1. 建立一個新的工作表，在SHEET 1中命名是訂單明細，然後在表頭方框內依次錄入相關資訊，如日期，訂單號，批次號，物料編號（為客戶要求的物代編號），品名規格，本廠程式碼，數量，單價，金額，如下圖

2.在SHEET 2中命名是出貨記錄，然後在表頭方框內依次錄入相關資訊，如，送貨日期，訂單號，批次號，物料編號，品名規格，送貨單號，送貨數量，單價，金額等

3.在訂單明細中，J列將作為是一個新的條件，將訂單號與客戶的物料程式碼CONCATENATE函式接連起來，命名為“訂單號&物料編號”，在J2中=CONCATENATE(B2," ",D2)，同樣的，在出貨記錄中，也將J列作為新的條件，輸入CONCATENATE函式，如圖

4.在此兩個工作表中，均須將J列的資料移至數量前一列，以方便後面引入訂單的單價，如圖

5.利用SUMIF函式將出貨記錄中的數量彙總至訂單明細中，返回訂單明細工作表，在K1中錄入已出貨數量，K2中輸入函式：=SUMIF(出貨記錄!G:G,J2,出貨記錄!H:H)，此函式的意思是將出貨記錄中等於“訂單號&物料編號”的數量彙總，然後在L1中輸入剩餘數量，用G2-K2即可。如圖

6.在出貨記錄中引入訂單明細中的單價，返回出貨記錄工作表，在I2工作表中，輸入=IF(D2=0," ",VLOOKUP(G2,訂單明細!G:I,3,0))，為了節省錄入時間，在出貨記錄中引入品名規格，同樣輸入=IF(D2=0," ",VLOOKUP(D2,訂單明細!D:E,2,0))，附例，如圖，

7.再返回訂單明細中後兩列的數值，如圖，從表中，我們可以看到，當出貨記錄中輸入明細時，那麼訂單明細中的已出貨數量及剩餘數量就會自動計算出來。