紙質檔案管理的繁重正在為眾多企業帶來困擾，組織中海量的檔案資料，管理過程隨時都有可能出現“用的時候找不到、用完不還、機密檔案丟失”等現象，管理起來工作量不小。
OA系統以“許可權+文件”兩大功能板塊為基礎，幫助組織統一“紙質檔案”與“電子檔案”，用一套系統高效管理檔案儲存、借閱、歸還和查詢4大環節。
（檔案管理系統基本功能展示）
1、“存”不費時
藉助OA的電子表單就能把組織的所有紙質檔案錄入系統，形成實物檔案與電子資訊一一對應的電子檔案庫，讓管理人員在OA系統就能高效管理檔案。
1）檔案分類、分組，目錄清晰：將檔案進行分類是高效整理的第一步，OA可以藉助知識文件目錄的方法，按照組織檔案實際內容，進行分類管理，無論是合同類、產品類、人事類還是經營管理類，每樣檔案都能快速鎖定。
2）檔案快速編號，查、存方便：對檔案進行編號更有利於文件的歸檔和查詢，OA系統可以根據客戶自己的編號規則在表單中為每份檔案自動生成編號，管理員每次在錄入檔案內容的時候，根據編號系統就能自動完成檔案歸類。
3）檔案資訊“條碼化”：每份電子檔案都能生成自己的專屬“條碼”，上面記錄了每份檔案的基本資訊，比如“經辦人、建立時間、檔案型別、編號、使用狀態等”。為了方便和紙質檔案對應，客戶可以直接在系統批次生成二維碼或者條形碼，列印後黏貼在對應的紙質檔案上，掃一掃就能瞭解基本資訊。
2、“借”不求人
電子化的借閱管理過程更加規範，不僅使用必須經審批，整個借閱過程都有嚴格監控，借多久、還沒還一目瞭然。
1）紙質檔案借、還流程化：檔案室的每份紙質檔案無論借還是還，必須從經過OA的電子流程審批，誰借的、借的什麼檔案、什麼時候還的等資訊，都會一一記入系統，隨時核查。同時還可以透過電子表單根據關鍵字篩選檔案，實現一鍵“批次借閱”幾十份檔案資料。
2）電子檔案查閱智慧收回：如果沒有使用紙質檔案的必要，還可以直接在系統上借閱電子檔案。只要登記好借閱的材料和歸還時間，系統會透過“查閱許可權”的控制為借閱者下發閱讀許可權，到期自動收回，全程無紙化操作，更節省時間。
3、“還”不超期
OA全程電子化的流程管控，可以智慧掌控檔案的整個借閱過程。
1）智慧標註到期檔案：每份被借出去的檔案，管理員直接透過系統的臺賬頁面就能監控返還情況，即將到期或已經超期的檔案，會直接透過色塊標記出來。
4、“查”不用等
藉助智慧報表系統和電子表單，檔案管理人員、上層領導可以隨時在OA報表門戶瞭解不同時期，組織內部各類檔案的管理情況。
可以查檔案詳情、可以瞭解具體資料分析情況。包括各類文件的借閱頻率、有多少超期未還、違規使用多不多，以及各類檔案的數量佔比等情況。管理人員再也不用為查檔案、出一份分析報告而耗費大量時間，全面提升管理質量。
OA檔案管理方案將電子檔案和紙質檔案相結合的方式更符合企業需求。
紙質檔案管理的繁重正在為眾多企業帶來困擾，組織中海量的檔案資料，管理過程隨時都有可能出現“用的時候找不到、用完不還、機密檔案丟失”等現象，管理起來工作量不小。
OA系統以“許可權+文件”兩大功能板塊為基礎，幫助組織統一“紙質檔案”與“電子檔案”，用一套系統高效管理檔案儲存、借閱、歸還和查詢4大環節。
（檔案管理系統基本功能展示）
1、“存”不費時
藉助OA的電子表單就能把組織的所有紙質檔案錄入系統，形成實物檔案與電子資訊一一對應的電子檔案庫，讓管理人員在OA系統就能高效管理檔案。
1）檔案分類、分組，目錄清晰：將檔案進行分類是高效整理的第一步，OA可以藉助知識文件目錄的方法，按照組織檔案實際內容，進行分類管理，無論是合同類、產品類、人事類還是經營管理類，每樣檔案都能快速鎖定。
2）檔案快速編號，查、存方便：對檔案進行編號更有利於文件的歸檔和查詢，OA系統可以根據客戶自己的編號規則在表單中為每份檔案自動生成編號，管理員每次在錄入檔案內容的時候，根據編號系統就能自動完成檔案歸類。
3）檔案資訊“條碼化”：每份電子檔案都能生成自己的專屬“條碼”，上面記錄了每份檔案的基本資訊，比如“經辦人、建立時間、檔案型別、編號、使用狀態等”。為了方便和紙質檔案對應，客戶可以直接在系統批次生成二維碼或者條形碼，列印後黏貼在對應的紙質檔案上，掃一掃就能瞭解基本資訊。
2、“借”不求人
電子化的借閱管理過程更加規範，不僅使用必須經審批，整個借閱過程都有嚴格監控，借多久、還沒還一目瞭然。
1）紙質檔案借、還流程化：檔案室的每份紙質檔案無論借還是還，必須從經過OA的電子流程審批，誰借的、借的什麼檔案、什麼時候還的等資訊，都會一一記入系統，隨時核查。同時還可以透過電子表單根據關鍵字篩選檔案，實現一鍵“批次借閱”幾十份檔案資料。
2）電子檔案查閱智慧收回：如果沒有使用紙質檔案的必要，還可以直接在系統上借閱電子檔案。只要登記好借閱的材料和歸還時間，系統會透過“查閱許可權”的控制為借閱者下發閱讀許可權，到期自動收回，全程無紙化操作，更節省時間。
3、“還”不超期
OA全程電子化的流程管控，可以智慧掌控檔案的整個借閱過程。
1）智慧標註到期檔案：每份被借出去的檔案，管理員直接透過系統的臺賬頁面就能監控返還情況，即將到期或已經超期的檔案，會直接透過色塊標記出來。
4、“查”不用等
藉助智慧報表系統和電子表單，檔案管理人員、上層領導可以隨時在OA報表門戶瞭解不同時期，組織內部各類檔案的管理情況。
可以查檔案詳情、可以瞭解具體資料分析情況。包括各類文件的借閱頻率、有多少超期未還、違規使用多不多，以及各類檔案的數量佔比等情況。管理人員再也不用為查檔案、出一份分析報告而耗費大量時間，全面提升管理質量。
OA檔案管理方案將電子檔案和紙質檔案相結合的方式更符合企業需求。