按發郵件程式開啟郵箱，點寫信——收信人——主題——新增附件——傳送。打電話通知收信寫信則按寫信的格式好了（1）稱呼 寫一封信，先要把收信人的稱呼頂格寫在第一行，然後，再在後面加上冒號，表示下面有話要說。 （2）問候語 問候語要寫在稱呼的下一行，空兩格。它可以獨立成為一段。 （3）正文 正文一般分為連線語、主體文、總括語三個部分。每一個部分開頭都應另起一行，空兩格落筆。 （4）祝頌語 祝頌語是表示致敬或祝賀一類的話，如“此致”、“祝”等。它可以緊接著正文寫，也可以獨佔一行，空兩格寫。另外，在寫與“此致”和“祝”相配套的“敬禮”、“健康”一類表示祝願的話語時，一般要另起一行頂格寫。 （5）署名 寫完信之後，在信的右下角寫上發信人的姓名叫做署名。在署名的前面一般還要加上合適的稱謂，如“同學”、“好友”，“弟”“妹”等。 （6）日期 發信的日期可也可以另起一行，寫在具名的下邊。

一封郵件的基本內容通常分為三部分：收件人、主題、正文。

接收人。接收人為傳遞資訊或分佈任務的物件。除了接收人之外還可以同時抄送給其他人，抄送物件要看郵件重要程度而定。郵件比較重要，責任比較重大，一旦除了問題承擔不了責任的時候，記得把你的直接上司或者領導抄送進來。

主題。主題要突出郵件的主旨，要讓別人一看到這個主題就能大概知道你想傳遞的是什麼事情，如：關於”…………“的安排，或者針對“…………”的建議。意思明確，引人注目。

正文。首先是尊稱，如：尊敬的領導、親愛的同事等，如果是領導或者長輩就說“您好”，如果是一般的同事就說“你好”。禮貌是最重要的，不管是對領導還是對同事。然後就是正文的內容，要分主次，先總體表達要傳遞的意思，再用“第一/第二/第三/…………”的格式詳細描述，別人也會覺得你思路清晰，主次清晰。最後以祝福語結尾，再註明寫郵件日期和寫郵件的人。

附件。如果想要表達的資訊或者材料內容較多，記憶體較大，也可以作為附件新增進去。在正文裡面說的太多，反而別人不容易抓住重點，對於工作繁忙的人來說，更沒時間去慢慢看了。