提高excel使用的效率，只能多用，多看，沒有什麼捷徑的

跟你分享25個常用函式的基本用法以及33個excel技巧25個常用函式，一個函式一張圖

1.if函式的引數構成

If函式：邏輯判斷函式

logical_test：條件表示式的結果，結果只有兩種，對和錯

value_if_true：當條件表示式為正確時候返回的值

value_if_false：當條件表示式為錯我時候返回的值

2.vlookup函式

VLOOKUP函式是Excel中的一個縱向查詢函式，他可以用來進行資料核對，多個表格之間的資料進行快速引用，動態表格的製作等它主要包括四個引數

引數

簡單說明

輸入資料型別

lookup_value

要查詢的值

數值、引用或文字字串

table_array

要查詢的區域

資料表區域

col_index_num

返回資料在查詢區域的第幾列數

正整數

range_lookup

近似匹配/精確匹配

TRUE/FALSE（或不填）

3.sumproduct函式

sumproduct函式：返回相應的陣列或區域乘積的和

引數Array1,array2,array3, …….最多255個Array

Array：代表陣列或者單元格區域

需要注意的是:使用sumproduct函式，引數中的元素數必須相等，比如第一個區域選擇了6個單元格，第二個區域也必須選擇6個單元格，否則會返回錯誤值

4.Sumif函式

sumif：條件求和函式

第一個引數：Range：條件區域，用於條件判斷的單元格區域。

第二個引數：Criteria：求和條件，由數字、邏輯表示式等組成的判定條件。

第三個引數：Sum_range ：實際求和區域，需要求和的單元格、區域或引用。

5.Sumifs函式

sumifs：多條件求和函式

Sumifs的引數

sum_range：實際求和區域，需要求和的單元格、區域或引用

criteria_range1：第一個條件區域，用於條件判斷的單元格區域

criteria1第一個條件

criteria_range2：第二個條件區域，用於條件判斷的單元格區域

criteria2：第二個條件

…….以此類推

6.Countif：計算區域中滿足條件的單元格個數

第一引數：range 要計算單元格數目的區域

第二引數：criteria 以數字、表示式或文字形式定義的條件

7.Countifs函式

Countifs：計算區域中滿足多個條件的單元格個數

criteria_range1：第一個計算單元格資料的區域

criteria1：第一個以數字、表示式或文字形式定義的條件

criteria_range2：第一個計算單元格資料的區域

criteria2：第一個以數字、表示式或文字形式定義的條件

criteria_range3：第一個計算單元格資料的區域

criteria3：第一個以數字、表示式或文字形式定義的條件

………………..

………………..

………………..

以此類推

8.SUBTOTAL函式以及引數

SUBTOTAL：返回一個數據列表或者資料庫的分類彙總

1 AVERAGE（算術平均值）

2 COUNT（數值個數）

3 COUNTA（非空單元格數量）

4 MAX（最大值）

5 MIN（最小值）

6 PRODUCT（括號內所有資料的乘積）

7 STDEV（估算樣本的標準偏差）

8 STDEVP（返回整個樣本總體的標準偏差）

9 SUM（求和）

10 VAR（計算基於給定樣本的方差）

11 VARP（計算基於整個樣本總體的方差）

101 AVERAGE 數學平均值

102 COUNT 數字的個數

103 COUNTA 非空的個數

104 MAX 最大值

105 MIN 最小值

106 PRODUCT 乘積

107 STDEV 標準偏差

108 STDEVP 標準偏差

109 SUM 求和

110 VAR 方差

111 VARP 方差

第二引數：單元格引用區域

SUBTOTAL的第一引數有22個之多，我們可以分為兩大類來理解

編號為1-11的引數它們在分類彙總的時候會計算隱藏值

編號為101-111的引數它們在分類彙總的時候不計算隱藏值

9.match函式引數的介紹

match的作用是：返回指定數值在指定陣列區域中的位置

lookup_value：需要在資料表（lookup_array）中查詢的值。可以為數值（數字、文字或邏輯值）或對數字、文字或邏輯值的單元格引用。也可以使用萬用字元

