公文的發文字號，就是發文機關按照發文順序編排的順序號。發文字號由發文機關代字、年份、發文順序號加“號”組成。年份、序號用阿拉伯數字；年份標全稱，用六角括號〔〕括入；序號不編虛位（即1不編為01或001），不加“第”字。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。發文字號編排在發文機關標識下空二行。下行文在序號前加“發”，上行文不得加“發”。發文字號之下4mm 處印一條與版心等寬的紅色分隔線。發文字號中的機關代字、年號和序號三部分要完備，缺一不可，不能在三者之間隨意加“字”“第”等字樣。如某市財政局發文字號寫成“X市財發〔1992〕字第36號”，其中的“字”“第”就是多餘的。年號和序號的括號不能濫用，如寫成“（1995）12號”“（1995）（12號）”“（1995）（12）號”“[1995][12號]”“1995年[12]號”等，都是錯誤的。擴充套件資料公文的格式與行文規則：1、內容和程式的合法性：公文的具體內容和制定程式必須， 符合法律和有關規章的規定，否則無效。2、形式和格式上的規範性。3、公文語體的簡明性，觀點嚴謹、鮮明，文字樸實、莊重。4、對機關工作的依賴性。機關工作是公文形成的基礎，公文是機關工作的專用工具。公文除了文字文書之外，又有了電信文書(電報、電話記錄)、聲像文書(錄音、錄影)、圖形文書(以圖表為主，伴以簡要文字說明)。