採購訂單分析可以起到一個管理的作用，一個訂單不管從小到大，首先它就是一個工程，整個訂單也算是一個複雜的過程，訂單管理可以讓整個訂單中所有的 事情有根有據，整整有條，有證可查，可以很好的規避不必要的責任，以及減少 不必要的風險。　　採購訂單分析的意義在於更好的發揮被管理系統的作用和力量！而且把部分整體化並使各個部分更協調！直接目的是使系統更有條理，便於運作。　　

1.規定採購條件。　　明確備件採購員對供應商的選擇、採購物品的質量、需求 的滿足等負完全責任，並且明確採購領導人員對下屬的工作過程和結果負責，採購的備件必須是必需的，且採購的備件必須有計劃且適量的，不得超儲和積壓。　　

2.明確工作分工。　　為明確備件採購員的權利和義務，使各採購活動有條不紊 的進行，必須對公司的所有采購活動按類別進行明確分工並落實到相應採購員， 採購員必須是該類採購的內行者， 採購員必須不斷的學習有關物資和經濟管理方 面的知識和能力，確保有相關的知識來滿足完成本職工作。　　

3.明確採購審批許可權。　　所有采購必須按規章制度所規定的許可權執行，不得違規。　　

4.驗收及監督職能。　　任何備件到貨後須經質保人員驗收。驗收也是一個監督 的過程，驗收者必須核實到貨的物品與計劃是否相符，到貨物品的品種、規格、 數量和質量等是否符合採購計劃約定之技術質量要求，只有完全合格的備件或經 相關部門批准特殊放行的備件才準驗收入庫。　　

5.退貨與索賠。為避免損失，採購回來的備件由於質量、規格不符，採購員 必須立即辦理退貨；凡檢驗結果為不合格品的備件，採購員應根據實際情況向供 應商索賠或退換貨，採購員必須確保公司的利益。

採購訂單是表達採購資訊的一種載體，表述擬採購的產品，適當時包括：產品、程式、過程和裝置的批准要求；人員資格的要求；質量管理體系的要求等；

採購訂單在與供方溝通前，應確保規定的採購的要求是充分與適宜的；

以上是GB/T19001質量管理體系標準7.4.2採購資訊的條款要求，可以看出採購訂單的作用是保證採購的產品能夠透過過程的管理滿足規定的採購要求，避免出現不必要的錯誤，造成不必要的損失。

供參考。