙和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的

語句。最好不要讓人家拉捲軸才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。

2. 注意Email的論述語氣

根據收件人與自己的熟絡程度、等級關係；郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰

當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段

落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

4. 一次郵件交待完整資訊

最好在一次郵件中把相關資訊全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼

“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

5. 儘可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打

開; 如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件傳送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

6. 合理提示重要資訊

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字型、加大字號等手段對一些資訊進行提

示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

四、 附件

1. 如果郵件帶有附件，應在正文裡面提示收件人檢視附件

2. 附件檔案應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載後管理

3. 正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

4. 附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個檔案

5. 如果附件是特殊格式檔案，因在正文中說明開啟方式，以免影響使用

6. 如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小檔案分別傳送，

另外需要注意的地方：

一、語言的選擇和漢字編碼

1. 只在必要的時候才使用英文郵件

2. 尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件

3. 對於一些資訊量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收

件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

4. 選擇便於閱度的字號和字型

中文老實點用

發郵件注意事項如下：

1、首先，傳送郵件，必須要有明確的主題，不然別人會誤以為是垃圾郵件或者是不急的郵件，沒有及時檢視和回覆，一般主題可以是關於.....的事宜。

2、其次，郵件中必須要有稱呼和問候，一般知道名字的可以叫姓名+總/工/經理的稱呼，不知道名字的可以直接說某單位領導。

3、正文內容要簡潔，通俗易懂，讓人在最快的時間內知道你想幹什麼，你要什麼，而不是長篇大論。

4、文中內容要注意分點描述，如1，2，3等，而不是一句話寫到尾，要注意不要有錯別字，讓人笑話。

5、最後，傳送郵件以前要先檢查確認，必須錯誤和錯漏，儘量一次性解決，還要不要發錯郵件給別人，注意收件人號碼。文中有附件的，要有提示附件，注意查收等字樣。