卷內目錄填寫

一、你要做個目錄表（目錄表中必須有：檔名稱或內容、檔案編碼、檔案形成的部門、時間、序號等）。

二、將檔案盒中的資料按份數編好序號編碼；

三、按序號順序填寫目錄表的“檔名稱或內容、檔案編碼、檔案形成的部門、時間、序號”等。

1、卷內目錄中的檔名稱，是填寫卷內每個檔案的名稱；

2、檔案再多也要逐一填寫；

3、沒有檔案編號的如果要歸檔的肯定要填寫，比如會議紀要，都是以後可能要備查的，所以必須填寫；

4、責任單位是發文單位，多個單位聯合發文的，要填寫聯合發文的全部單位；

5、檔案填寫日期必須是發文日期，這必須真實填寫。

6、歸檔日期只是整理檔案案卷的日期，是根據整理日期變化的。

7、同一事件的請示、批覆放在一起歸檔，如果跨年度就以批覆的年度為準。

如2012年的請示，2013年才批覆，則請示、批覆存放在2013年度。2013年寫的2012年的工作總結，放在2012年度。2012年制定的2013年度的工作計劃，放在2013年度。

　　歸檔檔案的最終歸屬是檔案館，而檔案館有不同於機關檔案室管理的特點和要求。例如從檔案室管理來說，只須依靠盒脊上標註的起止件號就足以實現對檔案實體的查詢和定位。但對於檔案館來說，由於檔案盒數量龐大，因而更希望在起止件號外再編制一個盒號，使上架排列和查詢目標更為明確。設定盒號作為可選專案，主要是方便檔案館管理時進行檔案盒排架、歸位及統計等工作，這也是《歸檔檔案整理規則》在簡化機關檔案室操作的同時，對檔案館管理需要的一種兼顧。但盒號的作用應加以限制，不宜過分擴大。比如在機關檔案部門，要實現檔案調出後的歸位，依據起止件號就完全可以做到，而無須再編制盒號，否則會使檔號章的尺寸和專案設定、歸檔檔案目錄的格式、盒號的編制方法等變得複雜而又繁瑣，且不便於部門整理及隨辦隨歸。《歸檔檔案整理規則》中只在"裝盒"環節將盒號作為必備項提出，其他環節不予提出正是出於此考慮。這也是許多單位試點後得出的共識。實際工作中，盒號的使用應以同級地方檔案行政管理部門的要求為準。一般編制的方法是，分三類，永久、長期、短期（30年、10年）分別從第一盒按小流水往下排就可以了，這樣移交檔案館後也不會亂了。