lookup_array：要搜尋的單元格的區域

match_type：表示查詢的指定方式，用數字-1、0或者1表示，當match_type省略相當於match_type為1的情況。

為1時為近似查詢，查詢小於或等於lookup_value的最大數值在lookup_array中的位置，lookup_array必須按升序排列

為0時，為精確查詢，查詢等於lookup_value的第一個數值，lookup_array按任意順序排列

為-1時為近似查詢，查詢大於或等於lookup_value的最小數值在lookup_array中的位置，lookup_array必須按降序排列

10.INDEX 函式

INDEX ：返回表格或區域中的值或值的引用

Array：一個單元格區域或陣列常量。如果陣列中只包含一行或一列，則可以不使用相應的 row_num 或 column_num 引數。如果陣列中包含多個行和列，但只使用了 row_num 或 column_num，INDEX 將返回陣列中整行或整列的陣列。

Row_num：要返回值的陣列中的行。如果省略 row_num，則需要使用 column_num。

Column_num：要從中返回值的陣列中的列。如果省略 column_num，則需要使用 row_num。

11.match+index查詢

12.PHONETIC函式

用法：=PHONETIC（需要合併的區域）

此函式僅一個引數

公式：=PHONETIC(A2:C2)

13. 不連續區域連結

CONCATENATE函式

用法：=CONCATENATE（單元格1，單元格2，,,,,,等)

引數僅能選擇一個一個的單元格

公式：=CONCATENATE(B3,D3)

14. 重複文字

REPT函式

用法：=REPT（重複內容，重複幾次)

公式：=REPT(B4,5)

15. 從右開始提取

RIGHT函式

用法：=RIGHT（字串，從右開始提取幾位）

公式：=RIGHT(C3:C9,2)

16. 從左開始提取

LTFT函式

用法：=RLEFT（字串，從左開始提取幾位）

公式：=LEFT(C3:C9,3)

17. 先選定位置開始擷取

MID函式

用法：=MID（字串，從第幾位開始擷取，擷取幾位數）

公式：=MID(D3:D9,4,4)

CLEAN函式

用法：=CLEAN（要清洗的單元格）

公式：=CLEAN(A1)

TRIM函式

用法：=TRIM（要清洗的單元格）

20. 將舊文字替換為新文字

SUBSTITUTE函式

用法：=SUBSTITUTE（需要替換的文字，舊文字，新文字，第N箇舊文字）

第四個引數表示替換第幾個舊文字

如果省略表示全部替換

公式：SUBSTITUTE(C3," ","")

21. 查詢字元位置

FIND函式

用法：=FIND（尋找的字元，尋找的字串，從尋找字串的第幾位查詢）

第三個引數如果忽略，則預設從第一個字元開始查詢

不可使用萬用字元

公式：=FIND("男",C3)

22. 查詢字元位置

SEARCH函式

用法：=SEARCH（尋找的字元，尋找的字串，從尋找字串的第幾位查詢）

第三個引數如果忽略，則預設從第一個字元開始查詢

可使用萬用字元

公式：=SEARCH("王?",C3)

23.計算文字字元數

LEN函式

用法：=LEN(字串）

計算字串的文字個數，數值也按一個文字計算

公式：=LEN(C3)

24. 計算文字位元組數

LENB函式

用法：=LENB(字串）

數字與字母佔1個位元組，漢字佔2個位元組

公式：=LENB(C3)

25. 格式轉換函式

TEXT函式：對資料進行格式轉換

用法:TEXT(數值，想要設定的格式）

這個實在太多了我們還是以一張表格來看看把

第二引數必須以引號引用後再輸入

33個excel技巧

1.身份證號碼快速提取出生日期

2.快速輸入性別

程式碼：[=1]"男";[=2]"女";"人妖"

