郵件合併用於批次文件的處理信件、請柬、通知書等公函類的文件有一個共同的特點，形式和內容相同，但姓名、郵編、電話等資訊各不相同。此類文件需要批次列印或傳送，因此OFFICE提供了“主文件-資料來源”操作來實現批次處理，這一處理方式正式名稱為：“郵件合併”。含有主體內容的文件稱為主文件，包涵變動資訊的文件就是資料來源，資料來源大多采用表格形式，可以使用WORD、EXCEL、ACCESS等表格。1）操作過程簡述郵件合併的基本過程包括三個步驟：A、建立主文件主文件是指郵件合併內容的固定不變的部分，如信函中的通用部分、信封上的落款等。建立主文件的過程就和新建一個Word文件一模一樣，在進行郵件合併之前它只是一個普通的文件。B、準備資料來源資料來源就是資料記錄表，其中包含著相關的欄位和記錄內容。一般情況下，使用郵件合併來提高效率正是因為已經有了相關的資料來源，如Excel表格、Outlook聯絡人或Access資料庫。需要特別提醒的是， Excel表格可能會有一行標題。如果要用為資料來源，應該先將其刪除。C、將資料來源合併到主文件中利用郵件合併工具，可以將資料來源合併到主文件中，得到目標文件。合併完成的文件的份數取決於資料表中記錄的條數。2）操作例項：製作新年賀信對於列印賀信、賀卡、獎狀等檔案，通常採用的方法是將姓名和相關變動資訊的位置空著，等到列印完畢再用手工填寫,或者是分別更改姓名等資訊再列印。利用Word郵件合併功能透過簡單的幾個步驟就可以輕鬆地批次製作和列印。A、製作模板新建一個WORD文件，按照既定格式輸入賀信內容，需要插入姓名、職務、部門等變動資訊的位置不輸入任何資訊，B、開啟郵件合併工具欄選擇“工具”/“信函與郵件”/“顯示郵件合併工具欄”，開啟郵件合併工具欄，C、開啟資料來源單擊“開啟資料來源按鈕”（左起第二個），選擇所需要的資料來源檔案，當匯入所需要的資料來源檔案後，郵件合併工具欄其餘命令按鈕立即轉變為可操作模式。如本例中匯入BOOK1中的SHEET1，如果只需要選擇其中部分記錄，單擊“收件人”按鈕（左起第三個），取消勾選不需要匯入的收件人記錄。如需要全部記錄，則不進行任何操作即可， D、插入變動資訊單擊郵件合併工具欄上的“插入域”命令按鈕（左起第六個），開啟如下對話方塊，在需要插入的地方插入相應的欄位名。 插入的欄位會以書名號的形式顯示在文件中。 E、合併郵件單擊“合併到新文件”按鈕（右起第四個），完成文件合併，在彈出的對話方塊中點選全部，如需要檢視合併效果，可以再合併文件之前，單擊“檢視合併資料”按鈕（左起第八個 ）。然後儲存合併後的文件。 要想取消郵件合併操作，單擊“設定文件型別”按鈕（左起第一個），在彈出的對話方塊中選擇“文件型別”為“普通WORD文件”即可。