但是，您可以為您的個人資料夾檔案 (.pst) （個人資料夾檔案 (.pst)：在您計算機上儲存郵件和其他專案的資料檔案。可以分配一個 .pst 檔案作為預設電子郵件的送達位置。可以使用 .pst 檔案來備份專案以保護專案。） 設定密碼。如果您在 Outlook 中使用 Internet 電子郵件帳戶（如 POP3 （POP3：用來從 Internet 電子郵件伺服器檢索電子郵件的常用協議。） 或 HTTP （HTTP（超文字傳輸協議）：用於透過 Internet 訪問網頁的協議。Outlook 用 HTTP 作為電子郵件協議。） 帳戶），您的電子郵件將傳遞到您計算機本地硬碟上的 .pst 資料檔案中。您可以對您的 .pst 檔案使用密碼，以防止共享您的計算機的其他使用者意外侵入。方法在“轉到”選單上，單擊“資料夾列表”。執行下列操作之一：如果您有 POP3 電子郵件帳戶，請右鍵單擊“個人資料夾”資料夾，然後單擊快捷選單上的“‘個人資料夾’的屬性”。如果您有 HTTP 電子郵件帳戶（在 Outlook 2000 中不受支援）（如 MSN® Hotmail®），請右鍵單擊“Hotmail”資料夾，然後單擊快捷選單上的“‘Hotmail’的屬性”。在“常規”選項卡上，單擊“高階”。單擊“更改密碼”。在“更改密碼”對話方塊中，鍵入您的新密碼並再次鍵入密碼以驗證密碼。密碼最長可以是 15 個字元。註釋 使用同時包含大小寫字母、數字和符號的強密碼。弱密碼不混合使用這些元素。例如，強密碼：Y6dh!et5。弱密碼：House27。請使用可以記住的強密碼，這樣就不必記錄密碼了。確保清除“將此密碼儲存在密碼列表中”複選框。這樣可以防止快取密碼，而是每次執行 Outlook 時都需要鍵入密碼。不要忘記此密碼。單擊“確定”三次。當您單擊電子郵件帳戶資料夾時，系統將提示您輸入密碼。當您獲得訪問權後，您在此次會話中就不必再次輸入密碼了。如果您退出 Outlook 然後重新啟動，則當您單擊電子郵件帳戶資料夾時，系統又會提示您輸入密碼。

應認真撰寫

向他人傳送的電子郵件，一定要精心構思，認真撰寫。在撰寫電子郵件時，有3點注意事項：其一，主題要明確；其二，語言要通暢；其三，內容要簡潔。

應當避免濫用

在資訊社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。若無必要，輕易不要向他人亂髮電子信件，尤其是不要與他人談天說地，或是隻為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發出，更不宜隨意以這種方式在網上“徵友”。一般而言，收到他人的重要電子郵件後，即刻回覆對方一下，往往還是必不可少的。

應當注意編碼

編碼的問題，是每一位電子郵件的使用者必須注意的。辦公人士在使用中文向除了中國內地之外的其他國家和地區的華人發出電子郵件時，必須同時用英文註明自己所使用的中文編碼系統，以保證對方可以收到自己的電子郵件。

應當慎選功能

現在市場上所提供的先進的電子郵件軟體，可有多種字型備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇，這固然可以強化電子郵件的個人特色，但是此類功能辦公人士是必須慎用的，因為對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感，還有，電子郵件的收件人所擁有的軟體不一定能夠支援上述功能，因此慎選功能是必要的。