3.合同到期提醒

公式：=(TODAY()-$M3)>7

5.取消合併單元格後批次填充同類項

6.整理手機號格式

7.每一頁都列印標題

8.不打印表格填充色以及字型顏色

9.建立下拉選單

10.批次插入空行

11.分類新增空行

12.插入指定空行

13.隱藏0值

14.自動新增邊框

15.自動儲存

16.快速提取手機號

17.快速提取姓名，職位

18.字母與數值的資料提取字母（藉助word）

19.文字與數字的資料提取數字（藉助word）

20.新增文字字元

21.資料條的使用

22.調整資料格式

23.以特定文字分列

24.錯誤日期格式秒變正常日期格式

25.圈選錯誤資料

26.考勤表的整理

27.秒錶資料格式為常規

28.連結資料

29.快速新增頁首頁尾

30.分頁符的使用

31.更改資料順序

32.分列提取生日

33.查詢文字位置

在excel中，日常使用提高效率的功能包括快捷操作、函式、圖表、資料透檢視等，這幾種功能對於普通職場人士最容易上手也是見效最快的，下面分別對這幾種功能進行簡單說名。

一、功能介紹。

其實如果想要提高excel的效率，首先應該對excel中的功能有一個大致的瞭解，比如功能區、編輯欄、名稱框、自定義狀態列等這些excel介面的術語知道在什麼地方，都是用來幹什麼的。而且對於功能區中開始、插入、資料等選項卡下有哪些常用的內容、這些內容能夠實現什麼效果，至少有一個印象。

二、快捷操作。

掌握與自己日常工作相關的快捷鍵和滑鼠拖動技巧對於提高效率有立竿見影的效果。常用的快捷鍵和滑鼠快捷操作組合無非就是ctrl、shift、alt加各種數字、字母、符號等組合。下圖中是常見的快捷鍵組合和滑鼠拖動技巧。儘可能多記住一些對提高效率十分有效的。

三、函式。

由於函式除了計算之外，各種英文字母函式名稱、引數令許多職場人士望之卻步。但是函式也是excel中的基本功能之一。

下面這些時幾種最簡單的函式，建議熟練應用。

計算函式：sum、sumif、sumifs、count、countifs、max、average、sumproduct、substota、small、large等。

邏輯函式if、iferror、ifs、and、or、isnumber等。

文字處理函式：left、mid、right、text、replace、len等

查詢引用函式：vlookup、indirect、offset、cell、index、match、find、row、column等。

日期函式：datedif、now、today、year、month、day、hour、minute、second、emonth、date、time等

其他函式：randbetween、rank、round、int、rept等

四、圖表。

在excel中的基本圖表有15個，從基本圖表衍生出來的其他圖表千變萬化，比如很多期刊雜誌上有一些很精美的圖表，這些是需要長時間地去模仿學習，而我們現在要學習的是知道每個圖表將資料呈現出什麼樣的效果、每個圖表的元素怎樣設定和美化。再深入一點就是圖表的組合、透過新增輔助內容等建立多種形式的圖表。五、資料透視表。

資料透視表對於資料分析的重要性不言而喻。操作簡單又十分高效。清楚什麼情況下適合用資料透視表，比如資料透視表預設能夠合併同類項、篩選行列值可以自由拖動、可以對特定內容進行組合、插入欄位等，這些功能給了使用者很大的靈活性。然後會對資料透視表進行排版與美化。下圖中是對資料透視表格式的一個簡單整理。

如果上面的功能都能夠熟練應用，對於日常工作已經夠用了。接下來多去看一些複雜的函式和圖表，這些最基本的東西組合起來就會複雜得多。然後根據自己的興趣和工作需要，去學習VBA程式碼、powerBI相關的資料應用等。

首先得熟悉Excel的功能，在需要的時候能快速找到能完成任務的功能模組。這就需要系統有效的學習。在不熟悉功能的情況下，談效率那是水中撈月，走錯了路。

其次得養成好的操作習慣，比如資料層和資料的表現層分開。資料層少用合併單元格且避免中國式表格，多用快捷鍵等。

第三，熟悉業務。工具永遠只是工具，資料只有結合具體的業務場景才是有效的。沒有萬能的工具，只有適合特定場合的工具。如果既有熟練的Excel技巧又是業務專家，迎娶白富美走上人生巔峰就手到擒來了